Melakukan Konfirmasi Kepada Bagian Keuangan

Melakukan Konfirmasi Kepada Bagian Keuangan

Di dalam perjanjian jual beli dengan pelanggan didalmnya tercantum jatuh tempo pembayaran, oleh karena itu Bagian Penagihan sebelumnya akan minta konfirmasi kepada bagian keuangan mengenai data-data pelanggan yang masih belum menyelesaikan pembayarannya.

Konfirmasi ialah usaha menegaskan ataupun meminta kepastian terhadap berita (data) yang diberikan, oleh bagian keuangan guna memperkuat data transaksi keuangan yang sedang berlangsung, diantaranya untuk mengetahui data piutang debitur. Konfirmasi bisa dilakukan secara langsung (inter personal) atupun melalui alat komunikasi, seperti telepon dan sebagainya.

1.      Formulir Daftar Pelanggan

Daftar pelanggan yaitu dafar konsumen yang menjadi rekanan (debitur) yang menggunakan jasa atau produk perusahaan, oleh karena itu sangatlah tepat untuk menyusun daftar pelanggan supaya diketahui dengan jelas piutang yang akan jatuh tempo pada tanggal yang bersangkutan. Hal ini berguna untuk mengetahui kapan pelanggan harus membayar, sebelumnya mereka harus diingatkan akan tangal jatuh tempo, sekaligus juga melakukan penagihan apabila sudah tepat jatuh tempo. Berikut ini merupakan contoh daftar pelanggan.

Daftar Data Pelanggan

2.      Menyusun Daftar Pelanggan yang Kewajibannya Akan dan Telah Jatuh Tempo

PT. RIZEVA UTAMA DEPOK

LAPORAN PIUTANG YANG TELAH LEWAT JATUH TEMPO

No Nota : xxxxxx

Tanggal : 23-05-2006

Kode Pelanggan : xxxxxx

Nama Pelanggan : xxxxxxxxxxxxx

Tanggal Hari ini : 23-05-2006

Tanggal Jatuh Tem po : 23-05-2006

Terlambat Bayar : 23-05-2006

Sebelum kita akan mencatat jumlah-jumlah terutang sebagai akibat transksi pembelian bentuk kredit, sebelumnya kita harus memeriksa terlebih dahulu apakah pembayaran tersebut tidak melebihi jumlah hutang yang dibayar serta apakah pembayaran dilaksanakan tepat pada tanggal jatuh tempo atau tidak.

Oleh karena itu kita harus selalu memperhatikan catatan hutang pelanggan atau disebut juga dengan kartu utang, kegunaan kartu utang pelanggan ini yakni untuk mengetahui hutang pelanggan yang pembayarannya sudah jatuh tempo dalam catatan hutang pelanggan. Selain itu, dari kartu hutang pelanggan bisa dilihat juga laporan mengenai:

a)      Laporan posisi saldo hutang, yaitu laporan yang dibuat tiap akhir periode. Laporan ini biasanya memuat informasi-informasi saldo hutang kepada tiap kreditor pada akhir periode.

b)      Laporan hutang yang jatuh tempo, yaitu laporan yang memuat berbagai hutang yang sudah jatuh tempo untuk dibayar.

3.      Konfirmasi Kepada Pelanggan

Sesudah pihak perusahaan mengidentifikasi serta memferifikasi data-data didalam catatan hutang pelanggan (kartu piutang) maka yang harus dilakukan selanjutnya yaitu menghubungi pelanggan yang bersangkutan untuk mengkonfirmasikan piutang pelanggan yang dilakukan dengan cara mengirim surat konfirmasi piutang. Jenis-jenis surat piutang tersebut antara lain yaitu:

a.      Konfirmasi Piutang Akhir Bulan

Dalam konfirmasi piutang akhir bulan, yang diinformasikan kepada pelanggan yang bersangkutan adalah hanya saldo akhir bulan tertentu saja.

b.      Konfirmasi Satuan Piutang

Dalam konfirmasi satuan piutang, yang diinformasikan kepada pelanggan ialah saldo awal satu bulan, surat konfirmasi piutang ini merupakan dikutip dari kartu piutang pelanggan.

c.       Konfirmasi Elemen Terbuka (Konfirmasi Faktur yang Belum Terbayar)

Dalam jenis konfirmasi ini, yang diinformasikan kepada pelanggan hanyalah faktur yang belum dibayar. Setelah surat konfirmasi dikirim biasanya pihak debitur akan sesegera mungkin mengirim surat balasan, surat balasan ini bisa berisi surat persetujuan jumlah saldo piutang atau bisa juga berupa komplain bahwa jumlah saldo piutang tersebut tidak cocok dengan jumlah catatan piutang yang dimiliki debitur.

Selain itu jika dalam surat konfirmasi disertakan juga maksud menagih sisa piutang maka surat balasannya bisa berupa persetujuan pembayaran atau bisa juga berupa permintaan penangguhan pembayaran. Surat balasan ini kemudian bisa kita analisis dengan melakukan:

1)      Pengecekan bukti bukti transaksi dan dokumen dokumennya.

2)      Menganalisa pengunduran jangka waktu pembayaran piutang apakah akan ditolak atau diterima dengan syarat tertentu, surat balasan dan juga copy surat konfirmasi tersebut harus diarsipkan agar jika diperlukan dengan mudah ditemukan dan menggunakannya. Contoh surat konfirmasi piutang yaitu:

Sesudah mengidentifikasi formulir daftar pelanggan langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah mempersiapkan surat penagihan berdasarkan faktur penjualan yang sudah jatuh tempo beserta dengan dokumen-dokumen lainnya, seperti delivery order (DO), faktur pajak, faktur-faktur serta dokumen lain yang terlibat didalamnya diperiksa kelengkapannya berdasarkan dokumen diatas, maka setelah itu dibuatlah surat penagihan kepada langganan, surat penagihan ini akan dilampirkan dengan dokumen penagihan. Dokumen yang dibutuhkan dalam proses penagihan antara lain yaitu:

1)      Faktur pajak, yakni bukti pemungutan pajak (PPN keluaran).

2)      Faktur penjualan, yakni dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk mencatat transaksi piutang pelanggan.

3)      Surat pesanan pembelian copy (purchase order), yakni bukti persetujuan pembelian dari pelanggan.

4)      Surat pengiriman barang asli (delivery order), yakni bukti pengiriman barang kepada pelanggan.