Piutang: Pihak Terkait, Prosedur Penagihan Piutang, dan Penerimaan Uang Penagihan Piutang

Piutang: Pihak Terkait, Prosedur Penagihan Piutang, dan Penerimaan Uang Penagihan Piutang

Hak tagihan (piutang) yang terjadi karena perusahaan meminjamkan uang ataupun melakukan sebuah penjualan secara tidak tunai (kredit). Yang dikelompokan sebagai trade receivables atau account receivables, yakni yang diklasifikasikan sebagai tagihan dalam kelompok:

a)      Tagihan yang didukung oleh surat kesanggupan membayar utang secara tertulis dari debitur atau pelanggan yang disebut dengan wesel tagih (notes Receivab).

b)      Tagihan yang tidak didukung oleh surat kesanggupan pembayaran utang secara tertulis dari debitur atau pelanggan disebut piutang (receivables). Contohnya: tagihan kepada konsumen karena transaksi penjualan barang secara kredit yang disebut dengan piutang dagang.

Setiap piutang perlu diperhatikan secara seksama, terutama pada jatuh tempo pelunasannya. Hal ini diperlukan untuk memperkirakan jumlah piutang yang mungkin bisa ditagih dan tidak bisa ditagih. Bagi yang bisa diperkirakan tidak bisa ditagih lagi harus segera dicatat pada penyisihan kerugian piutang (allowence for bad debt/allowance for doubtful account).

Terdapat dua metode pencatatan utang, antara lain yakni account payable procedure dan voucher payable procedure. Dalam account payable procedure, setiap hutang pelanggan akan dicatat dibuku catatan piutang yang disebut dengan kartu utang yang diselenggarakan untuk setiap kreditur, yang memperlihatkan catatan tentang nomor faktur dari pemasok, jumlah pembayaran, jumlah yang terutang, dan saldo utang. Hal ini dilakukan agar administrasi tertib.

Sementara dalam voucher payable procedure, tidak menggunakan kartu utang. Akan tapi menggunakan arsip voucher yang disimpan didalam arsip menurut abjad ataupun menurut tanggal jatuh temponya. Arsip bukti kas keluar ini fungsinya adalah sebagai catatan utang.

1.      Pihak-pihak yang Terkait

Dalam hal piutang pelanggan untuk perusahaan sangat erat hubungannya denga volume penjualan, karena semakin besarnya piutang pelanggan maka semakin tinggi pula volume penjualan kredit. Piutang pelanggan harus selalu ditagih hal ini agar modal kerja yang tertanam pada piutang tetap rendah, sehingga perusahaan tetap dalam keadaan likuid.

Sementara itu pihak-pihak yang terkait dalam proses penagihan piutang antara lain yaitu:

a)      Kasir, yakni bagian yang menerima cek atau kas dan menyetorkarkannya ke Bank

b)      Bagian penagihan, yakni bagian yang menerbitkan faktur penjualan serta menyediakan copy faktur bagi pihak yang membutuhkannya.

c)      Bagian akutansi, yakni bagian yang mencatat transaksi yang terjadi dalam perusahaan serta menyiapkan laporan keuangan.

d)      Bagian keuangan, yakni bagian yang menyetujui penerimaan kas sesuai dengan bukti penagihan yang sah.

2.      Prosedur Penagihan Piutang

Prosedur untuk mencocokan kelengkapan dan juga kesesuaian bukti transaksi (dokumen) antara lain yaitu sebagai berikut:

1)      Bagian Penagihan

a)      Mencocokan delivery order (surat pengiriman barang) lembar satu yang sudah diparaf oleh pelanggan dengan purchase order (surat pesanan pembelian).

b)      Menyiapkan faktur penjualan rangkap lima dan juga faktur pajak dalam rangkap tiga, lalu kemudian bersama dengan surat pengiriman barang (delivery order) disampaikan ke pada bagian keuangan.

2)      Bagian Keuangan

a)      Meneliti kelengkapan dokumen penagihan yang terdiri atas DO, faktur penjualan, faktur pajak, surat order penjualan, serta kebenaran angka-angkanya.

b)      Menandatangani faktur penjualan dan juga faktur pajak.

c)      Mengirimkan dokumen penagihan (faktur penjualan, faktur pajak, surat pengiriman barang asli, surat order penjualan, surat pesanan pembelian, dan surat penagihan).

3.      Prosedur Penerimaan Uang Penagihan Piutang

Prosedur penerimaan uang dari hasil penjualan ialah sebagai berikut:

1)      Bagian Penagihan

Pada saat faktur penjualan jatuh tempo maka bagian penagihan akan menghubungi pelanggan, hal ini secara aktif dilakukan agar pembayaran bisa ditagih dan juga bisa diterima secara tepat waktu.

2)      Bagian Kasir

a)      Menerima cek atau giro dari pelanggan

b)      Menyiapkan bukti kas Bank masuk rangkap tiga serta menyerahkan bukti kas Bank masuk lembar satu kepada pelanggan, bukti kas Bank masuk bisa berfungsi sebagai kuitansi.

c)      Cek atau giro dan bukti Bank masuk lembar kedua dan ketiga dan juga faktur penjualan disampaikan pada bagian keuangan.

d)      Bagian keuangan akan mencocokan jumlah uang (cek atau giro) dengan bukti bank masuk dan juga faktur penjualan.