Cara Penggunaan Mesin-Mesin Kantor

Cara Penggunaan Mesin-Mesin Kantor

Pada dasarnya jika perusahaan menggunakan mesin-mesin kantor meskipun sudah melalui tahap perencanaan terlebih dahulu tetap akan ditemukan beberapa keuntungan dan kerugiannya, keuntungan dan kerugiaannya antara lain yaitu:

Keuntungan penggunaan mesin kantor:

1)      Dapat menghemat tenaga dan waktu.

2)      Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.

3)      Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan.

4)      Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.

5)      Memudahkan pengawasan.

6)      Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.

7)      Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.

8)      Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.

Kerugian penggunaan mesin kantor:

1)      Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.

2)      Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi.

3)      Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka.

4)      Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.

5)      Kadang-kadang fleksibilitas daei beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan.

Peralatan atau mesin-mesin kantor, lazimnya disebut juga sebagai pesawat kantor, yakni semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik itu dilingkungan sendiri (intern) ataupun dengan lingkungan luar (ekstern) kantor.

Dengan adanya mesin komunikasi di dalam kantor, maka bisa diperoleh keuntungan antara lain:

1)      Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan dilingkungan kantor.

2)      Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efesien.

3)      Mempercepat proses pekerjaan.

4)      Meningkatkan produktivitas kerja.

{|CATATAN| Karena pembahasan ini saling berhubungan, pastikan Anda juga membaca 4 artikel berikut:
1) Perabot Kantor yang Digunakan di Perusahaan-Perusahaan Indonesia
2) Jenis Pekerjaan yang Menggunakan Mesin Kantor
3) Mesin-Mesin Kantor untuk Komunikasi
4) Perawatan Mesin Kantor}

1. Komputer

Secara umum komputer sudah menggantikan fungsi mesin tik sebagai alat untuk membuat dokumen sekaligus menggandakannya dengan alat pencetak yang disebut dengan printer. Secara umum komputer dibagi menjadi 2 bagian, yakni perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software).

Perangkat lunak (software) diartikan sebagai program atau aplikasi, umumnya setiap komputer sudah dipersiapkan aplikasi, berikut contoh aplikasi yang digunakan di komputer kantor yang menggunakan sistem windows:

1)      Pengolahan Kata (Microsoft Word)

Suatu program atau aplikasi yang sering digunakan di kantor-kantor saat ini dalam mengetik, mengedit naskah, membuat dokumen, tabel, warkat atau surat-surat lain untuk mendukung kegiatan yang berhubungan dengan administrasi.

2)      Pengolahan Angka (Microsoft Excel)

Program atau aplikasi ini biasanya digunakan dalam pembuatan dokumen yang berhubungan dengan perhitungan atau berkaitan dengan angka-angka dan keuangan seperti laporan akuntansi, neraca, statistik dan lain sebagainya.

3)      Pengolahan Data (Microsoft Access)

Program atau aplikasi ini digunakan untuk mengelola data dari suatu informasi, menjadi data base. program ini digunakan oleh orang yang sudah mempelajari secara mendalam mengenai penggunaannya.

4)      Presentasi (Powerpoint)

Program aplikasi ini berfungsi untuk membuat sebuah presentasi menjadi lebih menarik, biasanya akan digabungkan dengan LCD proyektor.

Cara penggunaan komputer antara lain yaitu:

Menyalakan komputer: tekan tombol on pada CPU dan monitor lalu tunggu sampai proses selesai, kemudian jalankan aplikasi atau program yang akan dipergunakan.

Mematikan komputer: usahakan menutup atau keluar dari aplikasi atau program yang sedang digunakan terlebih dahulu lalu kemudian klik start>klik turn off computer>kemudian klik turn off jika benar-benar akan dimatikan, lalu secara otomatis komputer akan mati dengan sendirinya, lalu setelah itu cabut stop kontak.

2. Mesin Fotokopi

Mesin fotokopi adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar maupun memperkecil ukuran dari aslinya. Naskah asli yang digandakan dengan mesin fotokopi akan menghasilkan rekaman naskah yang kualitasnya mirip atau mendekati aslinya, tetapi biasanya berwarna hitam. Banyak orang yang mengunakan jasa fotokopi untuk menggandakan naskah, baik itu untuk keperluan pribadi, dinas, ataupun kepentingan pendidikan. Salinan bisa dibuat pada kertas biasa atau kertas khusus, transparansi ataupun master duplikasi.

Cara pengoperasian mesin fotokopi pada prinsipnya tidaklah terlalu sulit. Dalam hal ini teknik operasional dari mesin fotokopi melibatkan 3 bagian utama, antara lain yaitu:

1)      Bagian Bak Kertas Kosong

Kertas dari bak ditarik satu per satu dengan peralatan penarik kertas sehingga di dalam mesin fotokopi terjadi proses perekaman naskah yang diletakkan pada papan kaca dimana kertas tersebut harus diletakkan secara terbalik.

2)      Bagian Mesin Pemroses

Kertas yang terkena proses foto dengan kekuatan sinar khusus dan alat elektronik, maka terjadi perekaman naskah asli yang dipindahkan ke atas kertas yang telah terkena tinta.

3)      Bagian Bak Penampung Hasil

Pada bagian bak penampung hasil, kertas hasil fotokopi tersebut diletakkan.

3. Mesin Penghancur Kertas

Mesin penghancur kertas dibutuhkan untuk menghancurkan arsip-arsip ataupun dokumen yang sudah tidak terpakai lagi. Karena fungsinya sebagai penghancur kertas, maka peranannya juga sangat besar, sehingga rahasia yang ada di dalam dokumen tersebut tidak bisa diketahui oleh orang lain. Dengan kertas yang hancur dalam bentuk kecil, maka kerahasiaannya akan sulit diketahui oleh orang lain, apalagi sebelum dibuang sobekan kertas tersebut diaduk terlebih dulu.

Biasanya daya potong mesin penghancur kertas sebanyak 20 halaman sekaligus dengan memotong memanjang berukuran 2-2,5 mm dan besar cacahan ukuran folio bisa menjadi 46 sampai 144 cacahan karena penggunaan sistem gigi piranha pada mesin ini.

Sementara itu cara pengoperasiannya tergolong sangat mudah, antara lain sebagai berikut:

1)      Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan.

2)      Masukan kertas ke dalam mesin, dan tekan tombol on agar mesin menyala dan siap untuk memotong.

3)      Setelah proses selesai tekan tombol off  lalu ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin dan dibuang.

Sedangkan untuk perawatan mesin ini cukup sederhana yakni hanya dengan membersihkan pada bagian pisaunya dari kotoran yang berupa sisa kertas yang tinggal disela-sela gerigi mesin.

4. Printer

Printer atau pencetak adalah sebuah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik itu berupa teks ataupun gambar/grafik, di atas sebuah kertas. Printer biasanya terbagi dari beberapa bagian, yakni picker sebagai alat mengambil kertas dari tray. Tray adalah tempat untuk menaruh kertas.

Alat ini beroperasi jika dihubungkan dengan komputer atau alat lain yang bisa mendukung seperti misalnya kamera digital. Printer menghasilkan cetakan yang lebih berkualitas dan terang sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan.

Cara pengoperasian printer pada umumnya adalah sebagai berikut:

1)      Mengaktifkan file dokumen yang akan dicetak, umumnya menggunakan aplikasi microsoft word.

2)      Setelah itu, kita harus memastikan terlebih dahulu bahwa printer telah siap untuk digunakan (dalam keadaan menyala dan terkoneksi dengan komputer).

3)      Setelah itu klik file> lalu klik print, atau langsung dengan mengklik tombol bersimbol gambar printer.

5. Mesin Stensil

Mesin stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan stensil sheet atau sit stensil. Jika dua warna atau lebih dibutuhkan pada salinan akhir, stensil yang terpisah harus dibuat dan penduplikasian yang terpisah harus dijalankan untuk setiap warna.

Terdapat 2 macam mesin stensil, yakni: mesin stensil manual dan mesin stensil listrik. Ada juga model dengan bantalan-dasar yang merupakan jenis duplikator stensil termurah dan memadai jika volume kerja yang harus dilakukan tergolong sedikit. Duplikator stensil dapat menghasilkan salinan sampai dengan 4000 lembar. Stensil bisa disimpan dan digunakan kembali jika dirawat dengan baik.

Duplikator stensil sering dibatasi untuk memproduksi salinan pada kertas isap yang agak tebal. Model kertas ini sangat cocok untuk jenis laporan, daftar harga, spesifikasi, akan tetapi kurang cocok untuk katalog dan formulir.

Cara pengoperasian mesin stensil antara lain yaitu:

1)      Sebelum mengetik pada sit stensil ada baiknya huruf pada tuts dibersihkan terlebih dulu dengan sikat kawat halus, hal ini karena sering kotor terkena endapan bekas karbon atau tip-eks.

2)      Pastikan sit stensil benar-benar rata pada roll mesin tik agar menghasilkan bekas ketikan yang baik di sit stensil.

3)      Pengetikan pada sit stensil baiknya tidak perlu tergesa-gesa. Kesalahan pengetikan memang bisa dibetulkan dengan koreksi, akan tetapi akan menghasilkan cetakan yang kurang memuaskan.

4)      Dalam menghentak tuts tidak perlu terlalu kuat, denga normal hentakan saja sudah cukup untuk menghasilkan cetakan yang baik.

5)      Baca terlebih dahulu hasil ketikan sebelum kita melepaskannya dari mesin.

6)      Stensil terdiri dari suatu lapisan bahan dengan pelapis yang kedap tinta. Stensil digores, entah dengan mesin tik (tanpa tinta) atau dengan tulisan tangan atau digambari menggunakan pena khusus. Master bisa juga disiapkan dengan proses pengopian pemindahan panas atau dengan pemotong stensil elektronik.

7)      Tinta ditekan menembus goresan pada stensil ke kertas yang melekat rapat. Mesin putar, kemudian dioperasikan, ini bisa menggunakan tangan atau listrik.