Penerimaan dan Pengeluaran Barang di Gudang

Penerimaan dan Pengeluaran Barang di Gudang

Dalam menyimpan dan mengeluarkan barang-barang di gudang diperlukan pengaturan baik. Oleh karena itu, penyimpanan barang di gudang perlu untuk menempuh suatu prosedur tertentu. Contohnya misalnya suatu perusahaan menyusun prosedur penyimpanan barang di gudang dengan tahapan-tahapan sebagai berikut:

a.      Proses Penerimaan Barang

1)      Setiap barang yang datang harus dimasukkan terlebih dahulu ke gudang sementara (temporary warehouse) untuk nantinya diperiksa sesuai faktur ataupun bukti kirim.

2)      Barang harus dikelompokkan sesuai dengan jenisnya. Barang yang baik dikirim ke gudang tetap dengan surat pengantar khusus yang berisi nama barang, jenis barang, spesifikasi, harga serta instruksi cara penyimpanannya.

3)      Barang yang tidak memenuhi syarat harus diretur kepada perusahaan pengirim yang disertai dengan surat retur.

b.      Penyimpanan Barang-Barang ke Gudang Tetap

1)      Barang-barang yang diterima di gudang tetap harus disusun dan disimpan sesuai dengan jenis atau spesifiaksi, dan intruksi cara penyimpanannya.

2)      Seluruh barang yang masuk harus dicatat dalam Kartu Gudang (Buku Gudang). Setiap jenis barang dicatat pada satu kartu. Kartu gudang ini fungsinya untuk mencatat barang yang masuk dan keluar.

3)      Pemeriksaan fisik akan dilakukan oleh kepala gudang dan jumlah keseluruhannya dicatat dalam pembukuan khusus untuk memudahkan dalam pengendalian atau pengontrolan.

c.       Pengeluaran Barang Dari Gudang

Pengeluaran barang dari gudang dilaksanakan sesuai permintaan yang tercantum di dalam Bon Barang. Bon Barang ini ialah merupakan bukti pendukung pengeluaran suatu barang. Pada kartu barang akan tercatat sejumlah pengeluaran sesuai dengan bon tersebut. Untuk setiap barang-barang yang dikeluarkan akan diberikan bukti pengantar barang keluar, yang nantinya harus ditandatangani oleh kepala gudang sebagai pihak yang mengeluarkan dan yang satunya lagi ditandatangani oleh penerima barang. Bukti pengantar keluar asli akan diberikan kepada penerima barang dan salinannya akan dijadikan sebagai arsip. Barang yang dikeluarkan, pengambilannya dari gudang berdasarkan pola LIFO atau FIFO dan metode AC.

Banyak jenis barang yang disimpan di gudang, antara lain:

a)      Bahan-bahan baku dan juga barang dalam proses produksi.

b)      Barang dagangan yang disimpan oleh perusahaan untuk dijual kembali sesuai dengan perputaran normal suatu usaha dagang.

c)      Bahan maupun barang yang disimpan untuk digunakan.

Bagi suatu industri, barang persediaan yang ada, yakni: Raw material (bahan baku), Goods in process (barang dalam proses produksi) dan Finished Goods (barang jadi/selesai). Sedangkan barang dagangan yang disimpan untuk djiual oleh perusahaan dagang disebut dengan “Merchandise Invetory (persediaan Barang dagangan)”.