2 Sistem Pencatatan Administrasi Gudang

2 Sistem Pencatatan Administrasi Gudang

Pada hakikatnya administrasi gudang terdiri atas dua sistem pencatatan, antara lain yaitu:

1.      Sistem Pencatatan Terus Menerus (Perpetual System)

Dalam “Sistem Pencatatan Terus Menerus” atau disebut juga dengan “Sistem Buku”, pencatatan persediaan barang dilaksanakan secara kontinue (terus menerus). Untuk tiap-tiap jenis barang dibuatkan perkiraan/rekening/kartu ataupun buku tersendiri. Bertambahnya suatu barang akan dicatat disebelah debet dan berkurangnya suatu barang akan dicatat disebelah kredit pada setiap saat terjadinya transaksi. Saldo dari perkiraan akan dicocokkan dengan persediaan barang yang sebenarnya ada.

2.      Sistem Pencatatan Secara Periodik (Periodic System)

Pada setiap terjadi transaksi penjualan, maka hanya penerimaan dari penjualan tersebutlah yang dicatat. Pada kasus ini tidak dibuat jurnal untuk mengkreditkan (mengurangi) perkiraan/rekening persediaan ataupun perkiraan pembelian senilai harga pokok barang yang dijual tersebut. Oleh sebab itu, harga pokok penjualan ditetapkan berdasarkan pada daftar perincian persediaan barang yang ada (disebut persediaan fisik). Dengan begitu persediaan pada akhir periode akuntansi dilaksanakan dengan cara menginventarisir ataupun menghitung persediaan secara fisik. Lalu kemudian, karena perhitungan secara fisik (Physical Inventory) dilaksanakan sebagai “Sistem Periodic” (Periodic System).

Dalam sistem pencatatan persediaan barang bisa dilakukan dengan beberapa metode. Metode pencatatan persediaan barang tersebut antara lain yaitu:

a)      First-in, First-out (FIFO)

Pencatatan dengan metode First in, First out (FIFO) ini berarti barang yang pertamakali masuk, maka barang itulah yang akan lebih dulu dikeluarkan, atau secara mudah bisa juga dikatakan masuk pertama, keluar pertama (MPKP).

b)      Last-in, First-out (LIFO)

Pencatatan dengan metode Last-in, First-out (LIFO) ini berarti barang yang paling akhir masuk, maka barang itulah yang akan lebih dulu dikeluarkan atau bisa juga dikatakan masuk akhir, keluar pertama (MAKP).

c)      Weight Average Cost (WAC) / Average Cost (AC)

Pencatatan dengan metode Average Cost (AC) ini berarti bahwa barang-barang yang dikeluarkan akan dicatat berdasarkan harga rata-ratanya. Contohnya:

Persediaan awal 100 unit produk x @ Rp. 1.000,00

Dibeli 100 unit produk x @ Rp. 1.100,00

Dijual 125 unit produk x

(1)   Maka jika transaksi tersebut dicatat dengan metode FIFO, yaitu:

Pertama diambil 100 unit dengan harga @ Rp.1.000,00

Sebagian diambil 25 unit dengan harga @ Rp.1.100,00

Jadi, sisa persediaan barang adalah 75 unit dari harga @ Rp.1.100,00

(2)   Sementara jika transaksi tersebut dicatat dengan metode LIFO, yaitu:

Pertama diambil 100 unit dengan harga @ Rp. 1.100,00

Sebagian diambil 25 unit dengan harga @ Rp. 1.000,00

Sehingga sisa persediaan barang adalah 75 unit dari harga @ Rpo 1.000,00

(3)   Dan jika transaksi tersebut dicatat dengan metode AC, maka:

Mencari harga rata-rata dari persediaan barang, yaitu:

(100 x Rp.1.000) + (100 x Rp. 1.100) / 200 = Rp. 1.050,00

Jadi sisa persediaan barang adalah 75 unit dengan harga @ Rp. 1.050,00

Adapun di dalam pencatatan ataupun administrasi gudang ini membutuhkan buku-buku, diantaranya yaitu:

a)      Buku perkiraan (general ledger).

b)      Buku pembantu (subsidiary ledger).

c)      Kartu gudang / kartu persediaan.

d)      Buku-buku perkiraan lain.

e)      Buku perkiraan pengembalian dan pengurangan harga.