Proses Pengendalian Manajemen

Proses Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen merupakan sebuah proses untuk menjamin bahwa aktivitas yang dilakukan sesuai dengan aktivitas-aktivitas yang telah direncanakan. Proses pengendalian adalah mengukur kemajuan kegiatan yang berdasarkan atas perencanaan yang sudah ditetapkan dalam rangka tujuan organisasi, lalu kemudian dievaluasi serta dicari alternative solusi dalam rangka penyelesaian masalah yang terjadi dalam pelaksanaannya. Terdapat 4 (empat) langkah dalam proses pengendalian manajemen, antara lain yaitu:

LANGKAH 1:

Menetapkan standar kinerja dan target sebagai dasar untuk evaluasi kinerja

Pada langkah pertama, manajer akan memutuskan standar kinerja dan target di masa yang akan datang yang akan digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi secara keseluruhan ataupun bagian/unit dari organisasi.

Standar kinerja yang dibuat oleh manajer akan mengukur kualitas, efesiensi, responsiveness terhadap pelanggan dan juga inovasi. Contohnya, apabila manajer memutuskan untuk menerapkan strategi biaya rendah (low cost strategy), maka yang dibutuhkan ialah mengukur efesiensi pada seluruh tingkatan di dalam organisasi. Dalam hal ini standar juga harus jelas, terukur dan spesifik, sehingga persepsi semua orang akan sama. Disamping bisa memberikan arahan yang jelas, motivasi, serta mengurangi konflik karena mis intrepretasi.

Dengan standar penilaian, maka bisa diperkirakan hasilnya sebelum pengerjaan selesai, dengan begitu bisa diantisipasi sebelumnya. Aspek-aspek yang bisa dipakai sebagai indikator penilaian antara lain yaitu:

1)      Hasil yang telah dicapai sementara, sehingga dapat memprediksi hasil akhirnya.

2)      Besaran-besaran input, misalnya bahan baku, biaya yang telah digunakan.

3)      Perubahan pada konsisi yang diasumsikan, misalnya terjadi perubahan harga, kebijakan pemerintah, perusahaan, dan sebagainya.

4)      Symptom, gejala-gejala timbul selama proses berjalan, misalnya gejalagejala proses yang tidak produktif.

Standar ini juga harus mempunyai 2 (dua) fungsi, antara lain yaitu:

1)      Tolok ukur untuk membandingkan.

2)      Memberikan motivasi kepada orang atau kelompok, dengan demikian harus realistik serta menantang.

LANGKAH 2:

Mengukur kinerja nyata (actual)

Langkah selanjunya dari proses pengendalian ialah mengukur kinerja yang sebenarnya yakni:

1)      Keluaran nyata sebagai hasil dari perilaku para anggota yang disebut pengendalian keluaran (output control).

2)      Perilaku juga akan dinilai.

LANGKAH 3:

Membandingkan kinerja nyata dengan standar kinerja yang ditetapkan

Manajer mengevaluasi kinerja yang sebenarnya ialah dimaksudkan untuk melihat seberapa menyimpangnya dari standar yang telah ditetapkan. Jika kinerja lebih tinggi dari standar, maka mungkin manajer akan memutuskan bahwa standar terlalu rendah dan akan dinaikkan pada periode berikutnya sehinggga akan memberikan tantangan bagi para karyawannya. Namun, apabila kinerja lebih rendah dari standar yang telah ditetapkan, maka manajer harus memutuskan apakah akan melakukan tindakan korektif atau tidak. Tindakan perbaikan mudah dilaksanakan jika penurunan kinerja diketahui penyebabnya dan dapat dikenali.

LANGKAH 4:

Mengevaluasi hasil dan melakukan tindakan koreksi jika standar tidak tercapai

Langkah terakhir dari proses pengendalian ialah mengevaluasi hasil. Apakah kinerja sudah dipenuhi atau tidak, dimana manajer akan banyak belajar pada tahapan terakhir ini. Apabila manajer memutuskan bahwa kinerja tidak dapat diterima, maka mereka harus segera berusaha untuk memecahkan masalah tersebut. Terkadang, masalah kinerja timbul karena standar yang ditetapkan oleh manajer dirasa terlalu tinggi. Contohnya seperti target penjualan sangat tinggi sehingga sulit untuk tercapai. Dalam hal ini, menetapkan standar harus yang lebih realistis sehingga akan mengurangi gap antara kinarja aktual dan kinerja yang diharapkan.