Komunikasi Verbal dalam Dunia Bisnis

Komunikasi Verbal dalam Dunia Bisnis

Komunikasi verbal ialah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal, yakni bentuk komunikasi yang disampaikan oleh komunikator pada komunikan dengan cara tertulis ataupun lisan. Dalam bisnis, komunikasi verbal menempati porsi yang besar. Karena faktanya, ide-ide, keputusan atau pemikiran lebih mudah disampaikan secara verbal dibandingkan secara non verbal. Hal ini dengan harapan, komunikan (baik pendengar maupun pembaca) dapat lebih mudah memahami pesan-pesan yang disampaikan. Komunikasi Verbal ini meliputi aspek-aspek berupa:

a.       Perbendaharaan Kata (Vocabulary)

Komunikasi tidak akan efektif jika pesan yang disampaikan menggunakan kata-kata yang tidak dimengerti, oleh karena itu perbendaharaan kata menjadi penting dalam berkomunikasi.

b.      Kecepatan (Racing)

Komunikasi akan lebih sukses dan efektif apabila kecepatan bicara diatur dengan baik, tidak terlalu cepat ataupun tidak terlalu lambat.

c.       Intonasi Suara

Intonasi suara akan mempengaruhi arti sebuah pesan secara dramatik sehingga suatu pesan akan menjadi lain artinya apabila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional adalah salah satu hambatan dalam berkomunikasi.

d.      Humor

Humor bisa meningkatkan kebahagiaan hidup. Dugan (1989), memberikan catatan bahwa tertawa bisa membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa memiliki hubungan fisik dan psikis serta harus diingat bahwa humor merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.

e.       Singkat dan Jelas

Komunikasi akan lebih efektif apabila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung saja pada pokok permasalahannya sehingga akan lebih mudah dimengerti.

f.       Waktu yang Tepat (Timing)

Waktu yang tepat merupakan hal kritis yang harus diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti apabila seseorang bersedia untuk melakukan komunikasi, dalam artian bahwa ia dapat menyediakan waktu untuk mendengar ataupun memperhatikan apa yang disampaikan.

Dalam dunia bisnis bisa ditemukan berbagai macam contoh komunikasi verbal, diantaranya adalah sebagai berikut:

1)      Membuat dan mengirim surat teguran pada nasabah yang menunggak pembayarannya.

2)      Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang ke pada pelanggan.

3)      Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang pada pihak klien.

4)      Membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) pada pihak klien.

5)      Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak klien.

6)      Membuat dan mengirim surat aduan (claim) kepada pihak lain.

7)      Membuat dan mengirim surat penolakan kerja.

8)      Memberi informasi pada pelanggan yang meminta informasi produk-produk baru.

9)      Membuat dan mengirim surat kontak kerja pada pihak lain.

10)  Berdiskusi dalam suatu tim kerja (teamwork).

11)  Mengadakan breafing dengan staf karyawan.

12)  Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja pada suatu perusahaan.

13)  Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manjaer operasional atau lini bawah.

14)  Melakukan telecomfrence dengan pihak lain.

15)  Melakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan dihadapan tim penguji.

Apapun pekerjaan dan profesi anda, anda tidak akan bisa menghindar komunikasi. Ketrampilan komunikasi secara personal sangat diperlukan dalam memuluskan dan menyelesaikan tugas-tugas anda, seperti mengungkapkan ide, presentasi, negosiasi, lobbying, ataupun networking. Semua itu berkaitan erat dengan communication skill, yakni:

1)      Mendengar dengan efektif.

2)      Membuat dokumen dengan ejaan dan kalimat yang benar dan tepat.

3)      Mengajukan pertanyaan yang tepat saat berhadapan dengan klien.

4)      Mengorganisir informasi ke dalam kalimat dan paragraph.

5)      Menggunakan tata bahasa yang baik dan benar.

6)      Menggunakan vocabulary bisnis dengan benar.

Berikut ini cara melakukan komunikasi lisan (verbal):

a.      Kekuatan Kata

Jangan memakai kata-kata yang sulit untuk diucapkan dan dihafalkan akan tetapi gunakan kata-kata yang lebih mudah untuk dicerna. Namun agar kata-kata anda terkesan kuat, pakailah istilah tertentu untuk memperjelas maksud dan tujuan pembicaraan anda.

b.      Ragam Bahasa

Pahami dan kuasailah ragam bahasa, baik bahasa resmi ataupun tidak, baik itu bahasa lisan ataupun tulisan dan ketahuilah ragam bahasa dalam suatu kalangan kemudian pakailah bahasa tersebut dikalangan tersebut. Misalnya bahasa pergaulan orang-orang perbankan akan berbeda dengan bahasa pergaulan orang-orang penerbitan. Dengan begitu anda dapat lebih fleksibel dalam berbahasa tergantung pada situasi dan kondisi yang sedang anda hadapi.

c.       Kekuatan Suara

Perhatikan kualitas suara anda dalam komunikasi verbal. Gunakanlah intonasi dan nada suara, jeda, dinamika, tempo, dan ekspresi suara dengan baik dan benar. Ketika anda berkomunikasi, usahakan suara nafas anda tidak terdengar, kontrol kualitas suara anda dengan baik, jangan bicara dengan nada yang terlalu cepat namun juga jangan terlalu lambat. Gunakanlah kecepatan suara yang sedang sehingga anda akan tidak kesulitan memenggal kalimat tanpa kehilangan makna kalimat tersebut. Dengan ekspresi suara yang jelas, kalimat-kalimat yang anda ucapkan akan menjadi lebih jelas dan mudah untuk dipahami.

d.      Hindari Aksen Daerah

Hindari komunikasi yang menunjukkan aksen ataupun logat daerah yang terlalu kental. Tunjukkanlah karakter suara yang tegas tetapi dengan tutur kata yang teratur dan intonasi suara yang tepat.

e.       Menjadi Pendengar Aktif

Komunikasi yang efektif terwujud karena adanya keseimbangan diantara pembicara dan pendengar. Anda bukan hanya harus bisa berbicara akan tetapi juga harus bisa menjadi seorang pendengar yang baik, tentu saja menjadi seorang pendengar yang aktif. Simaklah ucapan lawan bicara anda dengan seksama dan dengarkanlah dengan sensitifitas yang tinggi. Beri respon yang positif terhadap pembicaraan tersebut serta ungkapkan pendapat anda.