Komunikasi dalam Organisasi Kantor

Komunikasi dalam Organisasi Kantor

Dalam sebuah organisasi komunikasi mutlak diperlukan. Tanpa komunikasi atau adanya komunikasi yang baik maka bisa dikatakan mustahil untuk mencapai tujuan organisasi.

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian atau pengiriman pesan/berita dari komunikator kepada komunikan untuk mencapai suatu tujuan dan pesan bisa dimengerti dengan baik. Sementara organisasi ialah alat atau wadah dimana orang-orang melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan sebuah struktur tata pembagian kerja serta hubungan kerja antar sekelompok orang.

Komunikasi ialah salah satu bidang yang sangat penting peranannya dalam setiap kegiatan kantor, hal ini karena kantor merupakan sebuah pusat pengolahan keterangan, tempat para pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau tata usaha, tempat orang berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor.

Seorang manajer kantor harus bisa berkomunikasi secara efektif dengan seluruh pegawai kantor, baik itu komunikasi secara horizontal ataupun secar vertikal atau diagonal. Pengurusan informasi yaitu penyampaian dan penerimaan berita bisa berjalan dengan baik, jika dalam kantor terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif akan menciptakan sebuah iklim kerja yang sehat serta terbuka. Hal ini tentunya sangat penting guna meningkatkan kreativitas dan juga dedikasi dari para pegawai kantor.

Kegiatan kantor tidak terlepas dari membaca, tulis-menulis, berbicara dan mendengarkan. Seluruh kegiatan tersebut mengandung informasi atau keterangan yang sangat berarti bagi kepentingan kantor itu sendiri. Oleh sebab itu komunikasi kantor atau tata hubungan kantor adalah komunikasi yang bisa berlangsung setiap saat, oleh siapa saja, dengan siapa saja, dimana saja dan kapan saja.

Agar komunikasi bisa berjalan dengan efektif, komunikator harus mempunyai ketrampilan dalam berkomunikasi. Teknik keterampilan komunikasi tersebut meliputi cara berbicara, cara berpikir serta cara menggunakan sarana komunikasi.

Selain itu juga dalam berkomunikasi harus memeperhatikan etika. Etika berkomunikasi ialah penyampaian pesan atau berita antara komunikator dan komunikan dengan memperhatikan perilaku, sikap yang baik dan tidak baik untuk dilakukan ketika melakukan komunikasi dengan orang lain.

Ada beberapa hal dalam berkomunikasi yang harus memperhatikan untuk menghindari kegagalan dalam berkomunikasi, antara lain yaitu:

1)      Persepsi (pengertian pikiran)

2)      Kreadibilitas ( unsur kepercayaan kepada orang lain)

3)      Ketepatan

4)      Kecocokan/keserasian

5)      Pengendalian

Organisasi kantor pasti berhubungan dengan bisnis. Dalam hal ini faktor yang sangat mempengaruhi keberhasilan dalam kegiatan bisnis adalah ketrampilan berkomunikasi, yang meliputi:

1)      Keterampilan mendengarkan

2)      Keterampilan berbicara

3)      Keterampilan membaca

4)      Keterampilan menulis

Terdapat beberapa hal yang harus dilakukan agar keterampilan berkomunikasi terus meningkat, antara lain yaitu:

1)      Menilai diri sendiri secara jujur

2)      Menentukan setiap tujuan komunkasi secara jelas

3)      Meningkatkan kemampuan berkomunikasi melalui latihan-latihan atau praktekpraktek

Dalam organisasi dibutuhkan komunikasi yang efektif . Untuk mencapai komunikasi yang efektif tersebut dibutuhkan beberapa cara, yakni kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik.

{|CATATAN| Berikut 2 rekomendasi artikel terkait:
1) Teknik Komunikasi dengan Pelanggan, Pimpinan dan Kolega
2) Klasifikasi Komunikasi}

Di era modern seperti ini komunikasi merupakan subjek yang sangat penting, maka perusahaan-perusahaan besar pada umumnya menggunakan ahli komunikasi untuk membantu memecahkan masalah-masalah komunikasi internal perusahaan.

Komunikasi umpan balik atau dua arah akan memungkinkan proses komunikasi berjalan secara lebih efektif dan bisa menciptakan lingkungan yang komunikatif di dalam organisasi. Dalam hal ini para manajer dituntut harus aktif. Penggunaan manajemen pertisipatif dan komunikasi tatap muka adalah cara untuk meningkatkan efektifitas komunikasi melalui penggunaan umpan balik.

Untuk bisa menjadi komunikator yang efektif, maka harus melakukan latihan-latihan dalam bentuk penulisan ataupun penyampaian berita secara lisan dengan maksud untuk meningkatkan pemahaman terhadap simbol-simbol, pengutaraan yang tepat, penggunaan bahasa yang baik dan benar, serta kepekaan terhadap latar belakang pernerima berita.

Salah satu alat yang digunakan yaitu active listening yang digunakan untuk mengembangkan keterampilan manajemen para manajer. Sebagai dasar peralatan ini ialah menggunakan reflective statements (pernyataan balik) oleh para pendengar.

Dalam hal ini The American Management Association (AMA) menyusun sepuluh (10) pedoman efektifitas komunikasi organisasi, antara lain yaitu:

1)      Cobalah menjernihkan gagasan Anda sebelum berorganisasi.

2)      Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara keseluruhan bilamana anda berkomunikasi.

3)      Teliti kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi.

4)      Berkonsultasi dengan orang lain, bila perlu dalam merencanakan komunikasi.

5)      Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan sesuatu yang dapat membantu atau bernilai bagi penerima.

6)      Berhati-hati ketika anda berkomunikasi, mengenai nada maupun isi pokok dari pesan anda.

7)      Lakukan tindak lanjut komunikasi Anda.

8)      Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi Anda.

9)      Berkomunikasi untuk hari esok sebagai hari ini.

10)  Berusahalah bukan saja untuk dimengerti tetapi juga untuk mengerti serta jadilah pendengar yang baik.