Tata Lingkungan Kantor Secara Langsung dan Tidak Langsung

Tata Lingkungan Kantor Secara Langsung dan Tidak Langsung

Lingkungan kantor ialah salah satu faktor dalam menunjang terciptanya suasana kerja yang menyenangkan. Dalam hal ini Lingkungan kantor adalah seluruh perlengkapan fisik kantor yang dibutuhkan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan kerja kantor, selain meja kerja dan juga peralatan kantor. Lebih jauh lingkungan kantor bisa dibedakan menjadi dua macam, antara lain yaitu:

1.      Lingkungan Langsung

Lingkungan langsung ialah lingkungan fisik kantor yang secara langsung dapat turut menciptakan suasana tempat kerja yang baik bagi para pegawai. Lingkungan langsung contohnya seperti penerangan, warna, dekorasi, suara, udara, dan lingkungan kerja lainya.

a.      Penerangan/Cahaya

Penerangan/Cahaya yang dipakai dikantor bisa berasal dari cahaya alami (sinar matahari) bisa juga dari cahaya buatan (cahaya lampu listrik). Jika menggunakan cahaya listrik maka ada dua hal yang perlu diperhatikan yakni intensitas penerangan dan mutu penerangan.

Intensitas penerangan ialah jumlah watt dari lampu yang dipakai. Besar kecilnya intensitas penerangan yang dipergunakan tergantung dari jenis pekerjaannya (misalnya pekerjaan menyusun angka-angka) membutuhkan intensitas penerangan yang lebih besar.

Mutu penerangan adalah kelembutan cahaya yang bersumber dari penerangan. Mutu penerangan yang baik memiliki beberapa ciri yakni tidak menyilaukan mata, kejernihan penerangan sama, dipancarkan secara merata, dan tidak menimbulkan bayangan terlalu banyak.

Lebih lanjut mengenai penerangan, dalam hal ini sistem penerangan bisa dibedakan menjadi empat macam, antara lain yaitu:

1)      Penerangan Langsung

Cahaya dari sumbernya memancar secara langsung ketempat kerja/meja kerja.

2)      Penerangan Setengah Langsung

Jika cahaya dari sumbernya sebagian besar memancar ketempat kerja, sementara sebagian kecilnya memancar kearah langit-langit.

3)      Penerangan Tidak Langsung

Cahaya dari sumbernya tidak memancar secara langsung ke tempat kerja/meja kerja, akan tetapi memancar ke langit-langit, dan memantul ke kemeja kerja. Penerangan seperti ini yang paling baik untuk penerangan tempat kerja tulis menulis, karena cahaya datangnya sangat lembut dan tidak akan menimbulkan bayangan. Jika dikantor pada umumnya cahaya dari sumber ditutup dengan kaca atau yang sejenisnya juga akan menghasilkan cahaya dengan lembut.

4)      Penerangan Setengah Tidak Langsung

Jika sebagian kecil cahaya dari sumbernya langsung memancar ketempat kerja, sementara sebagian besar lain memancar ke langit-langit. Penerangan semacam ini masih bisa dipertimbangkan untuk penerangan bekerja yang bukan tulis menulis, karena tidak akan menimbulkan kelelahan mata yang terlalu besar.

b.      Udara

Pada pembahasan sebelumnya sudah dijelaskan bahwa di kantor yang sudah maju yang diperhatikan bukan saja luas tempat kerja, akan tetapi juga volume udara diruangan kantor. Dimana untuk setiap pegawai yakni masing-masing sekitar 13,75 meter kubik. Suhu udara juga perlu diperhatikan. Panas tubuh manusia normal ialah sekitar 37 derajat Celsius. Demikian pula agar tubuh manusia bisa mengeluarkan keringat, maka kelembaban udara disekekitarnya harus cukup kering hingga bisa menyerap uap dari tubuh manusia.

Menurut hasil penelitian oleh para ahli di Amerika Serikat, sebagaimana yang dikemukakan oleh Colleman L maze, bahwa sarat yang paling mendekati untuk pekerjaan kantor dengan baik bagi sebagian terbesar pegawai adalah udara dengan suhu 25,6 derajat Celsius, dan nilai kelembaban udara 45%.

c.       Suara

Pekerjaan kantor, terutama pekerjaan yang berupa tulis menulis membutuhkan kosentrasi pikiran yang tinggi. Oleh sebab itu salah satu usaha untuk menciptakan ketenangan kerja adalah harus diatur agar tidak ada suara-suara yang tidak menunjang pada kosenterasi pikiran.

Pada kantor yang sudah modern, selain dilakukan usaha-usaha untuk mengurangi suara, ada juga usaha utnuk menimbulkan suara yang bisa mendorong kearah kegairahan kerja yakni melalui sound sistem atau televisi yang disediakan oleh instansi.

Dari hasil penelitian, musik dan lagu yang tenang dan lembut bisa mempertahankan kegairahan kerja, karena lagu ini mengurangi ketegangan saraf serta kejenuhan kerja. Jika langkah ini diadakan, maka untuk mencegah dampak yang kurang baik bagi pegawai, maka perlu diperhatikan beberapa hal, antara lain yaitu:

1)      Lagu atau siaran televisi harus dipilih yang bisa membangkitkan semangat kerja, bukan justru yang mengakibatkan kelelahan/kelemahan kerja.

2)      Musik atau siaran televisi hanya diadakan secara periodik (tidak terus menerus), idealnya pada jam istirahat.

d.      Dekorasi

Dekorasi ruang kantor tidak hanya menambah keindahan, akan tetapi harus bisa meningkatkan semangat kerja. Dekorasi kantor yang dipergunakan di Indonesia misalnya lambang Negara, gambar persiden dan wakil presiden, piala/piagam penghargaan, gambar kemajuan organisasi.

e.       Lingkungan Kerja Lainnya

Keadaan lingkungan kantor lainnya juga perlu diadakan pengaturan sebaik-baiknya sehingga bisa menunjang pada terciptanya suasana kerja yang memadai. Beberapa hal yang perlu dihindarkan antara lain yaitu:

1)      Kabel listerik dan kabel telpon yang melintang ditempat lalu lintas pegawai.

2)      Penempatan alat-alat yang bisa mengakibatkan kebakaran dilingkungan kerja pegawai.

3)      Laci-laci filling cabinet yang selalu terbuka, tumpukan map-map yang terlalu banyak dimeja pegawai. Diusahakan menggunakan prinsip clean table dengan cara menyimpan map-map berkas pada tempat khusus/penyimpanan.

4)      Membuang sampah atau puntung rokok bukan pada tempatnya.

5)      Lantai yang licin dan kamar kecil yang kotor.

{|CATATAN| Akan lebih baik jika Anda juga membaca 4 artikel terkait berikut ini:
1) Materi Perlengkapan Kantor
2) Tata Ruang Kantor: Pengertian, Teknik, dan Macam-Macam Tata Ruang Kantor
3) Macam-Macam Penyusunan Meja Kerja


4) Pedoman Penentuan Kebutuhan Luas Tempat Kerja}

2.      Lingkungan Tidak Langsung

Lingkungan tidak langsung merupakan lingkungan fisik kantor yang ada disekitar tempat kerja, akan tetapi dapat berpengaruh terhadap suasana dan ketenangan kerja pegawai serta pelayanan kepada masarakat. Lingkungan ini misalnya seperti tempat parkir kendaraan, tanaman dan pekarangan sekitar gedung kantor, serta keamanan.

a.      Tempat Parkir

Dengan semakin banyaknya kendaraan bermotor, maka penyediaan tempat parkir merupakan sebuah keharusan bagi sesuatu instansi. Tempat parkir dibutuhkan untuk kendaraan dinas instansi, kendaraan pegawai dan juga kendaraan tamu. Untuk menyediakan tempat parkir maka beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain yaitu:

1)      Areal tempat parkir idealnya ditempatkan dibelakang atau disamping gedung kantor.

2)      Harus disediakan area tempat parkir yang memadai, baik itu untuk keperluan kendaraan dinas, kendaraan pegawai maupun kendaraan tamu.

3)      Harus ada pemisahan area tempat parkir kendaraan roda dua dengan kendaraan roda empat.

4)      Harus disediakan tempat parkir khusus untuk kendaraan pimpinan.

5)      Harus ada pemisahan areal tempat parkir kendaraan besar dan kendaraan kecil.

6)      Arus kendaraan di tempat parkir harus di buat satu jurusan.

7)      Bila frekuensi keluar masuknya kendaraan tinggi, dan jumlah kendaraan banyak, sebaiknya disediakan petugas parkir.

8)      Di pelataran tempat parkir harus dibuat tanda-tanda yang menunjukan dimana kendaraan itu harus diparkir.

b.      Tanaman

Keadaan disekitar gedung kantor akan memiliki pengaruh terhadap keadaan didalam ruangan kantor. Contohnya jika di sekitar gedung kantor banyak tanaman, maka udara di dalam ruangan kantor akan menjadi lebih sejuk, oleh sebab itu diusahakan agar di sekitar gedung kantor ditanami dengan tanaman yang bisa menyejukan selain menciptakan keindahan.

Dalam pengaturan pekarangan kantor, dan tanaman–tanaman yang ada di sekitar halaman, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, antara lain yaitu:

1)      Tanaman yang dipilih harus tanaman yang bisa menciptakan kesejukan, misalnya pohon-pohon yang tumbuh rindang, dan rumput-rumput yang biasanya digunakan dihalaman kantor. Begitu juga di bagian tertentu peralatan tempat parkir harus ditanami dengan tanaman yang bisa tumbuh dengan rindang, agar pelataran tempat parkir tetap teduh.

2)      Pengaturan pekarangan harus diatur dengan sedemikian rupa agar menciptakan kesan indah.

c.       Keamanan

Keamanan lingkungan dan keamanan fisik gedung kantor adalah masalah yang sangat penting dibandingkan dengan masalah lainya. Ada beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam menciptakan kemanan fisik gedung kantor, antara lain yaitu:

1)      Di sekeliling gedung kantor harus dibuat pagar yang bentuk serta ukurannya selain harus menjamin keamanan kantor juga harus menciptakan kesan indah.

2)      Sarana perlengkapan gedung kantor (misalnya gardu listrik dan instalasi lainnya), harus ditempatkan secara terpisah serta disediakan petugas khusus sehingga keamanannya terjamin.

3)      Disediakan petugas khusus yang bertanggung jawab terhadap keamanan gedung kantor dan di lingkungan fisik kantor lainya.

4)      Kedalam lingkungan gedung kantor tidak boleh dijadikan lalul lintas umum (masyarakat tidak boleh keluar masuk secara bebas melewati halaman kantor).

5)      Langkah-langkah lainnya yang dianggap perlu, dengan memperhatikan keadaan lingkungan dimana gedung kantor itu berada.