Pengertian Administrasi, Kantor, dan Administrasi Perkantoran

Pengertian Administrasi, Kantor dan Administrasi Perkantoran

Administrasi berasal dari kata bahasa latin, ad dan ministrare. Ad berarti intensif dan ministrare berarti melayani, membantu, atau memenuhi. Sementara dalam bahasa inggris yaitu administration.

Sementara itu jika kita melihat dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha.

Dalam arti sempit, administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data serta informasi secara sistematis yang bertujuan untuk menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan dan memudahkan untuk mendapatkan kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dalam hal ini dengan kata lain disebut tata usaha.

Sedangkan dalam arti luas, administrasi adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang berdasarkan pada pembagian kerja yang sebelumnya telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Pengertian Kantor

Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat dari kegiatan administrasi serta tempat pengendalian kegiatan informasi. Lebih jauh lagi bisa dikatakan bahwa kantor merupakan pusat pengolaan data dan keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan juga para staf personil (pegawai) melakukan aktivitas manajemen. Sedangkan menurut KBBI, kantor adalah balai (gedung, ruang, rumah) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja.

Pengertian kantor juga dapat ditinjau dari dua segi, yaitu segi fisik dan segi aktivitas. Dari segi fisik: Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang sifatnya statis, yakni suatu tempat penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen. Misalnya, pengurus informasi (information handling) dan pemeliharaan warkat (records keeping). Sementara dari segi aktivitas: Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yaitu terdapatnya pembagian pekerjaan diantara mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.

{|CATATAN| Merupakan sebuah kekeliruan jika Anda melewatkan 5 artikel terkait berikut ini:
1) Untuk Apa Kita Belajar Administrasi Perkantoran?
2) 8 Unsur Administrasi Perkantoran
3) Peran Administrasi Perkantoran dalam Perusahaan
4) Asas-Asas Pokok Manajemen Perkantoran

5) Apa Saja Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor}

Ciri-Ciri Kantor

a)      Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan

b)      Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, metode kerja, penyederhanaan sistem management, mencapai efisiensi dalam pekerjaan tata usaha.

Unsur-Unsur Kantor

a)      Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan serta perlengkapan gedung.

b)      Personil, yakni semua orang yang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari OB sampai pimpinan.

c)      Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabotan kantor.

Pengertian Administrasi Perkantoran

Berikut ini beberapa pengertian administrasi perkantoran menurut para ahli:

a)      George R. Terry

Dalam buku yang berjudul Office Management and Control, George R. Terry mengatakan bahwa manajemen kantor ialah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor serta pelaksanaannya untuk mencapai tujuan.

b)      William Spriegel dan Ernest Davies

Dalam buku yang berjudul Principles of Business Organization and Operation, dikatakan bahwa manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, pergudangan, manufakturing, dan penjualan.

c)      Arthur Granger

Dalam buku National Office Management Association Report, menurut Arthur Granger manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi serta perekaman dari suatu organisasi.

d)      W. H Evans

Dalam buku yang berjudul “Administrasi Perkantoran Modern”, W. H Evans mengungkapkan bahwa administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berhubungan dengan manajemen dan pengarahan seluruh tahap operasi perusahaan, yakni proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi.

e)      William Leffingwell dan Edwin Robinson

Dalam bukunya yang berjudul Textbook of Office Management, William dan Edwin mengungkapkan pendapatnya bahwa manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni serta ilmu manajemen yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapanpun dan dimanapun pekerjaan tersebut dilakukan.

Mengartikan administrasi atau manajemen sebagai sebuah seni mengindikasikan bahwa diperlukan suatu keterampilan khusus untuk melaksanakannya, sehingga keterampilan perlu dikembangkan melalui beberapa pelatihan manajemen, seperti halnya seorang seniman.

Hal senada juga diungkapkan oleh Henry M. Botinger, manajemen sebagai sebuah seni memerlukan tiga unsur, yakni: pandangan, pengetahuan teknis, dan komunikasi. Walaupun banyak aspek manajemen sudah menjadi ilmiah, namun masih banyak unsur-unsur manajemen yang tetap merupakan kiat tersendiri bagi seorang manajer, seperti contohnya yang menyangkut perilaku hubungan antar manusia atau kemampuan interpersonal.