Jenis-Jenis Jabatan Sekretaris

Jenis-Jenis Jabatan Sekretaris

Sekretaris adalah sebuah jabatan profesi yang menuntut syarat pengetahuan dan kemauan bekerja. Meskipun sebutannya sama, masing-masing sekretaris memiliki kedudukan, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Perbedaan tingkat kedudukan ini tergantung dari tempat dimana dalam organisasi seorang sekretaris bertugas dan bekerja.

Seorang sekretaris perusahaan kedudukannya berbeda, jika dibandingkan sekretaris lembaga sosial misalnya akan berbeda syarat dengan sekretaris perusahaan dan sekretaris lembaga pendidikan atau lembaga lainnya.

Sekretaris sesuai dengan tingkat kedudukan wewenang dan besar kecilnya tanggung jawabnya bisa dibedakan menjadi dua kategori, antara lain yaitu:

1)      Sekretaris yang Menjabat Sebagai Manajer

Sekretaris yang menjabat sebagai kepala sekretariat berfungsi sebagai pemimpin, yang membawahi pegawai lain dan bertindak sebagai pimpinan dan melaksanakan kepemimpinan. Sekretaris yang bertindak sebagai kepala sekretariat adalah salah satu anggota dalam organisasi, disamping masih ada kelompok pimpinan yang lain. Sebagai kepala tata usaha berarti seluas-luasnya bertindak sebagai pelayanan administrasi kepada seluruh organisasi.

Sebutan lainnya untuk sekretaris yang menjabat sebagai kepala sekretariat yaitu executive secretary (sekretaris yang berfungsi sebagai manajer). Di dalam perusahaan sekretaris yang berfungsi sebagai manajer dikenal dengan sebagai business secretary atau company secretary sementara di lingkungan perhimpunan sering disebut sebagai sekretaris kementrian, sekretaris partai, sekretaris dirjen dan sebagainya.

Sebagai seorang manajer sekretaris yang menjabat sebagai kepala memiliki wewenang dan tanggung jawab yang lebih luas, tidak hanya sebatas menyelenggarakan tata usaha dan melayani pimpinan organisasi saja, akan tetapi juga turut mengelola organisasi, malahan sering menjadi orang yang menentukan kebijaksanaan dan mengambil keputusan.. Oleh karena itu dibutuhkan pendalaman mengenai tujuan organisasi dan asas-asas manajemen.

2)      Sekretaris yang Menjabat Sekretaris Pribadi

Tugas seorang sekretaris pribadi adalah memberi pelayanan kepada pimpinan. Dalam bahasa inggris disebut dengan private secretary. Seorang sekretaris pribadi tidak memiliki anak buah, ia berperan sebagai pembantu untuk meringankan tugas pimpinan, sehingga pimpinan bisa memusatkan perhatiannya pada masalah-masalah pokok guna mencapai keberhasilan tujuan organisasi.

Sekretaris pribadi adalah staf ahli khusus yang memiliki keahlian dibidangnya. Tugas pekerjaanya ialah membantu pimpinan dalam memecahkan masalah yang berkaitan dengan keahliannya, memberi saran dan pendapat agar pimpinan bisa mengambil keputusan dengan bijaksana dalam memecahkan suatu masalah.

Contoh sekretaris pribadi bisa ditemukan dikalangan para pejabat yang karena bidang tugasnya sangat luas sehingga memerlukan sekretaris untuk menjangkau keseluruhannnya. Sedangkan contoh kongkrit dari sekretaris pribadi diantaranoya sekretaris pribadi menteri, sekretaris bupati, sekretaris director, sekretaris rektor di universitas yang memiliki banyak fakultas.

Sekretaris pribadi juga berfungsi sebagai pembantu umum dari pimpinan organisasi. Sebagai pembantu umum ia harus menangani hal-hal yang sifatnya umum dan rutin yang sesuai dengan tugas-tugas pokok seorang pimpinan. Tugas pekerjaan yang tidak begitu penting bisa diserahkan kepada sekretaris pribadi.

Dalam hal ini perlu ditegaskan kembali bahwa fungsi bantuan sekretaris, baik sekretaris yang mengepalai sekretaris ataupun sekretaris pribadi yang bertugas memberi bantuan ialah mutlak dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas pekerjaan agar dapat berhasil sesuai dengan tujuan yang akan dicapai oleh organisasi. Jika pimpinan hanya disibukkan dengan masalah kecil yang harus diselesaikan sendiri, maka tentunya akan banyak memakan waktu. Tugas pimpinan adalah memikirkan dan mengarahkan agar tujuan pokok dari organisasi bisa dicapai. Hal-hal yang telah disebutkan menegaskan bahwa perlunya tugas bantuan yang diselesaikan oleh sekretaris.

Selain itu ada juga sekretaris yang menjabat sebagai pegawai biasa dan memiliki tugas pekerjaan tertentu seperti bidang pengetikan, steno, dikte, dalam bahasa inggris sekretaris seperti ini dinamakan stenograper secretary, typist secretary, dan audio secretary.

Fungsi dari sekretaris dibidang pengetikan, steno, dan dikte ialah membantu seorang atau lebih anggota staff pejabat, di dalam organisasi ataupun tata hubungan yang cepat dan tepat, baik didalam organisasi ataupun dengan masyarakat luar organisasi. Tugasnya tidak hanya pada bidang pengetikan, steno, atau dikte saja, akan tetapi masih ada tugas tambahan sebagai layaknya seorang pegawai lainnya. Hanya saja mereka memang ahli dalam bidangnya, yaitu mengetik, steno, dan mengambil dikte baik langsung ataupun mengunakan mesin.

{|CATATAN| Karena pembahasan ini saling berkaitan, maka adalah keliru jika Anda melewatkan 6 rekomendasi artikel berikut:
1) Pengertian dan Penggunaan Istilah Sekretaris
2) Sekretaris Sebagai Pimpinan Kantor
3) Sekretaris Politik di Jepang
4) Tugas Sekretaris Sebagai Manajer Kantor
5) Profesi Sebagai Pegawai Administrasi
6) Tugas Pegawai Administrasi di Berbagai Bidang}