Teknik Komunikasi dengan Pelanggan, Pimpinan, dan Kolega

Teknik Komunikasi dengan Pelanggan, Pimpinan, dan Kolega

Berikut ini adalah beberapa teknik berkomunikasi dengan pelanggan, pimpinan, dan dengan kolega.

1. Komunikasi dengan Pelanggan

Pelanggan adalah orang atau lembaga/instansi/organisasi yang membeli barang atau jasa secara rutin atau secara berulang-ulang, karena barang atau jasa yang dibeli memiliki manfaat. Dalam hal ini terdapat beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam menjaga hubungan baik dengan pelanggan, antara lain yaitu:

a)      Senantiasa memberikan perhatian yang tulus dan sungguh-sungguh kepada pelanggan.

b)      Menerima dengan baik seluruh masukan, saran dan kritikan yang diberikan oleh pelanggan dan harus ditindaklanjuti agar memberikan kepuasan kepada pelangan.

c)      Senantiasa melaksanakan pelayanan yang prima terhadap seluruh kebutuhan pelanggan.

d)      Fleksibel dalam kekurangan pembayaran atau menunda waktu pembayaran (berhutang).

e)      Memberikan diskon atau hadiah pada hari-hari tertentu.

Mengetahui dan menangani keluhan pelanggan secara lebih dini merupakan sebuah sikap yang bijaksana dan tepat karena perusahan akan lebih mampu untuk mengantisipasi hal-hal yang bisa merugikan. Sekecil apapun kekecewaan pelanggan merupakan keluhan yang harus segera ditangani. Dari sinilah para petugas pelayanan harus mampu untuk mengatasi segala keluhan konsumen agar tidak semangkin membesar dan berdampak tidak baik bagi perusahaan.

2. Komunikasi dengan Pimpinan

Komunikasi dengan pimpinan bisa dilakukan dengan komunikasi vertikal. Komunikasi vertikal adalah komunikasi ke atas atau ke bawah dengan rantai komando. Komunikasi ke bawah dimulai dari manajemen tingkat atas sampai kepada karyawan bukan supervisor. Manfaat dari komunikasi ini antara lain untuk memberikan perintah, petunjuk dan lain-lain serta membuka informasi kepada anggota organisasi mengenai tujuan dan kebijakan organisasi. Sementara komunikasi ke atas bermanfaat memberikan informasi kepada tingkatan yang lebih tinggi mengenai apa yang terjadi pada tingkatan yang lebih rendah.

Komunikasi dengan pimpinan adalah komunikasi yang dilakukan dari bawahan ataupun pegawai kepada pimpinan untuk mendapatkan informasi, keterangan mengenai kegiatan dan pelaksanaan tugas atau pekerjaan yang akan serta sudah dilaksanakan oleh bawahannya. Bentuk-bentuk informasi yang disampaikan pegawai atau bawahan kepada pimpinannya yaitu berupa laporan, saran, keluhan, dan pendapat.

Komunikasi yang dilakukan antara bawahan dengan atasan yang harmonis bisa meningkatkan semangat kerja serta kemauan bekerja secara efektif dan efisien. Dalam pelaksanaannya komunikasi antara bawahan dengan atasan dilakukan secara wajar, terbuka, jujur, serta komunikasi yang harmonis.

{|CATATAN| Berikut 2 rekomendasi artikel terkait:

1) Komunikasi dalam Organisasi Kantor

2) Klasifikasi Komunikasi}

Dalam melaksanakan komunikasi dengan pimpinan maka perlu dipahami tehnik berkomunikasi dengan cara berpikir positif yang dikembangkan menjadi komunikatif, efektif serta efesien, maka bisa dilakukan sebagai berikut:

a)      Topik pembicaraan telah ditentukan sebelumnya.

b)      Menyesuaikan situasi dengan topik pembicaraan.

c)      Lawan bicara diberi kesempatan untuk menanggapi setiap reaksi, saran dan unsur atau gagasan.

d)      Berbicara dengan gaya atau sikap yang menyenangkan lawan bicara.

e)      Menghindari percakapan yang bersifat basa-basi.

f)       Menghargai dan menghormati lawan bicara secara konsisten.

g)      Menghindari ucapan yang bersifat menilai.

h)      Menghindari respon yang mengandung pemberian nasehat.

i)        Menghindari respon yang melemahkan atau mengancam.

j)        Menghindari respon yang monoton.

3. Komunikasi dengan Kolega

Kolega ialah teman atau rekan kerja. Jadi komunikasi dengan mereka bisa dilakukan secara horizontal, yaitu mencakup pola aliran dalam organisasi yang terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama ataupun para pekerja pada organisasi yang sama atau perusaaan yang sama. Menfaatnya untuk menyediakan saluran langsung untuk koordinasi serta pemecahan masalah organisasi. Hal ini untuk menghindari dari keterlambatan dalam pengarahan dan untuk membentuk hubungan dengan rekan mereka.