Manajemen Operasi dan Pengambilan Keputusan

Manajemen Operasi dan Pengambilan Keputusan

Peran utama manajer operasi ialah sebagai perencana dan pengambilan keputusan. Dalam kapasitasnya ini manajer operasi dapat memberikan pengaruh sangat besar terhadap sejauh mana sasaran serta tujuan organisasi terealisi. Sebagian besar keputusan akan melibatkan banyak kemungkinan alternatif yang bisa memilik dampak yang sangat besar dan juga berbeda terhadap biaya maupun laba. Dalam hal ini konsekuensinya adalah manajer operasi perlu membuat keputusan yang bermakna.

Dalam artikel kali ini kita akan mempelajari banyak hal serta menghadapi berbagai keputusan yang harus dibuat oleh manajer operasi serta akan diperkenalkan juga dengan alat yang dibutuhkan untuk menangani keputusan yang dibuat tersebut. Pada bagian ini akan diuraikan pendekatan umum pengambilan keputusan termasuk didalamnya penggunaan model, metode kuantitatif, analisis trade off, menetapkan prioritas, etika, dan pendekatan sistem. Model sering kali merupakan alat utama yang dipergunakan oleh seluruh pengambil keputusan.

A.     Model

Model ialah abstraksi dari realitas, representasi sederhana dari sesuatu. Contohnya seperti mobil mainan anak-anak merupakan model dari mobil nyata. Model memiliki banyak fitur visual. Model diklasifikasikan menjadi model skematis, model fisik, dan model matematis.

Model skematis lebih abstrak dari model fisik, dalam artian mobil ini kurang mirip dengan realitas fisik. Contohnya mencakup grafik dan bagan, gambar, cetak biru, dan lukisan. Keuntungan dari model skematis ialah model ini seringkali relatif sederhana untuk dibuat dan juga diubah. Selain itu juga model ini mempunyai beberpaa tingkat kesesuaian visual.

Sementara itu model fisik terlihat seperti salinannya di kehidupan nyata. Contohnya mobil miniature, truk, mainan hewan, pesawat terbang, serta market gedung. Keuntungan dari model ini ialah kesesuaian visualnya dengan realitas.

Sedangkan model matematis merupakan model yang paling abstrak. Model matematis tidak terlihat sama sekali sepeti model lain dikehidupan nyata. Contohnya seperti bilangan, rumus, dan symbol. Model matematis biasanya paling mudah dimanipulasi dan merupakan bentuk penting untuk computer dan kalkulator.

Sangat banyak model yang dipergunakan. Akan tetapi, semua model tersebut memiliki fitur umum tertentu. Model-model ini ialah bantuan pengambilan keputusan dan penyederhanaan dari fenomena kehidupan nyata yang lebih kompleks. Keadaan nyata melibatkan jumlah rincian yang sangat banyak, banyak rincian yang tidak relavan dengan masalah tertentu. Model ini menghilangkan rincian tidak penting sehingga perhatian bisa dikonsentrasikan pada aspek situasi yang dirasa paling penting. Karena model memainakan peran penting dalam pengambilan keptusan manajemen operasi, maka model ini sangat terintegrasi ke dalam materi ini.

Manajer menggunakan model dengan berbagai cara serta untuk berbagai alasan. Model sangat bermanfaat karena beberapa alasan sebagai berikut:

1)      Umumnya mudah digunakan den lebih murah daripada mengatasi situasi nyata secara langsung.

2)      Meningkatkan pemahaman terhadap masalah.

3)      Mengahrauskan penggunanya untuk mengatur dan terkadang mengukur informasi tambahan dibutuhkan.

4)      Memungkinakan manajer untuk menganalisis pertanyaan’bagaimana jika.

5)      Memungkinkan pengguna untuk membawa kekuatan matematika guna mengtasai masalah.

6)      Berfungsi sebagai alat yang konsisten dan menyediakana bentuk terstandarisasi masalaha.

Memperoleh model manfaat ini sangat mengensankan, model mempunyai keterbatasan tertentu yang harus diketahui. Berikut ini merupakan tiga keterbatasan yang lebih penting:

1)      Informasi kuantitatif bisa ditekankan pada biaya informasi kualitatif.

2)      Penggunaan model tidak menjamin adanya keputusan yang bagus.

3)      Model bisa salah diaplikasikan dan hasilnya bisa disalah artikan, meluasnya penggunaan model yang terkomputerisasi menambah resiko ini karena model yang sangat canggih bisa saja dipakai oleh pengguna yang tidak cukup mahir untuk mengerti perbedaan dari model tertentu. Dengan begitu, pengguna tidak bisa spenuhnya memahami keadaan agar model bisa sukses dipergunakan.

B.     Pendekatan Kuantitatif

Pendekatan kuantitatif untuk pecahan masalah sering kali mewujdkan upaya guna memperoleh sebuah solusi optimal secara matematis terhadap masalah manajerial. Pemogramer serta teknik matematika yang terkait dipergunakan secara luas untuk alokasi optimal sumber daya yang langka.

Dalam ukuran besar teknik kuantitatif pengambilan keputusan di dalam manajemen operasi sudah diterima karena kalkulator dan komputer berkecepatan tinggi mampu untuk menangani perhitungan yang dibutuhkan. Komputer mempunyai dampak yang besar terhadap manajemen operasi. Selain itu juga, semakin banyak tersedianya paket perangkat lunak untuk teknik kuantitatif dirasa telah meningkatkan penggunaan manajemen komputer.

Karena pengambilan keputusan manajemen operasi akan tergantung pada pendekatan kunatitatif maka perlu dicatat bahwa manajer biasanya akan menggunakan kombinasi pendekatan kualitatif dan kuantitatif, dan banyak keputusan penting didasarkan pada pendekatan kualitatif.

C.     Analisis Trade-off

Karyawan pada bagian operasi sering menjumpai keputusan yang bisa diuraikan sebagai keputusan analisis trade off. Seperti contohnya dalam memutuskan jumlah persediaan yang tersedia. Pengambil keputusan harus dapat memikirkan trade-off antara kenaikan tingkat layanan pelanggan. Sehingga akan menghasilkan tambahan persediaan tersebut. Di dalam memilih peralatan pengambil keputusan harus selalu mengevaluasi manfaat dari fitur tambahan atas biaya dari fitur tambahan tersebut. Di dalam penjadwalan lembur untuk meningkatkan output, manajer harus dapat membandingkan nilai kenaikan output dengan biaya lembur yang lebih besar.

D.     Metrik Kinerja

Sebelum manajer mempergunakan metric untuk mengelola serta mengendalikan operasi. Terdapat banyak metric yang dipakai, yaitu meliputi metric yang berkaitan dengan biaya, laba, mutu, aset, persediaan jadwal, produktivitas, serta keakuratan ramalan.

E.     Pendekatan Sistem

Perspektif sistem hampir selalu menguntungkan didalam pengambilan keputusan. Sistem bisa didefinisikan sebagai serangkaian bagian yang saling berkaitan yang harus bekerja sama. Di dalam organisasi bisnis organisasi bisa dianggap sebagai sistem yang terdiri dari beberapa subsistem.

Pendekatan sistem menukarkan hubungan timbal balik antar subsistem, akan tetapi tema utamanya ialah keseluruhan lebih besar dibandingkan jumlah bagian-bagiannya. Oleh sebab itu, dari sudut pandang sistem, output serta tujuan organisasisecara keseluruhan lebih diutamakan dibandingkan orang-orang dari setiap subsistem.

Pendekatan alternative berkonsentrasi kepada efisiensi dibeberapa subsistem, sehingga bisa mencapai efisiensi secara keseluruhan. Akan tetapi, pendekatan tersebut mengabarkan fakta bahwa organisasi harus beroperasi di dalam lingkungan dengan sumber daya langka serta beberapa subssistem ini sering sekali menghadapi komptesi langsung dengan sumber daya langka, sehingga diperlukan pendekatan teratur untuk alokasi sumber daya.

Pendekatan sistem sangat penting setiap kali terdapat sesuatu yang sedang didesain, didesain ulang, diterapkan, diperbaiki ataupun paling tidak diubah. Pendekatan sistem penting juga untuk memperhitungkan dampak atas seluruh bagian dari sistem tersebut. Seperti misalnya apabila model mobil dimasa yang akan datang akan menambah, seorang pendesain harus memperhitungkan bagaimana pelanggannya akan memandang perubahan tersebut, instruksi untuk menggunakan rem, peluang penyalahgunaanya, biaya untuk menghasilkan rembaru, prosedur instalasi, daur ulang rem yang aus, dan prosedur perbaikannya. Selain itu juga tenaga kerjanya akan memerlukan pelatihan untuk membuat ataupun merakit jadwal produksi bisa berubah, prosedur persediaan mungkin harus berubah, iklan harus menginformasikan fitur baru, standard mutu harus ditetapkan, dan suku cadang dari pemasok harus dipilih.

Kompetisi global serta pengalihdayaan (outsourcing) yang meningkatkan penjangnya rantai pasokan perusahaan, lebih penting dari rantai pasokan perusahaan yang telah ada yang mempergunakan pendekatan sistem untuk memperhatikan “gambar besar” didalam pengambilan keputusan mereka.

F.      Menetapkan Prioritas

Pada hampir setiap situasi, manajer menemukan fakta bahwa faktor tertentu ternyata lebih penting daripada faktor lainnya. Dengan menyadari hal seperti ini, manajer bisa mengarahkan upayanya menuju arah yang paling baik dalam menghindari pemborosan waktu serta energy pada faktor yang tidak penting.

Dalam hal ini khusus kepemilikan dan juga pengoperasian mobil, mobil mempunyai banyak bagian dan sistem yang bisa saja tidak berfungsi. Beberapa bagian dan sistem sangat penting. Mobil tidak akan berfungsi ataupun akan berbahaya beroperasi tanpa bagian dan sistem ini. Beberapa objek yang sangat penting yaitu mencakup mesin dan penerus daya, rem, sistem listrik, setir, dan sistem pendinginan. Dalam memilihara serta memperbaiki mobil, objek-objek tersebut harus menerima prioritas tertinggi apabila tujuannya ialah mempunyai transportasi yang aman dan andal.

Terdapat objek lainnya yang jauh kurang penting seperti misalnya bagian yang hilang dari krom, goresan cat, sedikit penyok, serta tempat duduk yang usang. Dalam hal bidang transportasi, objek seperti itu harus menerima perhatian hanya setelah objek lainnya yang lebih penting sudah terlaksana.

Diantara kedua prioritas tersebut, terdapat berbagai objek dengan prioritas menengah. Objek seperti ini semestinya memperoleh perhatian sesuai dengan kepentingannya terhadap seluruh sasaran. Rincian objeknya mencakup seperti ban yang menipis, batrai yang lemah, dan sebagainya.

Sudah jelas bahwa relatif sedikit faktor yang sering kali sangat pening, sehingga menghadap faktor ini pada umumnya akan mempunyai dampak besar yang tidak sebanding dengan hasil yang dicapai. Dampak ini disebut juga dengan fenomena pareto yang berarti segala sesuatu tidaklah sama, sejumlah kecil faktor yang menjelaskan persentase besar dari terjadinya beberapa peristiwa.

Ada sedikit faktor yang sangat penting untuk mencapai tujuan ataupun memecahkan masalah dan ada banyak faktor lainnya yang tidak penting. Implikasinya ialah manajer harus dapat menelaah setiap situasi, mencari beberapa faktor yang akan mempunyai dampak paling besar serta memberikan prioritas tertinggi. Hal ini merupakan salah satu konsep paling penting dan merupakan konsep dasar di dalam manajemen operasi. Faktanya, konsep ini bisa diaplikasikan diseluruh tingkat manajemen serta setiap aspek pengambilan keputusan, baik professional ataupun pribadi.

G.    Etika

Di dalam mengambil keputusan seorang manajer harus mempertimbangkan bagaimana keputusannya tersebut akan mempengaruhi pemegang saham, pelanggan, manajemen karyawan, masyarakat secara umum serta lingkungannya. Penemuan solusi terbaik untuk semua pemangku kepentingan tidak selalu mudah, akan tetapi sasaran tersebut harus dicapai oleh seluruh manajer. Disamping itu, bahkan manajer dengan maksud terbaik kadang kala akan membuat kesalahan. Apabila memang terjadi kesalahan, manajer harus dapat bertindak secara bertanggunag jawab untuk memperbaiki kesalahan tersebut.

Manajer operasi, seperti halnya semua manajer mempunyai tanggung jawab untuk membuat keputusan yang etis. Masah-masalah etis yang muncul di dalam banyak aspek manajemen operasi mencakup hal-hal sebagai berikut:

a)      Laporan keungan mewakili kondisi keunagn organisasi secara akurat

b)      Keselamatan produk menyediakan produk yang meminimalkan resiko kerugian untuk pengguna atau kerusakan harta benda atau lingkungan

c)      Keselamatan tenaga kerja menyediakan pelatihan yang memadai, memelihara peralatan dalam kondisi kerja yang bagus, memelihara libgkunagn kerja yang aman

d)      Mutu: menghargai jaminan, menghindari kecacatan yang tersembunyi

e)      Masyarakat: menjadi tetangga yang baik

f)       Lingkung: tidak melakukan hal-hal yang akan merugikan lingkungan

g)      Perekrutan dan pemecatan tenaga kerja: menghindari pretense yang salah

h)      Hak tenaga kerja menghargai hak tenaga kerja, menghadapi masalah tenaga kerja secara cepat dan adil

i)        Penutupan fasilitas mempertimbangkan dampaknya pada masyarakat dan menghargai komitmen yang telah dibuat.

Banyak organisasi membuat kode etik untuk memanda perilaku kartyawan atau anggota organisasi.