3 TINDAKAN PELAYANAN KOMUNIKATIF

3 TINDAKAN PELAYANAN KOMUNIKATIF

Tindakan pelayanan komunikatif adalah tindakan Pelayanan yang diberikan oleh penjual (produsen) kepada pelanggan dalam rangka meyakinkan, merayu, mempengaruhi dan memberikan suatu jaminan ke pada calon pelanggan sehingga mereka menjadi tertarik untuk membeli ataupun menggunakan barang atau jasa yang ditawarkan. Adapun Tindakan Pelayanan Komunikatif antara lain sebagai berikut:

1.      Mencatat Pesanan Baru Para Pembeli atau Pelanggan

Salah satu teknik pelayanan prima yang penting ialah mencatat kebutuhan pesanan dari para pelanggan, penegasan kembali kebutuhan, serta pernyataan terima kasih kepada pelanggan dengan harapan pembeli atau pelanggan tersebut dapat datang kembali. Pencatatan pesanan kebutuhan para pembeli atau pelanggan bisa dilakukan dengan “ceklist”. Dengan pencatatan, barang-barang yang dipesan oleh pembeli atau pelanggan bisa direkam dengan sebaik-baiknya. Berdasarkan catatan itu, tenaga penjual bisa mencari dan mengumpulkan barang-barang pesanan pelanggan dengan sangat mudah. Selain mempermudah daalam penyiapan barang-barang pesanan pelanggan, catatan tersebut juga sangat dibutuhkan sebagai data-data barang yang laku terjual.

2.      Penegasan Kembali Kebutuhan Pelanggan

Untuk menghindari adanya kekeliruan, penjual ada baiknya menegaskan kembali seluruh kebutuhan pelanggan. Tindakan tersebut sangat penting untuk menghindari kesalahan, seperti salah harga, merek, jumlah, cara pembayaran, cara pengiriman, atau cara pengepakan. Berikut ini beberapa hal yang perlu penegasan kembeli:

a.       Mengecek Keadaan Barang

Penegasan atas keadaan barang sangat penting agar barang yang dibungkus benar-benar sesuai dengan pesanan pelanggan.

b.      Cara Pengiriman Barang

Penegasan kembali kepada pelanggan tentang cara pengiriman barang yang akan digunakan sangatlah penting. Pengiriman barang bisa dilakukan dengan berbagai cara, antara lain diangkut sendiri oleh pelanggandari tempat penjual, diantar penjual ketempat pelanggan, atau dipaketkan melalui kantor pos, titipan kilat, dan lain sebagainya.

c.       Cara Pembayaran

Cara pembayaran juga perlu dipertegas kembali kepada pelanggan. Hal ini penting karena dalam hal pembayaran harus ada kesepakatan bersama, baik dalam cara maupun dalam tempat pembayarannya. Pembayaran dapat dilakukan dengan cara antara lain:

1)      Secara Tunai

Ada beberapa bentuk pembayaran tunai, yakni pembayaran tunai per kas, rembours/cxah on delivery, serta cash and carry.

2)      Pembayaran Secara Kredit

Ada beberapa cara pembayaran secara kredit, yakni pembayaran secara kredit oleh penjual dan pembayaran secara kredit oleh pelanggan.

d.      Alat dan Tempat Pembayaran

Penegasan kepada pelanggan tentang alat dan tempat pembayaran.

a)      Alat pembayaran bisa menggunakan

1)      Uang giral, seperti cek atau bilyet giro.

2)      Uang kartal, seperti cek atau uang logam.

3)      Kertas berharga, seperti wesel, promes, atau aksetasi.

b)      Tempat pembayaran bisa dilakukan

1)      Di gudang penjual atau di pabrik.

2)      Ditrempat penjual, seperti di toko.

3)      Di tempat pelanggan, misalnya pada waktu penjual mengadakan tagihan.

4)      Di bank, kantor pos, dan sebagainya.

e.       Ongkos Angkut

Penegasan kembali mengenai ongkos angkut kepada pelanggan sangat penting, karena berhubungan dengan resiko yang harus ditanggung bersama sesuai dengan kesepakatan.

f.       Pembungkusan atau Pengepakan Barang

Prinsip penegasan kembali ke pada pelanggan ternyata bisa mempengaruhi proses akurasi pelayanan, yakni ketepatan, keceepatan, dan keakuratan pelayanan. Kekeliruan pelayanan akibat dari tidak dilakukannya penegasan kembali akan mengakibatkan kekecewaan pada kedua belah pihak. Bahkan akan mengakibatkan terjadinya defisiensi produk, yakni tingkat ketidak-puasan pelanggan terhadap kualitas barang dan terhadap kualitas pelayanan yang diberikan.

3.      Mengucapkan Terima Kasih dengan Harapan Pelanggan Kembali

Penjual harus selalu berusaha untuk melayani pelanggan dan menghargainya sampai selesainya transaksi jual-beli. Tindakan yang rasional dari pelanggan dalam menutup transaksi jual-beli ialah dengan mengucapkan kata terima kasih kepada pelanggan.

Terdapat beberapa dimensi pokok dari seorang tenaga penjualan, diselain beberapa dimensi pengembangan yang mengindikasikan potensinya untuk dapat meningkat menjadi seorang sales manager. Diantaranya adalah:

Dimensi persuasiveness, yakni pribadi penjual yang efektif dalam dirinya memiliki sebuah kecenderungan untuk selalu mempengaruhi pendapat orang lain. Kecenderungan persuasi tersebut menjadi warna dari pribadinya. Orang seperti ini tidak dapat duduk tenang apabila dia mengetahui ada orang lain yang berbeda pendapat dengannya.

Dimensi persistence, Ketahanan seseorang dalam menghadapi kesulitan ialah modal penting untuk berhasil dalam karir penjualan. Seluruh proses menjual akan dihadapkan pada besamya kemungkinan untuk ditolak oleh calon pelanggan. Dan proses seperti ini bukanlah untuk orang dengan hati yang lemah.

Dimensi assertiveness. Yakni sifat untuk berani, tegas, namun tetap diwarnai oleh rasa hormat yang baik kepada hak prospek dan pelanggan untuk memutuskan bagi diri mereka sendiri. Sifat seperti ini mutlak harus dimiliki oleh penjual yang berencana untuk meningkatkan pada kelas pelanggan yang lebih prima.