Cara Pengisian Format Penjualan

Cara Pengisian Format Penjualan

Tata cara pengisian format penjualan berupa nota yang adalah bukti pembelian barang akan diisi oleh petugas penjualan jika seorang konsumen/pembeli sudah memutuskan pembelian. Sebelum konsumen yang bersangkutan melakukan pembelian ke kassa maka seorang pramuniaga harus lebih dulu mengisi nota berdasarkan jumlah pembelian barang. Data-data yang harus diisi antara lain yaitu:

a)      Tanggal transaksi

b)      Nama dan alamat konsumen

c)      Nomor urut

d)      Nomor nota

e)      Nama barang

f)       Jumlah barang

g)      Harga satuan

h)      Jumlah harga

i)        Nama jelas petugas pembelian

Data-data yang disebutkan tersebut harus diisi secara akurat serta teliti, tujuannya adalah agar tidak terjadi kesalahan dan kekeliruan.

Unit-unit organisasi yang terlibat dalam aktivitas penjualan di toko-toko ialah bagian order penjualan (pramuniaga), bagian kasa, bagian pembungkus, bagian gudang. Kegiatan masing-masing bagian tersebut adalah sebagai berikut:

1.      Bagian Penjualan (Pramuniaga)

Kegiatan dari bagian penjualan (pramuniaga) antara lain yaitu:

a)      Menerima order dari konsumen/pembeli yang datang langsung ke tempat penjual (toko).

b)      Mengisi formulir faktur (nota) penjualan tunai rangkap 3 (tiga), lembar 1 dirserahkan kepada konsumen/pembeli untuk dibawa ke kassa saat pemebayaran, lembar 2 diserahkan kepada bagian gudang untuk dipakai dalam kepentingan penyediaan barang yang akan diserahkan pada pembeli, dan lembar 3 diarsipkan dibagian order penjualan menurut nomor urut faktur.

2.      Bagian Kassa

Kegiatan dari bagian kassa antara lain yaitu:

a)      Menerima faktur penjualan tunai lembar 1 dari pembeli.

b)      Menerima sejumlah uang dari pembeli untuk pembayaran faktur barang yang bersangkutan.

c)      Menyerahkan faktur yang sudah dicap lunas dengan pita kas register (struk) kepada konsumen/pembeli untuk kepentingan pengambilan barang dibagian pembungkus (penyerahan) barang.

3.      Bagian Gudang

Kegiatan dari bagian gudang antara lain yaitu:

a)      Menerima faktur penjualan tunai lembar 2 dari bagian order penjualan.

b)      Menyiapkan barang yang bersangkutan sesuai dengan yang tercantum dalam faktur.

c)      Mencatat kuantitas barang yang bersangkutan yang tercantum dalam faktur dalam kartu gudang.

d)      Menyerahkan faktur lembar 2 serta barang yang bersangkutan kepada bagian pembungkus.

4.      Bagian Pembungkus (Penyerahan) Barang

Kegiantan bagian pembungkus (penyerahan barang) antara lain yaitu:

a)      Menerima barang serta faktur penjualan tunai lembar 2 dari bagian gudang.

b)      Menerima faktur penjualan tunai lembar 1 yang sudah dicap lunas beserta pita kas register dari bagian kassa melalui pembeli.

c)      Meneliti kesamaan data faktur lembar 1dengan pita kas register serta faktur lembar 2 dan barang yang bersangkutan.

d)      Menyerahkan barang pada konsumen/pembeli beserta dengan faktur penjualan tunai lembar 2 sebagai slip pembungkus, sesudah data dokumen yang bersangkutan cocok.

e)      Menyerahkan faktur penjualan tunai lembar 1 pada bagian jurnal serta buku besar (bagian akuntansi).

5.      Tempat Pembayaran

Tempat pembayaran pada umumnya dilaksanakan ditempat penyerahan barang, kecuali bila ada ketentuan lain didalam kesepakatan, waktu dan tempat pembayaran bisa dipilih dari salah satu ketentuan-ketentuan yang ada dibawah ini:

a)      Dibayar dimuka (prepaid), yaitu pembeli membayar lebih dahulu sebelum barang yang dibeli diterimanya, artinya pembeli memberikan kredit kepada penjual, kredit ini disebut dengan kredit pembeli.

b)      Tunai/kontan (cash), yaitu barang yang dibeli harus dibayar secara tunai/kontan.

c)      Rembours (cash on delivery / c.o.d), yaitu barang yang dibeli hanya akan dikirimkan serta diterima pembeli apabila barang tersebut sudah dibayar.

d)      Pembayaran cicilan atau angsuran (installment), yaitu barang yang dibeli bisa dibayar secara mengangsur atau cicilan.

e)      Kredit (credit), yaitu pembayaran untuk barang yang dibeli bisa dilakukan beberapa waktu sesudah barang yang bersangkutan diterima, artinya pembeli diberikan kredit oleh penjual, kredit ini disebut juga sebagai kredit penjual (leverancier credit / seller credit).