Asas-Asas Pokok Manajemen Perkantoran

Asas-Asas Pokok Manajemen Perkantoran

Pengorganisasian ialah penentuan dan penggolongan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk tujuan perusahaan/organisasi, pengelompokan kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang kepala/manajer, dan pelimpahan wewenang tertentu kepada pihak tertentu untuk pelaksanaanya di lapangan.

Pengorganisasian/manajemen pekerjaan kantor jika dikaitkan dengan organisasi secara keseluruhan, maka bisa menggunakan 3 (tiga) asas, yakni asas Sentralisasi, asas Desentralisasi dan asas campuran antara Sentralisasi dan Desentralisasi (Dekonsentralisasi).

1.      Asas Sentralisasi (Pemusatan)

Dalam hal ini Asas Sentralisasi adalah pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu (kelompok tunggal dan juga manajemennya diserahkan kepada satu orang yang khusus bertanggung jawab di dalam bidang aktivitas perkantoran).

Jadi seluruh kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan serta dilaksanakan oleh sebuah organisasi yang berdiri sendiri, sementara kelompok lainnya (kelompok operatif) tidak boleh mengerjakan tugas-tugas pekerjaan kantor. Seluruh kegiatan dalam bidang tata usaha akan dilaksanakan oleh satuan pelayanan, contohnya bagian sekretaris ataupun bagian TU.

Pada asas sentralisasi, manajer kantor memegang peranan yang sangat menentukan, dalam artian kepala kantor bertanggung jawab akan keberlangsungan dan keberesan pekerjaan kantor kepada Top Manajer. Kita lihat di bawah ini bagan asas pemusatan secara Skematis:

Asas sentralisasi ini memiliki beberapa kelebihan, antara lain yaitu:

a)      Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran.

b)      Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat diterapkan secara cepat dan seragam).

c)      Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.

d)      Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatakan.

e)      Adanya fleksibilitas dalam organisasi.

f)       Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat.

g)      Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang cakap.

h)      Dapat Mencegah duplikasi fungsi.

Sementara itu kekurangan asas sentralisasi ini antara lain yaitu:

a)      Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu bisa menjamin dan melayani kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiap-tiap bagian.

b)      Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit.

c)      Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam waktu).

d)      Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh.

e)      Dapat menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat.

f)       Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.

2.      Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran ataupun penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai satu kesatuan yang seolah-olah berdiri sendiri. Dalam asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor ada di seluruh unit atau bagian organisasi. Itu berarti kegiatan kantor terpencar (tersebar) ke seluruh unit atau bagian organisasi.

Jadi dalam hal ini masing-masing unit (bagian) melaksanakan kegiatan kantor. Dan setiap manajer (kepala kantor) akan bertanggung jawab pada kegiatan kantor yang berada dibawah pimpinannya dan setiap bagian tidak bisa melewati batas tanggung jawabnya. Contohnya seperti kepala bagian keuangan hanya akan bertanggung jawab atas pekerjaan kantor pada bagian keuangan saja.

Dalam asas disentralisasi ini juga masing-masing satuan organisasi serta seluruh organisasi selain melaksanakan tugas-tugas induknya juga melaksanakan seluruh kerja ketatausahaan yang ada di dalam lingkungannya sendiri. Seperti contohnya bagian produksi dalam suatu perusahaan juga melaksanakan tugas-tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat dan lain sebagainya.

Berikut ini beberapa keuntungan sistem asas Desentralisasi:

a)      Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing.

b)      Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang sesuai dengan syarat-syarat tertentu.

c)      Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan.

d)      Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan.

e)      Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif.

Sementara beberapa kelemahan asas desentralisasi antara lain yaitu:

a)      Pekerjaan akan terlalu bebas.

b)      Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi.

c)      Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor (adanya pemborosan biaya).

d)      Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip.

3.      Asas Campuran Sentralisasi dan Desentralisasi (Dekonsentralisasi)

Pada umumnya sebuah organisasi/perusahaan yang sudah berkembang bisa dibentuk unit pelayanan pusat untuk melaksanakan serta bertanggungjawab terhadap pekerjaan kantor yang berada pada seluruh organisasi/perusahaan. Sebaliknya pekerjaan kantor yang kurang tepat jika dipusatkan maka tetap dikerjakan oleh unit yang bersangkutan. Pengorganisaian pekerjaan kantor seperti ini merupakan sistem kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.

Berdasarkan pertimbangan praktis, biasanya perusahaan/organisasi kantor menggunakan asas kombinasi. Oleh karena itu bisa dikatakan bahwa sedikit sekali perusahaan/organisasi kantor yang hanya atau khusus menggunakan sistem sentralisasi ataupun desentralisasi.

Masalah pemilihan sistem organisasi tergantung pada sistem mana yang paling menguntungkan bagi organisasi itu sendiri. Hal ini tentu saja setelah dilaksanakannya peninjauan dan penilaian dari segala segi, terutama ketepatgunaannya bisa berjalan atau tidak. Ada baiknya setiap organisasi diselenggarakan sesederhana mungkin, tanpa melepaskan atau melupakan kemungkinan perkembangannya dikemudian hari. Akan tetapi juga, untuk menghindari banyaknya gangguan terhadap unit pekejaan operatif, sebaiknya unit-unit operatif memperoleh bantuan dan petunjuk dari tenaga ahli perkantoran yang ada pada unit pelayanan pusat.

{|CATATAN| Merupakan sebuah kekeliruan jika Anda melewatkan 5 artikel terkait berikut ini:
1) Untuk Apa Kita Belajar Administrasi Perkantoran?
2) Pengertian Administrasi, Kantor, dan Administrasi Perkantoran
3) 8 Unsur Administrasi Perkantoran
4) Peran Administrasi Perkantoran dalam Perusahaan

5) Apa Saja Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor}

Dalam hal ini menurut Dr. Sedarmayanti, M.Pd. dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Perkantoran”. Asas-asas Pokok Pengorganisasian adalah:

a)      Asas Pembagian Tugas

Asas pembagian tugas disini adalah menentukan perlunya tugas untuk dibagi habis sehingga bisa dijamin adanya bagian yang bertanggung jawab di dalam menyelenggarakan tugas yang dimaksud. Oleh karenanya perlu ada perumusan tugas yang jelas sehingga bisa dicegah terjadinya duplikasi, benturan dan kekaburan bagian tugas.

b)      Asas Fungsionalisasi

Asas fungsionalisasi menentukan bahwa dalam penanganan suatu masalah dan juga dalam rangka mewujudkan koordinasi yang bagus antar kegiatan, maka bagian fungsional berkewajiban untuk memprakarsainya.

c)      Asas Koordinasi

Asas koordinasi menekankan pada perlunya setiap bagian memadukan, menserasikan, dan menyelaraskan baik dalam kegiatan, waktu, ataupun perumusan kebijakan dan pengawasan, pemrograman dan penganggaran, pengendalian dan pengawasan tugas serta fungsi-fungsi yang diembannya.

d)      Asas Kesinambungan

Asas kesinambungan menekankan pada keharusan bahwa tugas-tugas harus berjalan secara terus menerus sesuai dengan kebijakan serta program yang sudah ditetapkan, tanpa bergantung pada diri pejabat tertentu.

e)      Asas Akrodion

Asas akrodion menekankan bahwa organisasi bisa berkembang ataupun mengecil sesuai dengan tuntutan tugas dan beban kerjanya.

f)       Asas Pendelegasian Wewenang

Asas pendelegasian wewenang mengharuskan setiap pimpinan untuk melimpahkan sebagian tugas serta kewenangannya kepada pejabat yang menjadi bawahannya.

g)      Asas Keluwesan

Dalam hal ini asas keluwesan menghendaki agar organisasi selalu mengikuti serta menyesuaikan diri dengan perkembangan dan juga perubahan keadaan, sehingga bisa dihindar dari kekakuan dalam pelaksanaan tugas.

h)      Asas Rentang Pengendalian

Asas rentang pengendalian bertujuan agar dalam menentukan jumlah satuan organisasi ataupun orang yang dibawahi oleh seorang pejabat pimpinan, diperhitungkan secara rasional mengingat adanya keterbatasan kemampuan seorang pimpinan atasan dalam mengadakan pengendalian terhadap para bawahnya. Apabila perlu adanya perbandingan (rasio) Unit kerja yang secara hirarki berbentuk piramida, dengan angka-angka perbandingan seperti misalnya 1 : 3 - 7, sebagai berikut:

Hal ini tentu sangat penting, dalam hubungan dengan penggolongan jabatan, uraian pekerjaan, analisis pekerjaan serta evaluasi pekerjaan. Juga penting, demi menghindari pekerjaan yang tumpuk, macet, dan terbengkalai. Jadi jangan sampai ada pekerjaan ataupun unit kerja yang berada di luar jangkauan pengendalian dari setiap pimpinan, hal ini karena dalam diri setiap pimpinan melekat juga fungsi pengawasan.

i)        Asas Jalur dan Staf

Asas jalur dan staf merupakan asas yang menentukan bahwa dalam penyusunan organisasi perlu dibedakan antara satuan- satuan penyusun organisasi perlu yang melaksanakan tugas pokok instansi, dengan satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas-tugas bantuan.

j)       Asas Kejelasan dalam Pembaganan/Struktur

Asas Pembaganan dalam hal ini mengharuskan setiap organisasi mengambarkan susunan organisasinya, supaya setiap pihak yang berkepentingan bisa segera memahami kedudukan dan hubungannya dari setiap satuan organisasi yang ada.