PROSEDUR PENERIMAAN BARANG

PROSEDUR PENERIMAAN BARANG

Kegiatan yang dilaksanakan oleh Bagian Penerimaan dalam aktivitas penerimaan barang mencakup pemeriksaan terhadap barang serta membuat laporan hasil pemeriksaan tersebut.

a.      Pemeriksaan Barang

Pemeriksaan barang dilaksanakan antara lain terhadap:

1)      Nama dan alamat

2)      Surat pengantar dari pengirim

3)      Nomor order pembelian yang dikeluarkan oleh perusahaan sendiri

4)      Nomor kendaraan yang dipakai, apabila dipakai kendaraan milik perusahaan sendiri (pembeli), nama sopir harus dicatat

5)      Pembungkus dan juga segel pembungkus

6)      Nama dan sepesifiksi (jenis, ukuran, type) barang

7)      Kualitas, kuantitas, dan keadaan (kondisi) barang

b.      Pembuatan Laporan Penerimaan Barang

Laporan penerimaan barang memuat informasi tentang hasil pemeriksaan baik itu terhadap dokumen terkait dengan penerimaan barang seperti surat pengantar dari pemasok serta order pembelian yang dikeluarkan oleh perusahaan, maupun terhadap fisik barang seperti nama, type, jenis, ukuran, mutu, kuantitas, dan kondisi barang.

Formulir Pengiriman dan Penerimaan Barang

Jika ditinjau dari segi ketersediannya barang-barang dagangan, proses kegiatan pengadaan barang dagangan pertama-tama diawali oleh pembuatan Surat Pesanan (Order Letter/OL ataupun Delevary Order/DO) atau biasa disebut juga dengan Pesanan Pembelian (PO). Kegiatan ini dilaksanakan oleh Divisi Buyer. PO tersebut bisa dikirim melalui kurir, pos ataupun bisa lewat e-mail. Apabila sudah ada persetujuan dari Supplier maka barulah barang pesanan bisa dikirim.

a.      Formulir Pengiriman

Formulir pengiriman barang dagangan ialah berupa Faktur ataupun Nota Penjualan yang fungsinya sebagai Surat Jalan serta merupakan bukti Penerimaan Barang dan Penyerahan Barang. Faktur ataupun Nota Penjualan ini berisi keterangan-keterangan, antara lain yaitu:

1)      Nama dan alamat lengkap pelanggan

2)      Nama dan alamat lengkap supllier

3)      Syarat pembayaran

4)      Nomor faktur atau nota penjualan

5)      Nama produk atau barang dagangan

6)      Nomor urut barang dagangan

7)      Jumlah atau banyaknya barang dagangan karton atau pcs

8)      Harga satuan barang

9)      Discount

10)  Jumlah harga serta bonus

11)  Nama jelas salesman dan pelanggan yang bersangkutan serta tanda tangan.

Faktur tersebut harus diisi berdasarkan PO dari pelanggan dan pengiriman barang akan dilaksanakan sebelum jatuh tempo yang tercantum pada PO tersebut.

b.      Format Pengiriman Barang

Format pengiriman barang ialah Surat Pengantar Barang dan Daftar Perincian Barang. Format pengiriman barang tersebut bentuknya berbeda-beda antara supplier yang satu dengan supplier yang lainnya. Semua itu tergantung pada selera supplier masing-masing, namun pada prinsipnya ialah sama dimana pada intinya adalah menerangkan barang yang dikirim. Surat pengantar barang berguna sebagai tanda terima penyerahan barang kepada penerima barang (pembeli atau pemesan). Selain itu juga berguna dalam menjamin keamanan selama perjalanan pada saat barang yang bersangkutan diangkut, terutama apabila ada pemeriksaan dari pihak yang berwajib.

Adapun surat pengantar barang lainnya mencantumkan antara lain sebagai berikut:

1)      Nama serta alamat penjual dan pembeli barang

2)      Nomor surat pengantar dan nomor surat kendaraan

3)      Nomor pesanan (bila atas pesanan)

4)      Nomor urut barang yang dikirim

5)      Keterangan barang, tempat dan tanggal penerimaannya

6)      Jenis dan banyaknya barang yang dikirim

7)      Nama pengirim dan penerima barang

Surat pengantar barang tersebut harus distempel oleh perusahaan penjual. Untuk melengkapi serta melancarkan pengiriman barang, selain surat pengantar masih dibutuhkan juga satu surat yang memuat daftar perincian barang. Dimana berguna untuk mengetahui jenis barang yang dikirimkan, berat barang, dan juga isi barang. Selain itu juga surat tersebut berguna sebagai penunjuk kepada petugas bea cukai pada waktu pemeriksaan dan juga petugas gudang pada saat barang tersebut dibongkar.