Pengertian Konsep Dasar Sistem dan Informasi

Pengertian Konsep Dasar Sistem dan Informasi

Setidaknya ada dua kelompok dalam mendefinisikan sistem, yakni yang pertama yang menekankan pada prosedurnya dan yang kedua yang menekankan pada komponennya atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut ini:

“Suatu sistem adalah jaringan kerja dari beberapa prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama untuk melaksanakan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.”

Sistem itu sendiri mempunyai karakterisitik atau beberapa sifat tertentu, yakni memiliki komponen (components), lingkungan luar sistem (environments), batas sistem (boundary), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (proses), serta sasaran suatu tujuan (goal). Seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini:

Adapun penjelasan dari karateristik dari suatu sistem antara lain sebagai berikut:

1)      Komponen sistem (Components)

Yaitu bagian sistem yang saling berinteraksi serta membentuk satu kesatuan. Komponen atau elemen sistem bisa berupa subsistem atau beberapa bagian sistem.

2)      Batas sistem (Boundary)

Yaitu daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan lingkungannya ataupun dengan sistem lainnya. Batas sistem inilah yang membuat sistem dipandang sebagai satu kesatuan.

3)      Penghubung Sistem (Interface)

Yaitu media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Penghubung inilah yang mengakibatkan beberapa subsistem berintegrasi dan membentuk satu kesatuan.

4)      Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Yaitu segala sesuatu yang berada diluar sistem yang mempengaruhi sistem. Lingkungan luar sistem bisa bersifat menguntungkan sistem atau merugikan sistem.

5)      Pengolah Sistem (Proses)

Yaitu bagian dari sistem yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output).

6)      Masukan Sistem (Input)

Yaitus sesuatu yang dimasukkan ke dalam sistem yang berasal dari lingkungan.

7)      Keluaran Sistem (Output)

Yaitu suatu hasil dari proses pengolahan sistem yang dikeluarkan ke lingkungan.

8)      Sasaran Sistem (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Sasaran sistem ialah sesuatu yang menyebabkan mengapa sistem itu dibuat atau ada. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila dapat mengenai sasaran atau tujuannya.

A.     Konsep Dasar Informasi

1.      Data Versus Informasi

Sering sekali orang menganggap bahwa data dan informasi mempunyai pengertian yang sama. Akan tetapi, di dalam bidang kajian ilmiah dan bisnis profesional, data berbeda dengan informasi. Dalam hal ini Data bisa diartikan sebagai “fakta-fakta yang berupa angka, teks, gambar, dokumen, serta suara yang mewakiliki kode tertentu.” Sementara informasi adalah “data-data yang telah dipilih dan diolah melalui sistem pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang.” (Lihat gambar dibawah).

Data merujuk pada fakta-fakta baik itu berupa angka-angka, teks, gambar, dokumen, dan suara yang mewakili deskripsi verbal ataupun kode tertentu, dan semacamnya. Jika ia telah disaring dan diolah melalui sistem pengolahan sehingga mempunyai arti dan nilai bagi seseorang, maka data tersebut berubah fungsi menjadi sebuah informasi. Dengan begitu, seseorang membutuhkan informasi dalam membuat keputusan dan bukan data.

2.      Definisi Informasi

Ada beberapa definisi informasi, antara lain yaitu:

1)      Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2)      Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang bisa mengurangi derajat ketidakpastian mengenai suatu keadaan atau kejadian. Contohnya, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian tentang jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.

3)      Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill company goals (the choice is called business decision making).

3.      Nilai Informasi

Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk memperolehnya dan sebagian besar informasi tidak bisa tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, akan tetapi hanya dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

Meskipun informasi bisa didapatkan secara mudah, akan tetapi sesungguhnya masih banyak manajer yang kekurangan informasi kalau yang dimaksud yaitu informasi yang berkualitas baik. Informasi yang mempunyai kualitas tinggi akan menentukan sekali efektivitas keputusan-keputusan seorang manajer. Burch & Grudnitski menyatakan adanya 3 (tiga) pilar utama yang menentukan kualitas informasi, antara lain yaitu:

1)      Akurat (accurate), artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat disini juga berarti informasi harus jelas mencerminkan apa maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai dengan ke penerima informasi kemungkinan akan banyak terjadi gangguan (noise) yang bisa merubah atau merusak informasi tersebut.

2)      Tepat pada waktunya (timelines), artinya informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang telah usang tidak akan memiliki nilai lagi. Karena informasi adalah landasan dalam pengambilan keputusan. Apabila pengambilan keputusan terlambat, maka bisa berakibat fatal untuk organisasi itu sendiri. Dewasa ini mahalnya nilai sebuah informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut diperoleh, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk memperoleh, mengolah serta mengirimkannya.

3)      Relevan (Relevance), artinya informasi tersebut memiliki manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi untuk setiap orang satu dengan yang lainnya akan berbeda. Seperti misalnya: informasi tentang sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan ialah kurang relevan dan akan lebih relevan apabila informasi tersebut ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Dan sebaliknya informasi tentang harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi akan relevan untuk akuntan.

B.     Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi bisa diperoleh dari sistem informasi (Information sistem) atau dikenal juga dengan processing sistem atau information processing sistem atau information genereting sistem. Sistem informasi ini definisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut:

“Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan.”

Sistem informasi sendiri mempunyai sejumlah komponen tertentu. Seperti yang dikemukakan oleh Robert dan Donald Symanzky, bahwa sistem informasi terdiri dari beberapa komponen yang berbeda yakni manusia, data, hardware, serta software. Sebagai suatu sistem, setiap komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan atau sasarannya.