Bentuk-Bentuk Organisasi Kantor

Bentuk-Bentuk Organisasi Kantor

Bagan organisasi menggambarkan mengenai susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama. Setidaknya bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, antara lain yaitu:

1) Pembagian kerja

2) Rantai perintah

3) Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4) Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan

5) Tingkatan manajemen

Lebih lajut dalam hal ini bentuk-bentuk organisasi kantor (bentuk-bentuk pengorganisasian) bisa dibedakan menjadi beberapa macam, antar lain yaitu:

1. Organisasi Garis/Lini

Organisasi garis/lini adalah suatu bentuk organisasi yang didalamnya terdapat garis wewenang, yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan. Seluruh bagian mulai dari pucuk pimpinan sampai dengan yang terendah dihubungkan dengan suatu garis wewenang atau komando.

Di dalam tipe organisasi garis/lini, kekuasaan berjalan secara langsung dari atasan kepada bawahan, langsung dari manajemen/manajer kepada orang-orang/karyawan, sampai setiap orang dalam organisasi tercakup di dalamnya. Suatu perintah datang dari atasan kepada para bawahannya dalam garis langsung.

Setiap kepala bagian/departemen/divisi memiliki tanggung jawab untuk melapor pada bagian atau unit yang berada satu tingkat di atasnya. Bentuk organisasi garis/lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk militer (military organization). Sistem ini merupakan yang paling praktis, hal ini karena tata hubungannya sangat sederhana. Dari Top Manajer sampai dengan bawahan yang paling bawah, segala sesuatunnya berlangsung menurut garis komando biasa, itu artinya tidak ada kompleksitasi didalam sikap pimpinan.

Dalam sistem ini organisasi kantor dibagi ke dalam satuan-satuan yang bulat pada tingkat jenjang yang dibutuhkan. Kekuasaan serta tanggung jawab mengalir dalam suatu garis lurus dari bagian puncak ke bagian terbawah dengan mengemban tanggung jawab yang paling besar (top manajer), dan makin berkurang atau mengecil pada tingkat manajemen yang yang lebih rendah (pekerja).

Masing-masing kepala satuan organisasi memegang sebuah wewenang bulat dan memikul tanggung jawab tentang segala hal yang termasuk ke dalam bidang kerja satuannya. Seluruh pegawai menerima perintah dan juga instruksi langsung dari pimpinan satuan dan mereka hanya bertanggung jawab kepadanya saja, arus wewenang serta tanggung jawab berjalan melalui saluran yang tunggal secara lurus dan vertikal, sehingga strukturnya sangat sederhana. Dalam sistem seperti ini tentu saja pucuk pimpinan dan kepala-kepala bagian harus sangat cakap, tangkas serta ahli dalam segala bidang urusan termasuk di dalam bidang pekerjaannya.

Ciri-ciri Organisasi Lini

Ciri-ciri organisasi garis/lini antara lain yaitu:

1)      Struktur organisasi sederhana dan stabil

2)      Hubungan antara atasan dengan bawahan bersifat langsung yang dihubungkan suatu garis wewenang/komando

3)      Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan yang bersangkutan, sehingga dianggap mempunyai sumber kekuasaan tunggal

4)      Masing-masing pimpinan unit/bagian mempunyai tanggung jawab dan wewenang penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada dalam unitnya

5)      Jumlah pegawai sedikit, sehingga memungkinkan diantara mereka untuk saling mengenal

6)      Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil

7)      Tingkat spesialisasi biasanya belum begitu tinggi

8)      Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

Keuntungan:

1)      Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik

2)      Koordinasi lebih mudah dilaksanakan

3)      Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)

4)      Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan

5)      Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat

6)      Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat

7)      Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi

8)      Adanya penghematan biaya

9)      Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakatbakat pimpinan.

10)  Pengawasan berjalan efektif

Kelemahan:

1)      Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi

2)      Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel)

3)      Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan, karena dipegang sendiri

4)      Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan

5)      Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri

6)      Kurang tersedianya saf ahli

2. Organisasi Staff

Organisasi staff adalah suatu bentuk organisasi yang hanya memiliki hubungan dengan pimpinan tertinggi. Dalam organisasi seperti ini bawahan hanya berfungsi memberikan bantuan untuk kelancaran tugas pimpinan saja. Staf tidak memiliki garis komando kebawah. Di dalam prakteknya, organisasi kantor yang murni menjalankan sistem/bentuk staff tidaklah ada, hal ini karena tidak ada pekerjaan kantor yang seratus persen terdiri atas pekerjaan pikiran saja. Bentuk organisasi seperti ini biasanya sangat cocok apabila digabungkan dengan bentuk organisasi lainnya.

{|CATATAN| Berikut 3 rekomendasi artikel terkait:
1) Organisasi Dalam Kantor
2) 7 Unsur Organisasi
3) Prinsip-Prinsip Organisasi}

3. Organisasi Garis dan Staff

Di dalam bentuk organisasi garis dan staf, asas kesatuan komando tetap ada. Wewenang akan dilimpahkan secara vertikal dari pimpinan tertinggi sampai ke pada unit yang paling bawah. Para staff hanya bertugas untuk memberikan bantuan, saran-saran serta pelayanan kepada pimpinan dalam mengambil keputusan ataupun kebijakan. Digunakan atau tidaknya saran dari staff sangat tergantung pada keputusan pimpinan sendiri. Dibutuhkan tenaga staff karena pada organisasi yang besar, pimpinan tidak mungkin bisa menguasai pekerjaan yang sangat luas, pimpinan membutuhkan tenaga khusus sebagai penasehat ahli dalam bidang perkantoran.

Ciri-ciri Organisasi Garis dan Staff

Berikut beberapa ciri dari organisasi garis dan staff:

1)      Biasanya organisasi adalah besar, dan mungkin juga bersifat kompleks

2)      Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak bersifat langsung

3)      Jumlah pegawai biasanya cukup banyak

4)      Terkadang pimpinan tidak mengenal semua karyawan/pegawainya. Mungkin pula diantaranya pegawai pun terjadi tidak saling mengenal

5)      Kesatuan perintah tetap ada setiap atasan membawahi sejumlah pegawai tertentu

6)      Banyak spesialisasi pekerjaan yang diperlukan dan digunakan secara maksimal

7)      Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang garis dan wewenang staf.

Keuntungan:

1)      Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.

2)      Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.

3)      Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana.

4)      Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.

5)      Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.

6)      Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.

7)      Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya.

8)      Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli.

Kelemahan:

1)      Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat

2)      Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting

3)      Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal

4)      Pimpinan lini mengabaikan advis staf

5)      Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar

6)      Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang

7)      Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks

8)      Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini.

4. Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional pada umumnya disusun berdasarkan sifat serta macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan. Pada tipe organisasi fungsional, masalah pembagian kerja (spsialisasi) benar-benar akan diperhatikan. Pembagian kerja akan didasarkan pada spesifikasi, sehingga setiap pejabat hanya akan mengerjakan suatu tugas tertentu saja. Pimpinan tertinggi akan mendelegasikan wewenangnya kepada pimpinan-pimpinan yang ada dibawahnya, lalu kemudian sesuai dengan spesialisasinya diteruskan kepada para pelaksana. Para bawahan atau pelaksana akan memperoleh perintah dari beberapa atasan yang masing-masing menguasai suatu keahlian khusus serta bertanggung jawab sepenuhnya atas bidang masing-masing.

Ciri-ciri Organisasi Fungsional

Berikut ini beberapa ciri-ciri organisasi fungsional:

1)      Adanya pembidangan tugas yang jelas dan tegas

2)      Bawahan menerima perintah dari beberapa atasan

3)      Spesialisasi pegawai dapat dikembangkan

4)      Koordinasi antara pegawai yang menjalankan tugas atau fungsi yang sama dapat dilakukan

5)      Koordinasi menyeluruh ada pada eselon atas. 

Keuntungan:

1)      Spesialisasi dilakukan secara optimal

2)      Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan

3)      Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing

4)      Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib

5)      Pembidangan tugas menjadi jelas

6)      Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.

Kelemahan:

1)      Pekerjaan seringkali sangat membosankan

2)      Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan

3)      Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja.

5. Organisasi Kepanitiaan

Pada organisasi kepanitiaan, organigasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesai pulalah organisasi tersebut.

Keuntungan:

1)      Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil

2)      Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci

3)      Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu tim

Kelemahan:

1)      Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama

2)      Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas

3)      Kreativitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kolektivitas lebih dipentingkan.