Contoh dan Cara Menyusun Surat Penagihan

Contoh dan Cara Menyusun Surat Penagihan

Dalam prakteknya sering sekali terjadi dengan bebagai alasan debitor tidak selalu bisa membayar hutang pada tanggal jatuh tempo pembayarannya, upaya yang biasanya dilakukan oleh perusahaan (kreditor) untuk mengatasi hal tersebut antara lain dengan pengiriman surat penagihan ataupun petugas bagian penagihan (colector) yang datang langsung ke tempat debitor.

Dalam hal ini apapun upaya yang dilakukan oleh perusahaan pada hakikatnya bertujuan untuk agar piutang bisa dibayarkan oleh debitor. Namun hal ini perlu memperhatikan juga aspek-aspek obyektifitas, etika, serta kesopanan.

Surat penagihan bisa dibuat dalam beberapa tahap penekanan,tergantung kepada status piutang yang bersangkutan dalam artian apakah piutang yang jatuh tempo atau piutang yang sudah lewat jatuh tempo. Surat penagihan yang biasa dibuat oleh perusahaan antara lain yaitu:

a)      Surat tagihan yang sifatnya menjelaskan. Surat penagihan seperti ini umumnya akan dikirimkan kepada debitor piutang yang sudah lewat tanggal jatuh tempo pembayaran. Contohnya bisa dilihat pada gambar surat dibawah.

b)      Surat penagihan yang sifatnya mengingatkan debitor. Surat penagihan seperti ini akan dikirimkan secara periodik kepada seluruh debitor dalam bentuk pernyataan piutang. Bisa itu dalam bentuk pernyataan saldo akhir, pernyataan satuan, atau bisa juga dalam bentuk pernyataan faktur yang masih belum dibayar seperti yang telah dibahas sebelumnya.

c)      Surat penagihan yang sifatnya teguran, surut ini dikirimkan apabila tidak ada tanggapan dari debitor atas surat tagihan tahap kedua, biasanya akan disertai dengan sanksi bisnis.

Seperti yang telah disebutkan diatas, surat penagihan harus bersifat obyektif, dalam artian informasi tentang piutang yang disampaikan kepada para debitor harus bersumber dari data ataupun dokumen yang bisa dipertanggungjawabkan kebenarannya. Oleh sebab itu surat penagihan yang dibuat berdasarkan data kartu piutang lebih dahulu harus diteliti kecocokannya dengan dokumen-dokumen terkait, seperti memo kredit, faktur penjualan, dan bukti penerimaan kas. Berikut ini adalah surat penagihan yang dibuat oleh PT Puspa Persada untuk PD Darma Utama yang berisi penjelasan tentang piutang yang sudah lewat jatuh tempo: