Konsep Dasar dan Contoh Sistem Informasi Manajemen

Konsep Dasar dan Contoh Sistem Informasi Manajemen

Informasi bisa dianalogikan sebagai darah yang mengalir dalam tubuh manusia, sama halnya juga informasi didalam suatu perusahaan yang sangat penting guna mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga alasan inilah bahwa informasi sangat diperlukan bagi sebuah perusahaan. Informasi merupakan salah satu dari 5 (lima) sumber daya yang bisa digunakan oleh para manajer perusahaan. Seluruh sumber daya, termasuk informasi bisa dikelola.

Pengelolaan informasi semakin penting pada saat bisnis menjadi lebih rumit serta kemampuan komputer semakin berkembang. Akibat dari kurangnya mendapatkan informasi, dalam rentang waktu tertentu maka perusahaan akan mengalami ketidakmampuan untuk mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan yang strategis akan sangat terganggu, yang nanti pada akhirnya akan mengalami kekalahan pada persaingan dengan lingkungan pesaingnya.

Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar dapat menjalankan kegiatannya sehari-hari. Contohnya daftar gaji harus disiapkan, penjualan serta pembayaran atas pembelian barang harus selalu dokumentasikan. Semua ini ialah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap sebagai pekerjaan rutin yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu.

Komputer sangat bermanfaat untuk melakukan tugas-tugas pengolahan data semacam ini, akan tetapi sebuah sistem informasi menajemen melaksanakan juga tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem pengolahan data. Dengan kata lain, sistem pengolahan informasi berbasis komputer sangat diperlukan untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan juga bagi pengambilan keputusan.

Definisi sistem informasi manajemen adalah “sistem manusia atau mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi”. Sistem informasi manajemen ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, serta sebuah “data base”.

Sistem informasi manajeman digambarkan atau diumpamakan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri atas informasi, penjelasan status, penjelasan transaksi, dan lain sebagainya. Lapisan kedua terdiri atas sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lalu lapisan ketiga terdiri atas sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis serta pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Dan terakhir lapisan puncak terdiri atas sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan serta perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen. Penjelasan lebih detail tentang klasifikasi sistem informasi bisa dlihat pada gambar diatas.

Fungsi manajemen dan peran manajerial adalah merupakan kerangka kerja yang sangat bermanfaat pada saat merancang sistem informasi. Para manajer harus mempunyai pengetahuan manajemen untuk mempergunakan sistem informasi berbasiskan komputer. Pengetahuan manajemen ini digambarkan dalam 2 (dua) jenis pengetahuan, antara lain yaitu:

1)      Mengerti Komputer, pengetahuan ini dibutuhkan bagi seorang manajer. Pengetahuan yang dimaksud ialah mengerti istilah-istilah komputer, mempunyai pemahaman tentang kelebihan dan kelemahan komputer, mempunyai kemampuan untuk menggunakan komputer, dan sebagainya.

2)      Mengerti informasi. Manajer modern perlu untuk mengerti informasi, dalam artian mengetahui bagaimana informasi pada setiap tahap pemecahan masalah, dari mana informasi bisa diperoleh, serta bagaimana berbagi informasi dengan orang lain. Mengerti akan informasi tidak tergantung pada mengerti atau tidaknya komputer. Seorang manajer bisa saja mengerti informasi akan tetapi tidak mengerti komputer. Namun pada idelanya, seorang manajer harus dapat mengerti komputer dan informasi.

A.     Mengapa Menggunakan Sistem Informasi Manajemen?

1.      Sebagai tulang punggung bisnis

a)      Integrasi sistem

b)      IT sebagai pendorong inovasi

c)      Efisiensi sistem

d)      Komunikasi pemasaran

e)      Pendukung keputusan manajemen

2.      Agar memperoleh keuntungan kompetitif

3.      Untuk membangun citra baik perusahaan

B.     Tujuan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen

1.      Integrasi sistem

a)      Pengumpulan data dan penghubungan secara otomatis

b)      Menghubungkan sistem individual/kelompok

c)      Peningkatan koordinasi dan pencapaian sinergi

2.      Efisiensi pengelolaan sistem

a)      Penggunaan query dan pengambilan informasi

b)      Pengelolaan data berkaitan dengan karakteristik informasi

c)      Penggunaan basis data dalam upaya kesamaan administrasi data

3.      Dukungan keputusan untuk manajer

a)      Ekstraksi dari informasi internal yang terpadu

b)      Akuisisi informasi eksternal melalui jaringan komunikasi

c)      Melengkapi informasi guna kebutuhan proses pengambilan keputusan

C.     Manfaat Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

1.      Terhadap Proses

a)      Peningkatan efisiensi

b)      Menghemat tenaga kerja

c)      Perbaikan dokumentasi

d)      Mempercepat proses

e)      Perbaikan keputusan

f)       Pencapaian standar

2.      Terhadap Produk

a)      Penambahan karakteristik

b)      Peningkatan fitur

c)      Inovasi produk

d)      Peningkatan fasilitas penyampaian produk

3.      Terhadap Kualitas

a)      Peningkatan kualitas produk (standarisasi, peningkatan pelayanan)

b)      Peningkatan kualitas proses (JIT, feedback, dll)

Contoh Sistem Informasi Manajemen

Perusahaan retail consumer goods mempergunakan Sistem Informasi Manajemen dengan perangkat hardware berupa mainframe IBM ES 9000 dengan beberapa komputer IBM AS/400 serta teknologi client/server untuk membantu dalam mengendalikan perdagangan dan operasinya. Sistem-sistem tersebut sudah mencakup paket perangkat lunak yang canggih yang sudah disesuaikan dengan operasi bisnis perusahaan. Dengan mengintegrasikan seluruh komponen yang mendukung sistem, maka perusahaan akan mampu untuk memperbaiki kemampuannya di dalam memproses status persediaan, pengisian kembali persediaan, pemrosesan pesanan, dan pengelolaan iklan.

Data persediaan ini dimasukkan ke dalam sistem komputer pada saat diterima digudang dan data penjualan dimasukkan melalui penggunaan sistem point of sale atau telemarketing. Sistem point of sale memungkinkan pemasukan data penjualan melalui bar code scanning laser gun serta mempunyai kemampuan melihat harga sekaligus pemeriksaaan harga dengan segera sehingga dalam proses pergerakan konsumen menjadi lebih efektif dan efesien.

Informasi diproses secara terpusat setiap harinya, sehingga ini akan memungkinkan mengontrol persediaan serta biaya unit rata-rata setiap produk pada setiap toko ataupun gudang. Pengumpulan data secara harian dan juga marjin secara harian memungkinkan pemantauan terhadap penjualan, laba kotor, hasil promosi dan sebaginya. Untuk seluruh unit kemasan (stock keeping unit), manajemen mempunyai akses langsung ke unit persediaan harian yang dimiliki, tingkat penjualan sekarang dan lampau, unit pesanan, serta jumlah minggu penjualan untuk kuantitas yang dimiliki untuk setiap unit penjualan.