Apa Saja Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor?

Apa Saja Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor?

Pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Pelaksanaannya dilakukan dengan menggunakan alat baik itu mesin maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan serta menghemat tenaga, biaya, dan waktu.

Jika diteliti lebih lanjut mengenai kegiatan yang bisa dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam beberapa kelompok, antara lain yaitu:

1)      Mencatat, yakni kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern serta kebutuhan keterangan yang dibutuhkan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.

2)      Mengumpulkan / menghimpun , yakni kegiatan mencari serta mengusahakan tersedianya segala keterangan atau informasi yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana, menjadi siap dipergunakan jika mana diperlukan.

3)      Menggandakan, yakni kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang dibutuhkan.

4)      Mengolah, yakni macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud untuk menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

5)      Menyimpan, yakni kegiatan menaruh ataupun melekatkan dengan berbagai cara serta alat dan tempat tertentu sehingga sistematis dan juga aman.

Pengelompokan pekerjaan kantor di atas, ialah tugas-tugas rutin dan bekesinambungan serta dilaksanakan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, diantaranya berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, membuat jadwal, menghitung, membuat grafik, dan chard.

a)      Pekerjaan Tulis-Menulis

Pada hakikatnya seluruh pekerjaan kantor (prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja), dinyatakan secara tertulis serta disusun secara sistematis sebagai produk kantor yang siap untuk disajikan apabila diperlukan. Dan salah satu produk kantor tersebut ialah warkat yang setiap catatan tertulis ataupun bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), reliable (nyata) dan actual (hangat).

Di setiap kantor, baik itu kantor pemerintah maupun kantor sawasta, besar ataupun kecil, setiap hari banyak menerima dan mengirirm surat yang jumlahnya tergantung besar dan kecilnya kantor tersebut. Kantor yang besar dan luas tentu jangkauannya membutuhkan lebih banyak surat yang harus ditangani dibandingkan dengan kanator yang ruang lingkup usahanya sempit.

Akan tetapi semua itu harus mendapat perhatian yang besar, agar dapat memberi kesan yang baik dan akan menumbuhkan keprcayaan dari pihak luar atau masyarakat secara luas. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan bagian dari promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya bisa menambah relasi atau hubungan yang lebih luas.

Dari uraian tersebut bisa disimpulkan bahwa Pekerjaan Tulis-Menulis Adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) mengenai keterangan yang dibutuhkan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

b)      Mengetik

Pekerjaan mengetik pada hakikatnya adalah pekerjaan juru tulis. Bahan yang diketik antara lain yaitu warkat seperti nota, surat, memo, catatan neraca pembukuan, naskah-naskah perjanjian, dan laporan-laporan.

Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:

1)      Mempercepat pekerjaan itulis menulis.

2)      Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.

3)      Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.

4)      Praktis.

5)      Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.

Kemampuan mengetik bagi pegawai tata usaha adalah syarat dasar untuk melaksanakan pekerjaan kantor. Juru ketik yang efektif adalah mereka yang berkemampuan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata usaha (terutama juru tik) diharapakan mempunyai kemampuan dengan kecepatan minimal 250 hpm, selain itu juga harus mempunyai pengetahuan mengenai jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik, tanda-tanda koreksi, bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.

{|CATATAN| Merupakan sebuah kekeliruan jika Anda melewatkan 5 artikel terkait berikut ini:
1) Untuk Apa Kita Belajar Administrasi Perkantoran?
2) Pengertian Administrasi, Kantor, dan Administrasi Perkantoran
3) 8 Unsur Administrasi Perkantoran
4) Peran Administrasi Perkantoran dalam Perusahaan

5) Asas-Asas Pokok Manajemen Perkantoran}

c)      Pekerjaan Menghitung

Pekerjaan menghitung biasanya lebih banyak berkaitan dengan masalah uang. Seperti yang kita ketahui bahwa setiap organisasi, kantor ataupun badan usaha lainnya, pasti akan terlibat dengan keluar masuknya uang, sebab setiap kegiatan pasti memerlukan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Di dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut dengan pengeluaran dan uang masuk disebut sebagai pendapatan atau penerimaan.

Pekerjaan kantor tidak akan pernah berhenti sepanjang organisasi masih berdiri, itu artinya masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin setiap harinya yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan yang rutin pula.

Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin dapat bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN), bagi kantor jasa hasil pendapatan rutinnya didapat dari sewa atau kontrak barang dan juga bunga bank, sementara pengeluaran rutin (Pemerintah maupun swasta) antara lain yaitu:

1)      Belanja barang, contohnya pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.

2)      Belanja pegawai, contohnya pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya.

3)      Biaya transportasi, contohnya antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan sebagainya.

4)      Biaya lain-lain, contohnya pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya.

Seluruh penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung serta dibukukan menurut cara-cara tertentu, yang dinamakan sebagai tata buku. Di dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan dengan buku harian, yakni buku untuk mencatat berbagai macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan.

Transaksi adalah kejadian atau perbuatan usaha, seperti menerima tagiahan, membeli barang, membayar utang, menjual barang, membayar ongkos angkutan, menyimpan uang dibank, mengambil uang simpanan dibank, membayar gaji, lembur dan sebagainya.

Buku-buku yang termasuk dalam golongan buku harian ialah buku kas, buku bank, buku penjualan, buku pembelian, dan sebagainya. Bentuk masing-masing buku tersebut sangat berfariasi, oleh karena itu bisa saja buku kas dikantor A tidak sama dengan bentuk buku kas dikantor B dan C.

d)      Pekerjaan Membuat Jadwal, Grafik, dan Chart

Dengan bertambah luasnya kegiatan, bertambah besarnya organisasi dan juga bertambahnya jumlah pegawai serta ada perkembangan atau kemajuan yang dicapai, tentu akan berakibat pula pada bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang harus dilaksanakan.

Setiap pegawai, biasanya tentu menginginkan agar pekerjaan bisa dilaksanakan dengan mudah, cepat, tepat, praktis dan efisien. Untuk dapat mencapainya, maka diperlukan sebuah analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan berbagai cara, diantaranya dengan membuat jadwal, grafik dan juga chart (tabel).

e) Jadwal

Jadwal adalah perencanaan terhadap penyelesaian pekerjaan yang membutuhkan proses tindak lanjut. Jadwal juga bisa diartikan sebagai pembagian setangkain pekerjaan berdasarkan waktu. Jadwal yang telah disusun biasanya ditulis pada papan ataupun kertas yang lebar serta khusus dan digantung disekitar ruang kantor yang strategis, agar seluruh pegawai dapat melihat kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilakukan disamping pekerjaan rutin organisasi. Lebih lanjut format jadwal dibuat sesuai dengan kebutuhan kantor, jadi mungkin saja format jadwal pada kantor A akan berbeda dengan format kantor B.