TAHAP-TAHAP PENGEMBANGAN KARYAWAN DAN KELANJUTANNYA

TAHAP-TAHAP PENGEMBANGAN KARYAWAN

Dalam menyelenggarakan program pengembangan bagi karyawan atau tenaga kerja suatu organisasi, diperlukan tahapan-tahapan pengembangan, yaitu penentuan kebutuhan, sasaran, isi program, identifikasi prinsip belajar, pelaksanaan program, dan penilaian pelaksanaan program.

{|CATATAN| Pembahasan ini merupakan kelanjutan dari pembahasan sebelumnya, jadi agar pemahaman Anda lebih dalam kami sarankan Anda membaca artikel barikut: 1. Penempatan Tenaga Kerja (Karyawan) | 2. Orientasi Karyawan | 3. Pengertian dan Manfaat Pengembangan Karyawan | 4. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)}

1.      Penentuan Kebutuhan

Penentuan kebutuhan merupakan suatu kenyataan bahwan anggaran yang harus disediakan untuk membiayai kegiatan pengembangan dan merupakan beban bagi organisasi atau perusahaan. Oleh sebab itu agar penyediaan anggaran tersebut benar-benar dapat dibenarkan, perlu adanya jaminan terlebih dahulu bahwa kegiatan pengembangan tenaga kerja tertentu hanya diselenggarakan jika kebutuhan untuk itu memang ada. Penentuan kebutuhan tersebut mutlak perlu didasarkan pada analisis yang sangat tepat. Analisis kebutuhan tersebut harus mampu mendiagnosa paling sedikit dua hal, yaitu masalah-masalah yang dihadapi sekarang dan masalah atas tantangan baru yang diperkirakan timbul dimasa depan.

Dalam mengidentifikasi kebutuhan pengembangan tenaga kerja, ada tiga hal yang terlibat didalamnya yaitu:

a.       Satuan organisasi yang mengelola sumber daya manusia

b.      Para manajer berbagai satuan kerja

c.       Para karyawan yang bersangkutan

Informasi, keinginan dan kebutuhan ketiga pihak tersebut yang kemudian dibahas bersama bagian pengembangan tenaga kerja. Sumber-sumber informasi yang lain pun perlu dimanfaatkan. Sumber-sumber informasi tersebut antara lain:

a.       Perencanaan karier karyawan yang telah disusun secara baik sebelumnya

b.      Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan

c.       Catatan mengenai produksi

d.      Berbagai laporan mengenai keluhan, statistik kemangkiran, dan keselamatan kerja

e.       Data mutasi pegawai

f.       Hasil exit interview

2.      Penentuan Sasaran

Berdasarkan analisi akan pengembangan tenaga kerja, berbagai sasaran ditetapkan. Sasaran yang ingin dicapai bisa bersifat teknikal, bisa juga menyangkut keprilakuan atau bisa juga kedua-duanya. Berbagai sasaran tersebut harus dinyatakan sejelas dan sekonkret mungkin, baik bagi pera pelatih maupun bagi para karyawan atau peserta. Bagi penyelenggaraan program pengembangan gunanya mengetahui sasaran tersebut adalah untuk:

a.       Sebagai tolak ukur kelak untuk menentukan berhasil atau tidaknya program pengembangan.

b.      Sebagai bahan usaha menentukan langkah selanjutnya seperti isi program dan metode pengembangan yang akan digunakan.

Kejelasan sasaran juga sangat berguna dalam program pengembangan tenaga kerja. Akan tetapi, hal tersebut ternyata dianggap kurang berhasil jika dipakai sebagai umpan balik bagi bagian yang mengelola sumber daya manusia, baik mengenai programnya ataupun mengenai pesertanya.

3.      Penetapan Isi Program

Dalam program pengembangan harus jelas diketahui apa yang ingin dan hendak dicapai. Salah satu sasaran yang ingin diraih atau dicapai adalah mengajarkan keterampilan tertentu yang pada umumnya berupa keterampilan baru yang belum dimiliki para karyawan. Keterampilan tersebut biasanya diperlukan untuk melaksanakan tugas dengan baik. Pelaksanaan program pengembangan tenaga kerja juga dimaksudkan untuk mengerjakan pengetahuan baru. Hal tersebut mungkin diperlukan untuk perubahan perilaku dan sikap dalam pelaksanaan tugas.

4.      Identifikasi Prinsip-Prinsip Belajar

Pada akhirnya hasil yang dicapailah yang dapat dipakai sebagai tolak ukur mengenai tepat atau tidaknya prinsip-prinsip belajar yang diterapkan dalam suatu program pengembangan tenaga kerja. Dengan kata lain, yang diharapkan terjadi adalah berlangdungnya proses belajar mengajar dengan cepat karena peserta pengembangan merasa bahwa prinsip belajar yang ditetapkan tepat.

5.      Pelaksanaan Program

Sesungguhnya penyelenggaraan program pengembangan tenaga kerja sangat situasional, dalam artian dengan penekanan pada perhitungan kepentingan organisasi dan kebutuhan para peserta. Penerapan prinsip-prinsip belajar yang telah dibahas dapat berbeda dalam intensitas dan aksentuasinya yang pada gilirannya akan tercermin dalam penggunaan teknik-teknik tertentu dalam proses belajar mengajar.

Berkat dari pemikiran tersebut, berikut berbagai teknik pelatihan dan pengembangan tenaga kerja:

a.       Pelatihan dalam Jabatan

Pelatihan dalam jabatan pada hakikatnya berarti penggunaan teknik pelatihan dimana para peserta dilatih secara langsung ditempatnya berkerja. Sasarannya adalah meningkatkan kemampuan peserta latihan untuk mengerjakan tugasnya yang sekarang.

b.      Rotasi Pekerjaan

Menggunakan teknik rotasi pekerjaan berarti para karyawan dilatih untuk mengerjakan beraneka ragam tugas. Dengan prinsip partisipasi dan pengalihan kemampuan, para karyawan pada umumnya tidak menghadapi kesukaran untuk dialihtugaskan baik secara permanen maupun untuk sementara waktu.

c.       Sistem Magang

Sistem magang terbagai menjadi empat bentuk, yakni:

(1)   Seorang karyawan belajar dari karyawan lain yang dianggap mempunyai pengalaman lebih dan lebih mahir dalam melaksanakan tugas tertentu.

(2)   Coaching melalui seorang pimpinan mengerjakan cara-cara kerja yang benar kepada bawahannya, ditempat pekrjaan dan cara-cara yang ditunjukan oleh pimpinan tersebut ditiru oleh karyawan yang sedang mengikuti latihan.

(3)   Menjadi asisten pejabat yang lebih tinggi.

(4)   Penugasan karyawan untuk bergabung dalam barbagai panitia dimana karyawan yang bersangkutan tidak hanya menambah pengetahuannya mengenai tugas-tugas yang terselenggara dalam organisasi, tetapi juga meningkatkan keterampilan dalam interaksi antar karyawan.

d.      Sistem Ceramah

Ceramah dapat diberikan dengan berbagai variasi, misalnya tanpa tanya jawab, dengan tanya jawab, tanpa atau dengan alat peraga seperti film, slide, projector, overhead dan video.

e.       Pelatihan Vestibul

Merupakan metode pelatihan dan pengembangan untuk mengingkatkan keterampilannya, terutama yang bersifat teknikal, di tempat pekerjaan, tetapi tanpa mengganggu kegiatan organisasi sehari-hari.

f.       Role Playing

Metode role playig sering dipakai jika sasaran pelatihan dan pengembangan bukan terutama peningkatan keterampilan, melainkan yang berkaitan dengan keprilakuan, terutama yang berwujud kemampuan menumbuhkan sikap empati serta melihat sesuatu dari kacamata orang lain. Metode ini mengharuskan peserta pelatihan dan pengembangan terlibat dalam suatu permainan dimana seorang peserta pelatihan dan pengembangan memainkan peranan tertentu.

g.       Studi Kasus

Banyak kasus diangkat dari kasus nyata. Penggunaan studi kasus sebagai instrumen pelatihan dan pengembangan dapat memiliki dua makna, yakni:

(1)   Peserta pelatihan dan pengembangan mempelajari situasi problematik tertentu dan cara orang lain mengatasi situasi tersebut.

(2)   Peserta pelatihan dan pengembangan menganilisis sendiri situasi problematik tersebut dan mengambil keputusan mengenai cara-cara terbaik untuk mengatasinya.

h.      Simulasi

Metode simulasi merupakan suatu bentuk pelatihan dan pengembangan tenaga kerja dengan menggunakan suatu alat mekanikal yang identik dengan alat yang akan dipakai oleh peserta pelatihan dan pengembangan dalam tugasnya.

i.        Pelatihan Laboratorium

Jika manajemen merasa bahwa tukar-menukar pengalaman, perilaku, pemahaman perasaan, dan reaksi orang lain dalam berinteraksi dalam pekerjaan, teknik pelatihan dan pengembangan tenaga kerja yang dipandang tepat untuk digunakan salah satu bentuknya adalah pelatihan laboratorium.

j.        Belajar Sendiri

Metode ini digunakan organisasi untuk mempersiapkan bahan pelajaran yang bentuknya bisa berupa aneka ragam bahan seperti buku petunjuk, buku pedoman, diket atau video yang semuanya mengandung bahan-bahan pelajaran yang dianggap dikuasai oleh para karyawan.

6.      Penilaian Pelaksanaan Program

Pelaksanaan suatu program pengembangan karyawan dapat dikatakan berhasil apabila dalam diri para peserta pengembangan tersebut terjadi suatu proses transformasi. Proses transformasi dapat dinyatakan barlangsung dengan baik jika terjadi sedikitnya dua hal berikut:

a.       Peningkatan kemampuan dalam melaksanakan tugas

b.      Perubahan perilaku yang tercermin pada sikap, etos kerja dan disiplin

Untuk mengetahui terjadi atau tidaknya perubahan tersebut perlu dilakukan penilaian untuk mengukur hasilnya, penilaian tidak hanya dari segi teknis saja melainkan juga dari segi keperilakuan.

KELANJUTAN PENGEMBANGAN KARYAWAN

Rencana karier dan keterlibatan yang berkelanjutan dari karyawan atau tenaga kerja di dalam aktivitas pengembangan tenaga kerja perusahaan merupakan hal yang sangat penting. Satu dari faktor penghambat terbesar dalam penerimaan penugasan ke luar negari adalah terdapatnya anggapan tenaga kerja bahwa mereka akan tidak diperhatikan lagi. Jika mereka tidak mendapatkan hubungan secara langsung dan terus-menerus dengan tenaga kerja lainnya yang berada di kantor pusat, maka banyak diantara mereka yang bertanya mengenai kelanjutan karier mereka. Karena itu pengalaman internasional yang dimiliki oleh tenaga kerja tersebut harus dilihat sebagai suatu manfaat yang sama pentingnya bagi perusahaan dan bagi karier tenaga kerja yang bersangkutan.

Suatu cara untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan mengundang tenaga kerja tersebut kembali secara teratur untuk berinteraksi dalam program pengembangan bersama dengan tenaga kerja yang lainnya. Pendekatan lain yang cukup berguna merupakan membentuk sistem mentor. Dalam sistem ini, tenaga kerja dipasangkan dengan seorang eksekutif di kantor pusat. Eksekutif ini sering berkaitan dengan tenaga kerja tersebut, menjamin bahwa nama tenaga kerja tersebut masuk dalam daftar promosi dan program pengembangan di kantor pusat dan membantu untuk menyelesaikan urusan yang berhubungan dengan kantor pusat yang dihadapi oleh tenaga kerja tersebut.

Kesempatan untuk melanjutkan pendidikan merupakan cara lain bagi tenaga kerja untuk melanjutkan pengembangan mereka. Di beberapa negara maju di Eropa, eksekuif dan praktisi dapat mendaftar untuk program MBA pada lembaga pendidikan yang bergengsi. Dengan mengambil program MBA sewaktu penugasan internasional, tenaga kerja melakukan hal yang sama dengan tenaga kerja di kantor pusat yang mengambil program pendidikan lanjutan dengan tetap bekerja sepenuhnya.