Pembayaran dengan Perantaraan Pihak Ketiga

Pembayaran dengan Perantaraan Pihak Ketiga

Sebuah perusahaan tidak akan bergerak maju tanpa adanya konsumen dan pemasukan dana dari hasil penjualannya. Oleh karena pentingnya pemasukan dana demi keberlangsungan hidup perusahaan, maka dibentuklah bagian Debt Collection atau Treasury, sebagai suatu bagian dari Divisi Keuangan.

Tugas debt collection ini tidak mudah, karena bagian ini merupakan rantai terakhir dari serangkaian proses bisnis. Sesudah proses penjualan terjadi, maka bagian penagihanlah yang diberikan tugas untuk menerima proses pembayarannya. Bagian penagihan harus selalu memonitor piutang para pelanggannya. Tentunya tidak cukup hanya dengan menyampaikan tagihan saja, akan tetapi juga mengumpulkan seluruh piutang dari para pelanggan.

Seperti pada umumnya penagihan, pertama-tama prosesnya diawali dengan melaksanakan konfirmasi penagihan melalui surat. Apabila tidak ada respon, debt collection akan mengingatkan melalui telepon. Dan apabila belum juga ada respon, maka barulah bagian debt collection melaksanakan negosiasi dan kesepakatan pembayaran. Bila perusahaan pelanggan dinilai mengalami kebangkrutan, maka dilaksanakan kesepakatan pembayaran dengan cara mencicil, serta menjadi piutang ragu-ragu yakni apakah pelanggan tersebut dapat membayar atau tidak. Sebagai alternatifnya, diberikan berbagai macam usulan-usulan, agar piutang tersebut bisa dibayarkan oleh pelanggan. Dan apabila tidak ada kesepakatan, maka pelanggan tersebut akan dilaporkan ke Kantor Penanganan Piutang dan Lelang Negara (KP2LN).

Bagian debt collection ini dilibatkan sejak awal pada saat membahas kontrak yang menyangkut nominal dengan pelanggan yang bersangkutan, umumnya pada proses pembayaran yang menyangkut debit, kredit ataupun check masuk dalam kategori ini. Konfirmasi pada pelanggan memiliki tujuan untuk mengetahui ketepatan pembayaran, untuk memuaskan konsumen serta memudahkan dalam transaksi, maka pihak perusahaan akan menyediakan format-format konfirmasi tagihan (Billing Confirmation).

1. Menggunakan Penagih Perusahaan

Pada saat faktur penjualan telah jatuh tempo maka petugas dari bagian penagihan akan menghubungi pelanggan yang bersangkutan, petugas ini nantinya akan menerima amplop surat pelunasan piutang.

Penerimaan kas bisa berwujud cek yang diterima dalam amplop atau bisa juga berupa poswesel, jika cek diterima melalui pos maka ketika amplop akan dibuka harus dihadiri oleh dua orang petugas yang seorang diantaranya membuka daftar cek yang diterima sebanyak 3 (tiga) rangkap, dalam daftar tersebut dicantumkan beberapa hal berikut:

a)      Nama pengirim

b)      Maksud pembayaran

c)      Jumlah rupiahnya.

Serta daftar cek yang dibuat rangkap tiga tersebut antara lain yaitu:

a)      Lembar ke satu beserta cek cek yang diterima ditujukan untuk kasir.

b)      Lembar ke dua untuk bagian akuntasi.

c)      Lembar ke tiga disimpan untuk arsip.

2. Penerimaan Kas Melalui Pos

Jika penerimaan kas melalui pos berupa pos wesel maka dilakukan seperti halnya pada penerimaan cek, melalui pos penanganannya harus dilaksanakan oleh dua orang petugas. Petugas pertama akan membuat daftar poswesel yang diterima sebanyak tiga rangkap, sementara petugas kedua akan bertugas menguangkan poswesel ke Kantor Pos. Petugas ini harus memperoleh penunjukkan dari perusahaan untuk menguangkan poswesel atas nama perusahaan, dan mempunyai kartu C7. Pendistribusian dari daftar penerimaan poswesel, sama halnya seperti daftar penerimaan cek.

3. Melalui Lockbox Collection Plan

Rekening lockbox (lockbox account) sering sekali dipakai oleh perusahaan besar dengan multi lokasi untuk melaksanakan penagihan pada kota-kota didaerah penagihan pelanggan yang dirasa paling berat. Perusahaan akan menyewa sebuah kotak pos setempat serta mengotorisasikan Bank setempat untuk mengambil pengiriman cek dari pelanggan yang bersangkutan yang diposkan ke nomor kotak tersebut. Bank akan mengosongkan kotak tersebut paling tidak sekali saja sehari serta segera mengkredit rekening perusahaan untuk penerimaan tagihan.

Keuntungan dari lockbox ini ialah mempercepat ketersediaan dari kas yang ditagih. Biasanya, dalam suatu perjanjian lockbox Bank akan membuat mikro film cek-cek untuk tujuan pencatatan serta memberikan ke perusahaan slip setoran, daftar penerimaan tagihan, serta surat menyurat dari pelanggan. Apabila pengendalian dari kas meningkat dan apabila pendapatan yang dihasilkan dari percepatan penerimaan dana melebihi biaya dari system lockbox, maka hal tersebut bermanfaat untuk dilaksanakan.