Tata Ruang Kantor: Pengertian, Teknik, Macam-Macam Tata Ruang Kantor

Tata Ruang Kantor: Pengertian, Teknik, Macam-Macam Tata Ruang Kantor

Jika pekerjaan di kantor banyak berhubungan dengan masyarakat dan pekerjaan tersebut volumenya besar, maka tentu membutuhkan penataan tempat yang memadai. Dalam hal ini tata ruang kantor akan membantu menciptakan kenyamanan dan kegairahan saat bekerja.

Lebih lanjut para ahli sudah banyak merumuskan mengenai pengertian tata ruang kantor. Sebut saja George Terry yang membuat batasan bahwa yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor adalah penentuan tentang kebutuhan-kebutuhan ruang dan pengunaan secara terperinci dari ruang tersebut untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dan faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan pekerjaan kantor dengan biaya yang layak.

Secara umum tujuan dari kegiatan penataan ruang kantor antara lain yaitu:

a)      Pekerjaan kantor dapat menempuh jarak sependek mungkin

b)      Penggunaan ruangan kantor efektif dan efisien

c)      Rangkaian kegiatan pekerjaan kantor mengalir secara efektif dan efisien

d)      Kenyamanan kerja terjamin dan terpelihara

e)      Mudah dilakukan perubahan letak jika diperlukan

f)       Menimbulkan kesan baik

g)      Mudah dilakukan pengawasan.

Asas dan Pedoman Menyusun Tata Ruang Kantor

Jika kita ingin melakukan penataan ruang kantor yang bisa memberikan hasil yang baik dalam pekerjaan kantor, maka langkah- langkah untuk menyusun ruangan harus bedasarkan pada asas pedoman tertentu. Dalam hal ini Richard Muther merumuskan terdapat 5 asas pokok bagi tata ruang kantor yang baik, antara lain yaitu:

1)      Asas Jarak Pendek

Tata ruang yang baik harus dilakukan dengan sedemikian rupa sehingga jarak tempuh dalam proses penyelesaian pekerjaan menempuh jarak yang paling pendek.

2)      Asas Rangkaian Kerja

Asas rangkaian kerja memberikan pedoman bahwa setiap langkah untuk menyelesaikan pekerjaan ialah sebuah rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan. Asas rangkaian kerja ini juga memberikan pedoman bahwa suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari mulai pekerjaan tersebut dikerjakan sampai dengan penyelesaian pekerjaan tersebut.

3)      Asas Penggunaan Setiap Bidang Ruangan

Suatu tata ruang yang baik senantiasa akan mempergunakan seluruh bidang ruangan yang ada. Oleh karena itu sejauh mungkin diusahakan agar jangan sampai ada bidang ruangan yang tidak dipakai.

4)      Asas Perubahan Fleksibilitas

Sebuah tata ruang yang memenuhi syarat harus selalu memperhatikan adanya kemungkinan perubahan, baik itu dalam jangka waktu yang pendek maupun dalam jangka waktu panjang. Dengan begitu susunan tempat kerja harus dibuat sedemikian rupa sehingga mudah untuk melakukan perubahan jika diperlukan, dengan biaya yang tidak besar.

5)      Asas Terintegrasi

Tata ruang kantor harus bisa memberikan suasana baik itu di dalam ataupun diantara bagian menjadi saling berkaitan atau terintegasi secara harmonis.

Macam-Macam Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor pada dasarnya bisa dibedakan menjadi dua macam, yaitu tata ruang terpisah (bersel) dan tata ruang terbuka. Apa perbedaannya?

1)      Tata Ruang Terpisah (Bersel)

Tata ruang terbisa biasa juga disebut sebagai tata ruang tertutup, yakni apabila unit kerja yang satu ditetapkan secara terpisah dari unit kerja lainya. Pemisahan ini bisa berupa kamar-kamar tersediri atau dibuat kamar-kamar dengan penyekat pembuatan seperti misalnya kayu (kaca, teak wood, teak block, atau kombinasi diantara ketiganya).

Kebaikan Tata Ruang Terpisah

a)      Suasana kerja lebih tenang karena tidak terganggu oleh pegawai dari unit lain, demikian pula dengan kebisingan bisa dikurangi karena terhalang oleh sekat-sekat.

b)      Keamanan dan kerahasiaan pekerjaan lebih terjamin, seperti misalnya pekerjaan penanganan uang tunai, dan pekerjaan rahasia lainnya.

c)      Dapat menimbulkan rasa memiliki, karena pegawai yang ada di dalam satu ruangan merasa bertanggung jawab atas peralatan kantor yang ada diruangnya.

d)      Bagi para pegawai senior/pimpinan tidak merasa kehilangan status, karena ia menempati tempat terpisah dari tempat bawahannya.

e)      Jika ada pegawai yang terjangkit penyakit yang menular atau timbul rasa ketidak senangan/ketidakpuasan para pegawai tidak begitu cepat meluas.

Kelemahan Tata Ruang Terpisah

a)      Ruangan tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal.

b)      Perlu biaya besar untuk keperluan membuat sekat-sekat, lampu- lampu, alat pengatur suhu, pelayanan dan pemeliharaan umum lainya.

c)      Pengawasan pegawai sulit dilaksanakan.

d)      Fleksibilitas tata ruang rendah (tidak mudah di adakan perubahan).

e)      Komunikasi antar pegawai, demikian komonikasi antara atasan dan bawahan tidak mudah dilaksanakan.

2)      Tata Ruang Terbuka

Tata ruang terbuka adalah ruangan untuk bekerja tidak dipisah-pisahkan akan tetepi seluruh aktifitas dilaksanakan pada satu ruangan yang besar. Kedua jenis tata ruang ini memiliki beberapa kebaikan dan kelemahan.

Kebaikan Tata Ruang Terbuka

a)      Bidang-bidang ruangan dapat dimanfaatkan secara maksimal.

b)      Biaya lebih rendah karena tidak diperlukan biaya pembuatan penyekat, juga terhindar dari tambahan biaya perawatannya.

c)      Pengawas pegawai mudah dilaksanakan.

d)      Ada flesibilitas bagi pegawai, bagian/seksi dapat berpindah dengan mudah disesuaikan dengan berkembang organisasi.

e)      Komunikasi mudah dilaksanakan.

f)       Kerjasama antara atasan dengan bawahan lebih erat.

g)      Penggunaan mesin kantor dapat bergantian.

h)      Tata ruang mudah diubah.

Kelemahan Tata Ruang Terbuka

a)      Kebisingan dan gangguan tempat kerja karena suara yang timbul dari bagian ruangan lainya, selain itu lalu lintas pegawai dan orang luar bisa mengganggu pegawai yang sedang melakukan pekerjaan.

b)      Keamanan dan kerahasiaan pekerjaan kurang terjamin seperti misalnya bagi pekerjaan yang berhubungan dengan uang dan pekerjaan yang sifatnya rahasia.

c)      Bagi staf senior dan pimpinan dapat mengakibatkan rasa statusnya kurang, karena ia sehari-hari bersatu dengan bawahannya.

d)      Letak meja-meja kerja yang selalu tetap, menimbulkan rasa bosan, hal ini dapat menurunkan semangat kerja. Disamping itu mengakibatkan rasa kurang bertanggung jawab atas peralatan kantor karena dipakai bersama-sama.

Dalam prakteknya, dengan memperhatikan kelemahan-kelemahan yang ada, penataan ruang terbuka diadakan berkembang yakni yang dinamakan landscaping (taman kantor). Menurut penelitian, tata ruang terpisah hanya bisa memanfaatkan bidang ruangan 58-67% sementara taman kantor bisa memanfaatkan 72-83%.

{|CATATAN| Akan lebih baik jika Anda juga membaca 4 artikel terkait berikut ini:
1) Materi Perlengkapan Kantor
2) Macam-Macam Penyusunan Meja Kerja
3) Pedoman Penentuan Kebutuhan Luas Tempat Kerja

4) Tata Lingkungan Kantor Secara Langsung dan Tidak Langsung}

Teknik Tata Ruang Kantor

Beberapa ahli berbicara mengenai teknik tata ruang, menurut John R. Immer, teknik tata ruang bisa dilaksanakan sebagai berikut:

a)      Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama. Keadaan ini bisa dilihat seperti pada gambar berikut ini:

b)      Pada tata ruang terbuka, susunanan meja kerja bisa terdiri dari beberapa baris.

c)      Diantara beberapa baris disediakan (lorong) untuk digunakan sebagai lalu lintas pegawai yang lebarnya 80 cm. Jika ruangan tersebut cukup luas, disediakan lorong utama yang lebarnya 120 cm.

d)      Jarak antara meja dimuka dengan meja dibelakangnya disediakan jarak 80 cm.

e)      Pada tata ruang terbuka dimana ditempatkan beberapa unit kerja, kepada masing-masing unit harus berdekatan dengan kelompok pegawainya.

f)       Menempatkan meja pimpinan didepan para pegawai merupakan cara yang selama ini digunakan di Indonesia, agar pimpinan bisa mengawasi staff dengan baik. Ataupun sebaliknya, dengan maksud agar pegawai tidak tertekan karena merasa diawasi.

g)      Bagi pimpinan yang sifat kerjaannya, sering membahas pekerjaan yang rahasia, sering menerima tamu, maka perlu dibuatkan ruangan tersendiri yang dilengkapi dengan meja pertemuan dan ruangan tamu. Ruangan ini disebut sebagai kantor pribadi. Ukuran kantor peribadi disesuikan dengan kebutuhan, akan tetapi paling kecil berukuran 2,5 m x 3,5 m, tidak termasuk ruangan tamu.

h)      Pegawai yang melakukan pekerjaan yang memiliki resiko tinggi, seperti misalnya kasir, harus ditempatkan diruangan yang aman.

i)        Pegawai yang mengerjakan pekerjaan lembut, seperti misalnya mencatat angka-angka, menggambar, dan sebagainya harus disediakan ruangan dengan penerangan yang cukup.

j)        Pegawai yang tugas kerjanya mengadakan hubungan dengan pihak luar, maka harus ditempatkan dibidang ruangan dekat pintu.

k)      Alat-alat yang menimbulkan suara, ada baiknya, ditempatkan diruangan tersendiri. Jika hal ini tidak memungkinkan, maka alat-alat tersebut ditempatkan didekat jendela agar sebagian suaranya bisa terbuang keluar.

l)        Pegawai yang tugas kerjanya berhubungan dengan lemari, rak-rak atau filling tempat surat, maka harus ditempatkan berdekatan dengan peralatan tersebut, contohnya petugas arsip/arsiparis ditempatkan tidak jauh dari tempat bekerja.

m)    Lemari yang berat atau lemari besi, ada baiknya ditempatkan menempel ketembok atau tiang agar bisa menyangga lemari tersebut.

Langkah–Langkah dalam Merancang Tata Ruang Kantor

Jika kita akan merancang tata ruang kantor maka langkah-langkah yang harus kita lakukan dalam melaksanakan tata ruang kantor ialah sebagai berikut:

a)      Langkah pertama yaitu mempelajari jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan di dalam ruangan tersebut dan prosedur dalam pekerjaannya. Dengan cara ini kita akan mengetahui urutan–urutan pelaksanaan pekerjaan mulai dari langkah pertama pekerjaan tersebut dilakukan sampai dengan pekerjaan tersebut selesai. Dari urutan-urutan pelaksanaan pekerjaan tersebut juga bisa diketahui jumlah pegawai yang dibutuhkan dan sekaligus bisa diketahui jumlah meja kerja yang dibutuhkan.

b)      Bedasarkan hasil kajian mengenai prosedur penyelesaian pekerjaan, langkah selanjutnya ialah membuat denah ruangan yang akan ditata sekaligus ditata dengan skala tertentu. Pada denah ini harus dicantumkan dimana letak pintu, tangga, penerangan, jendela, tiang, air conditioning (AC), dan sebagainya.

c)      Sesudah diketahui seluruhnya, untuk menentukan letak meja kerja dan peralatan lainya dengan baik, maka terlebih dulu harus dibuat gunting-guntingan kertas atau karton dengan skala tertentu yang menggambarkan luas meja, kursi, lemari dan perlengkapan-perlengkapan lainnya.

d)      Setelah itu tata ruang dirancang dengan cara menjejerkan guntingan kertas tersebut pada denah ruangan. Guntingan kertas/karton tersebut disusun sedemikian rupa hingga menggambarkan susunan yang paling baik yakni seluruh syarat-syarat dalam teknik tata ruang seperti diuraikan diatas sudah dipenuhi, serta disesuaikan dengan arus pekerjaan yang harus dilaksanakan. Setelah susunan terbaik diketahui, kemudian guntingan kertas tersebut direkatkan kepada denah ruangan. Rancangan ini adalah sebagai pola bagi langkah berikutnya.

e)      Selanjutnya tempatkan meja–meja kerja dan peralatan lainnya, kita tinggal menempatkan peralatan tersebut dengan berpedoman pada rancangan/pola yang sudah dibuat.