4 Fungsi Manajemen Perkantoran

4 Fungsi Manajemen Perkantoran

Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan segala aktivitas organisasi, didalamnya terdapat manusia, uang, material, metode, dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya ini ditujukan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanaan, dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor bisa tercapai tujuan, yakni tersedianya informasi yang siap pakai, oleh karena itu maka hendaklah diterapkan fungsi-fungsi manajemen terhadap sumber-sumber daya tersebut.

Manajemen kantor adalah suatu pengelolaan data dan informasi tertulis yang dilakukan secra teratur, sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk membantuk keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Dalam hal ini dengan begitu fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya, dimana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor. Fungsi manajemen yang diterapkan pada kantor antara lain:

1. Perencanaan

Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi / kantor ialah menyusun perencanaan. Yakni keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegitan-kegiatan yang akan dilakukan dimasa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang sudah ditentukan. Untuk mencapai tujuan yang dimaksud, perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin akan terjadi.

Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran harus benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan yang ada. Berapa jumlah pegawai yang diperlukan dan keahlian apa yang diharapkan, begitu juga terhadap pengadaan dan pemeliharaan peralatan, tata ruang kantor, biaya serta sarana penunjang lainnya agar tercipta tata hubungan yang efisien.

2. Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan keseluruhan proses pengelompokan orang, tugas-tugas, alat-alat, tanggung jawab serta wewenang untuk menciptakan organisasi yang bisa digerakan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang sudah ditentukan. Pengorganisasian ialah salah satu dari berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran.

3. Penggerakan

Penggerakan ialah keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang sudah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (pegawai) yang terikat dalam suatu kerja sama. Dalam hal ini para pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk atau sistem yang sudah digariskan sehingga membutuhkan penggerakkan. Dalam rangka penggerakkan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan, yaitu:

a)      Mendorong atau memberi semangat kerja

b)      Memberi pengarahan dan bimbinga kepada seluruh pegawai

c)      Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas organisasi.

4. Pengawasan

Pengawasan adalah proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditentukan. Dalam hal ini objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran mencakup:

a)      Kualitas pekerjaan kantor

b)      Meode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor

c)      Waktu pekerjaan kantor

d)      Alat peralatan dan perabotan kantor

e)      Biaya perkantoran

f)       Pelayanan kantor

g)      Dokumentasi.

{|CATATAN| Berikut beberapa rekomendasi artikel terkait:
1) Asas-Asas Pokok Manajemen Perkantoran
2) Ruang Lingkup Manajemen Kantor}