Sistem Pengendalian Organisasi

Sistem Pengendalian Organisasi

Dalam organisasi, dikenal adanya tiga jenis sistem pengendalian, yakni pengendalian keluaran (output control), pengendalian perilaku (behavior control), dan yang terakhir pengendalian budaya organisasi (organizational culture control) yang masing-masing dilaksanakan dengan mekanisme pengendalian antara lain sebagai berikut:

Sistem Pengendalian yang Efektif

Sistem pengendalian yang bisa diandalkan dan efektif memiliki karakteristik tertentu yang sifatnya relatif. Namun, sebagian besar dari sistem pengendalian akan diperkuat oleh ciri-ciri seperti halnya berikut ini:

1)      Akurat

Informasi mengenai hasil prestasi kerja harus akurat. Mengevaluasi ketepatan informasi yang diterima adalah salah satu tugas pengendalian paling penting yang dihadapi oleh seorang manajer.

2)      Objektif dan Komprehensif

Informasi yang akan dipakai untuk pengawasan harus bisa dipahami serta dianggap objektif. Sistem informasi yang sulit dipahami akan menyebabkan kesalahan yang sebetulnya tidak perlu terjadi.

3)      Tepat Waktu

Informasi hendaknya segera dimanfaatkan untuk pengambilan tindakan yang tepat atas suatu masalah agar menghasilkan perbaikan.

4)      Dipusatkan pada Titik Pengendalian Strategis

Pengendalian semestinya dipusatkan pada area dimana kemungkinan terjadinya penyimpangan relatif banyak, dan juga pada area dimana tindakan koreksi dilakukan dalam waktu dan tempat yang tepat hingga akan lebih efektif.

5)      Realistis dari Organisasi

Sistem pengendalian harus bisa digabungkan dengan realitas organisasi.

6)      Ekonomis

Biaya pengendalian semestinya lebih sedikit ataupun paling banyak sama dengan keuntungan yang didapatkan dalam sistem tersebut. Caranya adalah bahwa pengeluaran hendaknya harus minimal dengan hasil yang optimal.

7)      Perspektif dan Operasional

Sistem pengawasan yang efektif harus bisa mengidentifikasikan tindakan korektif apakah yang mesti diambil. Informasi harus sampai dalam bentuk yang biasa ditangan orang yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan yang diperlukan.

8)      Fleksibel

Sekarang ini hampir seluruh organisasi berada pada lingkungan yang tidak stabil sehingga perubahan yang terjadi perlu diantisipasi. Bentuk antisipasi seperti ini perlu didampingi dengan pengawasan agar jalannya organisasi akan tetap sesuai dengan harapan.

9)      Diterima oleh Anggota Organisasi

Idealnya sistem pengendalian bisa menghasilkan perstasi kerja yang tinggi dikalangan anggota organisasi dengan membangkitkan perasaan bahwa mereka mempunyai otonomi, tanggung jawab, serta kesempatan untuk mencapai kemajuan. Terlalu banyak pengendalian yang ketat kerap kali menyebabkan berkurangnya kepuasaan ataupun motivasi dari para karyawan. Efek negatif seperti ini harus diperhatikan apabila efisiensi dalam sistem pengendalian sudah tercapai.