4 TEKNIK BERKOMUNIKASI SALES EXECUTIVE

4 TEKNIK BERKOMUNIKASI SALES EXECUTIVE

Pada hakikatnya pekerjaan menawakan produk kepada para pembeli potensial dan pelanggan merupakan kegiatan berkomunikasi. Dalam komunikasi bisnis tersebut seorang Sales Executives menyampaikan berbagai macam hal yang berkaitan dengan produk lama ataupun baru, sementara para pembeli potensial atau pelanggan akan memberikan tanggapan mereka. Oleh sebab itu setiap Sales Executives harus berusaha mempunyai ketrampilan berkomunikasi.

Agar menjadi seorang komunikator yang mumpuni, Sales Executive harus menguasai 4 macam teknik berkomunikasi, yaitu ketrampilan mendengarkan secara efektif, ketrampilan berbicara secara efektif, keterampilan menulis secara efektif, dan keterampilan membaca secara efektif.

1.      Mendengarkan Secara Efektif

Bagi seorang Sales Executives yang sedang berbicara dengan pembeli potensial, mendengarkan dengan hati-hati merupakan suatu kewajiban yang tidak bisa ditawar. Apabila tidak melaksanakan hal tersebut mereka dapat kehilangan kesempatan untuk memperoleh tanggapan penting dari konsumennya, seperti komentar, keberatan, pertanyaan, atau keinginan yang berkaitan dengan produk yang ditawarkan. Padahal tanggapan tersebut sering kali erat kaitannya dengan keputusan mereka membeli produk.

Ketrampilan mendengarkan secara efektif perlu dilatih dan dikembangkan secara terus-menerus karena mendengarkan orang lain berbicara tidak sedikit gangguannya. Gangguan pertama ialah adanya perbedaan kecepatan antara berpikir dan mendengarkan. Para pakar Human Communication mengatakan bahwa kecepatan rata-rata orang berbicara sekitar 150 sampai 175 kata setiap menit, sementara kecepatan berpikir berkisar 400 sampai 500 kata setiap menit.

Jika pembicara tidak dapat mengikat perhatian pendengarnya secara terus-menerus, perbedaan kecepatan berbicara dan berpikir tersebut akan dapat menggoda si pendengar untuk melamun ataupun memikirkan hal lain. Padahal faktanya, kebanyakan orang malas untuk mendengarkan orang lain bicara sehingga semakin tidak menarik suatu pembicaraan maka akan semakin besar kemungkinan pendengarnya tidak mendengarkan secara penuh. Mendengarkan pembeli potensial secara efektif dapat dilatih melalui cara sebagai berikut:

a.       Mendengarkan mereka dengan penuh perhatian

Apabila ingin memahami apa yang dikatakan atau yang diinginkan pembeli potensial, Sales Executives harus mendengarkan mereka dengan penuh perhatian. Oleh karena itu mereka wajib berlatih menjadi seorang pendengar yang baik.

b.      Membangun kesabaran mendengarkan

Mendengarkan dengan sabar bisa membantu memecahkan banyak persoalan dibanding dengan melakukan banyak interupsi pembicaraan. Sales Executives wajib mempunyai sikap terbuka dan bersedia menerima kritik atau saran yang membangun dari calon pembeli. Kesabaran seperti ini tidaklah tumbuh begitu saja. Sales Executives harus melatih diri mereka untuk menguasai kemahiran yang satu ini secara terus menerus.

c.       Mendengarkan komentar atau catatan penting yang mereka ajukan

Selain mendengarkan dengan penuh perhatian, Sales Executives harus bisa membedakan antara hal yang penting dengan hal biasa yang diutarakan oleh pembeli potensial selama pembicaraan. Seringkali mereka memberikan nada tekanan terhadap hal-hal yang mereka inginkan, seperti misalnya dangan berkata "Bagi saya yang terpenting dalam memilih mesin yang akan saya beli ialah gampang mencari suku cadangnya..". Seorang Sales Executives yang terlatih akan mencatat ucapan tersebut sabagai salah satu motivasi pembelian mesin oleh konsumen yang besangkutan.

d.      Mengesampingkan gangguan yang didengar

Sales Executives hendaknya bisa mengesampingkan gangguan yang terjadi selama pembicaraan dengan konsumen berlangsung, misalnya seperti deringan telepon, suara bising anak calon pembeli potensial di rumah, gerakan orang lewat di samping meja pertemuan, dan sebagainya. Jika mereka tidak dapat mengatasi gangguan tersebut, perhatian Sales Executives akan terbagi dua, yaitu mendengarkan ucapan calon pembeli dan memperhatikan gangguan yang muncul. Sehingga mereka tidak dapat mendengarkan pembeli secara efektif.

2.      Berbicara Secara efektif

Kata-kata merupakan alat utama untuk berbicara secara efektif. Semakin banyak perbendaharaan kata seseorang maka akan semakin mudah baginya untuk bicara dengan orang lain. Semakin banyak perbendaharaan kata seseorang maka semakin pandai dia memberikan ilustrasi mengenai produk yang dibicarakan, dan semakin pandai pula dia dalam mengekpresikannya pendapatnya. Menumpuk pembendaharaan kata merupakan salah satu hal yang perlu dikerjakan oleh Sales Executives jauh sebelum mereka memutuskan terjun dalam karir pekerjaan penjualan. Sales Executives yang miskin kata tidak dapat diharapkan untuk mampu berpikir cepat dan cenderung akan mengulang kata yang sama dalam setiap pembicaraannya, dan akibatnya pendengarnya akan merasa cepat bosan.

Memilih kata-kata yang akan diucapkan untuk mengekpresikan saran atau pendapat kepada pembeli potensial harus dilakukan secara berhati-hati. Menggunakan kata-kata yang salah dapat membawa hasil yang tidak diinginkan. Oleh karena itu pemilihan kata yang terpat sangat penting disini.

Agar dapat berkomunikasi secara efektif, seorang Sales Executives harus berusaha agar kalimat dan kata-kata yang mereka ucapkan dapat dimengerti dengan mudah oleh para calon pembeli yang mereka datangi. Berikut ini beberapa pedoman agar orang lain bisa menangkap apa yang kita ucapkan:

a.       Tidak berbicara cepat

b.      Bebas membuka serta menutup mulut sesuai dengan kata-kata yang diucapkan, tidak menelan suara seperti halnya ketika bicara kepada diri sendiri.

c.       Memainkan beberapa macam posisi bibir (seperti penyanyi) sesuai dengan ekspresi pendapat ataupun penjelasan yang diberikan serta intonasi kata yang diucapkan.

Penggunaan tata bahasa yang benar juga dapat membantu pembeli potensial untuk mudah mengerti apa yang dikatakan oleh para Sales Executives. Jika dalam percakapan mereka selama bertahun-tahun Sales Executives mengabaikan penggunaan tata bahasa yang benar, hendaknya kebiasaan buruk tersebut harus segera diperbaiki. Sebisa mungkin dihindari penggunaan jargon-jargon yang hanya bisa dimengerti oleh kalangan terbatas.

Seperti halnya pada saat mendengarkan, pada saat mereka berbicara Sales Executives juga perlu menunjukkan sikap bahwa mereka selalu memperhatikan lawan bicaranya. Hal tersebut dilakukan dengan cara memandang orang yang mereka ajak berbicara tersebut. Jika presentasi penjualan produk dilakukan dihadapan sekelompok pendengar, hendaknya mereka melayangkan pandangan matanya berkeliling menuju sumber suara.

3.      Menulis Secara Efektif

Disamping kedua teknik berkomunikasi diatas dalam buku "Simple Ways To Manage Your Service Customers" yang diterbitkan oleh penerbit Think Inc. New Delhi, India, Promod Brata berpendapat bahwa masih ada dua teknik berkomunikasi lain yang harus dikuasai oleh setiap Sales Executives, yaitu ketrampilan menulis (laporan, surat, dst) secara efektif dan ketrampilan membaca secara efektif.

Keterampilan menulis secara efektif sangat penting untuk dikuasai oleh seorang Sales Executives. Dimana keterampilan ini akan digunakan ketika Sales Executives membuat sebuah surat kepada konsumen, membuat laporan kepada atasan, dan lain sebagainya. Tentunya jika seorang Sales Executives menguasai teknik ini, itu akan menjadi nilai tambah dan akan membantu mereka dalam proses negoisasi dengan calon pembeli.

4.      Membaca Secara Efektif

Menurut Promod Brata, urutan peranan keempat teknik berkomunikasi yang sudah dijelaskan diatas dalam sumbangannya terhadap keberhasilan berkomunikasi dengan pembeli potensial ialah sebagai berikut:

a.       Mendengarkan secara efektif 59%

b.      Berbicara secara efektif 26%

c.       Menulis secara efektif 9%

d.      Membaca secara efektif 6%

Meskipun membaca secara efektif hanya berkontribusi sebesar 6% saja terhadap keberhasilan berkomunikasi dengan pembeli potensial, namun kemempuan ini hendaknya tidak dipandang sebelah mata.