Pengertian Manajemen Proyek dan Tahapan dalam Manajemen Proyek

Pengertian Manajemen Proyek dan Tahapan dalam Manajemen Proyek

Seperti yang telah disinggung dalam artikel sebelumnya bahwa aspek manajemen sangat penting artinya bagi setiap jenis usaha. Aspek manajemen berfungsi untuk aktivitas-aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, serta pengendalian yang juga dikenal dengan singkatan POAC dengan tidak memandang jenis, tujuan, dan rumitnya aktivitas tersebut.

Studi aspek manajemen terhadap sebuah proyek disebabkan karena dua hal. Yaitu Pertama: pada saat pembangunan suatu proyek dibutuhkan perencanaan yang matang agar tujuan yang diinginkan dapat tercapai. Dan Kedua: pada saat bisnis dioperasionalkan secara rutin dibutuhkan kaidah ataupun prinsip dalam pengelolaannya.

Sampai dengan sekarang, masih banyak proyek yang gagal dibangun serta dioperasionalkan bukan dikarenakan oleh aspek lain, melainkan lemahnya aspek manajemen sehingga tidak mempunyai panduan lengkap untuk dijadikan referensi (pedoman) dalam membuat rancangan desain proyek.

Dalam istilah ekonomi, proyek adalah suatu kegiatan yang menggunakan modal ataupun faktor produksi untuk memproduksi aset yang diharapkan memperoleh kemanfaatan setelah jangka waktu tertentu. Dengan proyek ini, manusia akan meningkatkan taraf kesejahteraannya menuju taraf yang lebih baik.

“A project is an investment activity, where we expend capital resource to create a producing assets from which we can expect to realize benefits over an extended period of time, or the whole complex of activities in valued in using resources to gain benefits, is a project”. (J. Price Gittinger, 1972:1).

Sementara itu dalam perspektif bisnis pengertian proyek adalah rangkaian kegiatan sekali saja yang mempunyai satu titik awal dan titik akhir yang tegas dalam waktu. Sehingga dalam hal ini dapat disimpulkan bahwa Manajemen Proyek adalah pekerjaan untuk membuat kegiatan-kegiatan yang direncanakan bisa dilaksanakan secara tepat waktu, didalam kerangka anggaran dan sesuai dengan perincian.

Sekarang ini manajemen proyek menjadi begitu populer karena pendekatan yang ada didalam menajemen proyek sangat cocok bagi lingkungan dinamis dan memerlukan fleksibilitas serta respon yang tanggap. Metode-metode didalam manajemen proyek bisa membantu dalam menetapkan sasaran-sasaran yang akan dicapai dan menggarisbawahi kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan.

A. Tahap Perencanaan Proyek

Jika dilaksanakan proyek pembukaan usaha baru ataupun pengembangan bisnis dengan metode baru maka akan membutuhkan sumber daya baik itu biaya, waktu, materi, dan sebagainya yang bersifat sangat terbatas untuk memperoleh hasil atau keuntungan seoptimal mungkin.

Untuk dapat mencapai pola efektif dan efesien tersebut maka sebelum mengambil sebuah keputusan apakah proyek tersebut feasible atau tidak perlu perencanaan yang matang dimana dilaksanakan perhitungan-perhitungan yang didasarkan pada perbandingan (ratio) antara manfaat (benefit) yang akan didapatkan dengan biaya-biaya yang harus dikeluarkan (costs) selama kegiatan proyek tersebut berlangsung. Dalam hal ini terdapat beberapa alasan yang menekankan betapa pentingnya perencanaan proyek, antara lain yaitu:

1)      Penerjemah Kebijakan Umum

Kebijakan umum perusahaan ini ditentukan oleh manajemen tingkat atas (top level management) yang lebih fokus dalam menetapkan visi, misi, serta strategi perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan baik itu untuk jangka pendek, menengah, maupun jangka panjang. Dengan adanya perencanaan ini, diharapkan ada suatu pengarahan kegiatan yang berupa pedoman bagi pelaksanaan kegaitan-kegiatan yang ditujukan pada pencapaian tujuan.

2)      Berupa Perkiraan yang Bersifat Ramalan

Perencanaan dilaksanakan dengan melakukan suatu perkiraan (forecasting) terhadap hal-hal yang berkaitan dalam masa pelaksanaan yang akan dilalui. Perkiraan dilaksanakan tentang potensi-potensi dan prospek perkembangan proyek serta juga hambatan dan resiko yang mungkin akan dihadapi. Melalui perencanaan yang baik maka ketidakpastian bisa dikurangi atau dibatasi sebanyak mungkin.

3)      Berfungsi Ekonomi

Jika sumber daya yang tersedia sangat terbatas, maka dibutuhkan perencanaan yang baik agar sumber daya bisa dialokasikan secara optimal sesuai dengan kebutuhan. Perencanaan ini memberikan kesempatan untuk memilih berbagai alternatif mengenai cara yang terbaik (the best alternative) ataupun kesempatan untuk memilih kombinasi cara yang terbaik (the best combination).

4)      Memastikan Suatu Kegiatan

Dalam perencanaan suatu aktivitas, diperlukan prosedur pelaksanaan aktivitas yang berisikan hak dan kewajiban, tugas dan tanggung jawab, serta wewenang pelaksana kerja agar tujuan yang diinginkan bisa tercapai. Hal tersebut dibutuhkan agar setiap orang yang ditunjuk sebagai pelaksana kerja mempunyai kepastian karena prosedur kerjanya sudah jelas dan terstruktur.

5)      Alat Koordinasi

Berkenaan dengan adanya kepastian suatu kegiatan, maka hal tersebut memudahkan untuk melaksanakan koordinasi bagi setiap pengemban tugas yang berupa kapan tugas akan dilakukan dan bagaimana proses pengerjaannya. Kesatuan kerja sangat dibutuhkan agar tujuan perusahaan bisa diwujudkan.

6)      Sarana Pengawasan

Rencana kerja bisa dijadikan tolak ukur untuk mengetahui tingkat keberhasilan suatu perencanaan yang sudah direalisasikan. Oleh karena itu pengawasan dilaksanakan untuk mengukur apakah suatu kegiatan yang direncanakan tersebut sudah terlaksana atau belum sehingga dibutuhkan tindakan penegasan.

Dari alasan-alasan di atas sangat jelas bahwa sebelum merealisasikan sebuah bisnis besar dibutuhkan sebuah perencanaan yang baik khususnya bagi negara berkembang (developing country) seperti halnya Indonesia dimana negara kita kekurangan modal atau investasi, kekurangan tenaga ahli, tingkat pendapatan yang rendah dan tingkat teknologi yang juga masih rendah. Pada gambar dibawah terdapat tujuh tahapan proses yang harus dilaksanakan dalam merencanakan sebuah proyek.

Pada tahap pertama terlebih dahulu ditentukan sasaran yang ingin dicapai (setting up the objectives) yang bisa dilakukan dengan proses brainstorming. Langkah pertama ini perlu dicapai karena pengelola proyek ataupun manajer proyek serta seluruh anggota tim harus mengetahui apa yang hendak diharapkan.

Lalu kemudian dilanjutkan pada tahap identifikasi kegiatan dan sumber daya, yaitu mengumpulkan data-data tentang kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan, jumlah tenaga kerja yang diperlukan, dan bahan-bahan apa saja yang dipergunakan untuk menyelesaikan proyek tersebut.

Setelah seluruh kegiatan diidentifikasi maka perlu dilaksanakan pengurutan kegiatan agar tidak terjadi overlapping dimana kegiatan-kegiatan apa saja yang harus lebih dulu diselesaikan sebelum kegiatan-kegiatan yang lain dimulai ataupun bisa jadi terdapat kegiatan yang bisa dilakukan secara bersamaan. Untuk mengurutkan kegiatan ini sebaiknya menggunakan diagram alur atau flowchart. Setelah diurutkan maka setiap kegiatan tersebut harus diperkirakan waktu penyelesaiannya yang optimal sehingga akan didapatkan penjadwalan proyek secara keseluruhan serta tanggal penyelesaian proyek secara tepat dan akurat.

Jika kegiatan-kegiatan tersebut berbeda dengan sasaran yang diinginkan maka perlu dilaksanakan penyesuaian. Seperti misalnya waktu penyelesaian proyek ternyata lebih lama dari yang diinginkan maka mungkin bisa dilakukan penyesuaian terhadap alokasi sumber daya yang menangani kegiatan kritis tersebut sehingga bisa diselesaikan dengan lebih singkat. Untuk mengetahui tentang teknik penjadwalan kegiatan proyek akan dibahas secara ringkas mengenai metode penjadwalan dan jaringan kerja yaitu bagan Gantt dan CPM.

B. Tahap Evaluasi Rencana Proyek

Pada tahap evaluasi rencana proyek dilakukan studi kelayakan terhadap proyek yang bersangkutan untuk mengetahui apakah proyek tersebut akan memberikan manfaat yang signifikan jika nantinya direalisasikan. Studi kelayakan bisa dibagi minimal dalam tiga aspek, yakni aspek pasar (market analysis), aspek teknis (technical analysis) dan aspek finansial (financial analysis). Pada gambar dibawah bisa dilihat tahapan evaluasi proyek secara sistematis.

1.      Analisis Pasar

Feasibility study yang dilaksanakan pertama kali ialah meninjau kelayakan proyek dari segi pasar. Akan tetapi tidak semua proyek harus melaksanakan market analysis, hal ini karena bagi proyek yang pemasarannya sudah pasti tidak perlu meninjau kembali segmen pasarnya. Analisis pasar ini diperuntukkan bagi proyek dalam pengembangan bisnis baru yang belum mempunyai gambaran mengenai pasarnya.

Jika didapat hasil peninjauan pasar yang menunjukkan keragu-raguan dalam pemasarannya maka ada baiknya implementasi proyek sebaiknya ditolak ataupun bisa ditangguhkan. Namun apabila hasil analisis menunjukkan feasible maka data-data tersebut dijadikan dasar didalam menentukan aspek berikutnya yakni analisis aspek teknis proyek.

2.      Analisis Teknis

Analisis teknis ini diperuntukkan untuk menjawab apakah suatu proyek layak dari sisi teknis pelaksanaannya atau tidak. Informasi tentang data yang dibutuhkan dalam analisa teknis terdiri dari beberapa hal berikut:

1)      Informasi Produk (Product Information)

a)      Tingkatan kualitas produk

b)      Desain produk dan spesifikasinya

c)      Kebutuhan pelayanan terhadap produk (Service requirement)

2)      Informasi Pasar (Market Information)

a)      Perkiraan penjualan (sales forecasting)

b)      Lokasi konsumen

c)      Cara penyampaian pelayanan ke konsumen (delivery servicerequirements)

3)      Informasi material (Material Information)

a)      Pengadaan material (availability)

b)      Spesifikasi material (spesifications)

c)      Tempat pelayanan (Service locations)

d)      Waktu penyerahan (delivery lead time)

4)      Analisa Lainnya

a)      Kemampuan dalam pengadaan tenaga kerja (labour availability)

b)      Kemampuan dalam pengadaan modal (capital availability)

Jika menurut analisa teknis proyek tersebut layak maka dilanjutkan pada tahap analisis selanjutnya yakni analisis finansial atau analisis ekonomis.

3.      Analisis Finansial

Analisis finansial hanya didasarkan pada perhitungan:

1)      Net Present Value (NPV)

2)      Benefit Cost Ratio (BCR)

3)      Internal Rate of Return (IRR)

C. Tahap Pelaksanaan Proyek

Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan pada tahap ini ialah:

1)      Negoisasi dengan Lembaga Keuangan / Perbankan, kontraktor serta supplier baik di dalam negeri maupun di luar negeri

2)      Penandatanganan kontrak-kontrak atau perjanjian antara kedua belah pihak

3)      Engineering design

4)      Pelaksanaan pembangunan proyek (construction works)

D. Tahap Pengawasan Proyek

Setelah proyek dilaksanakan maka sepatutnya dilaksanakan juga proses monitoring untuk melihat performansi proyek sehingga akan memberikan feedback bagi pelaksana proyek jikalau terdapat kendala ataupun hambatan dalam pelaksanaan proyek tersebut. Nantinya feedback yang diberikan bisa dijadikan inputan pada tahap evaluasi proyek selanjutnya yakni tahap evaluasi sesudah proyek berjalan, sehingga bisa dilaksanakan langkah-langkah konkrit dalam pengelolaan proyek selanjutnya.

Agar pelaskasanaan proyek bisa diselesaikan secara tepat waktu sehingga tidak menghabiskan banyak sumber daya, maka sebelum pekerjaan ataupun kegiatan dilaksanakan ada baiknya dipersiapkan rencana jaringan kerja (Network planning) yakni bagan Gantt atau CPM dan PERT. Dengan network planning ini diharapkan nantinya akan mempermudah proses pengawasan dan contolling pekerjaan.