Jenis Pekerjaan yang Menggunakan Mesin Kantor

Jenis Pekerjaan yang Menggunakan Mesin Kantor

Mesin kantor adalah sebuah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat mekanik, elektrik dan magnetik. Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efektif dan efesien. Sekarang ini, makin banyak perusahaan baik itu perusahaan swasta maupun pemerintah yang dalam usahanya, semakin mengandalkan mesin kantor untuk memungkinkan memperoleh hasil yang lebih optimal.

Perkembangan teknologi yang berkembang semakin pesat, menuntut juga manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efesiensi disegala bidang. Untuk menghadapi perkembangan tersebut, diperlukan usaha untuk mempunyai sebuah keterampilan dalam menggunakan mesin-mesin kantor agar mendapat keuntungan dan manfaat yang banyak.

Hal penting dalam memilih sarana perkantoran yang akan digunakan di perusahaan ialah fungsi alat dan jaminan dari pihak penjual terutama yang menyangkut masalah pembelian, pengadaan suku cadang, bahan yang digunakan serta pelayanan perbaikan kerusakan yang cepat serta tidak membuat banyak kesibukan.

Untuk memutuskan perlu atau tidaknya mengadakan mesin kantor, hendaknya perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1)      Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan.

2)      Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.

3)      Jenis mesin hendaknya praktis.

4)      Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.

5)      Mesin tersebut dapat dipergunakan untuk berbagai macam pekerjaan.

6)      Mutu mesin harus baik.

7)      Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.

8)      Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.

9)      Mesin tersebut dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai.

10)  Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin tersebut.

Tidak bisa dipungkiri bahwa mesin dan perlengkapan kantor (office machine and equipment) sangat dibutuhkan dalam menjaga kelancaran prosedur dan tata kerja setiap instansi baik pemerintah maupun swasta. Oleh karenanya, masalah penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan dalam usaha untuk memperlancar prosedur dan metode kerja harus mendapatkan perhatian.

Digunakan mesin dalam suatu proses pekerjaan dimaksudkan untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia di dalam melaksanakan tugas-tugasnya baik yang sifatnya rutin ataupun yang bersifat insidental, baik itu untuk pekerjaan yang bersifat industrial (engineering) maupun yang sifatnya teknis catat-mencatat atau paperwork. Dan hal ini tidak lain ialah dalam rangka menyadari arti pentingnya manusia di dalam organisasi.

{|CATATAN| Karena pembahasan ini saling berhubungan, pastikan Anda juga membaca 4 artikel berikut:
1) Perabot Kantor yang Digunakan di Perusahaan-Perusahaan Indonesia
2) Cara Penggunaan Mesin-Mesin Kantor
3) Mesin-Mesin Kantor untuk Komunikasi
4) Perawatan Mesin Kantor}

Penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan dalam suatu instansi hanya bisa dibenarkan terhadap jenis pekerjaan yang memiliki ciri sebagai berikut:

1)      Sifat dan jenis pekerjaan yang terlalu berat bagi tenaga manusia, contonhnya alat-alat besar sebagai mesin-mesin penarik atau pengangkut barang berat.

2)      Harus dikerjakan berulang-ulang dalam jumlah yang cukup banyak dan dalam bentuk serta ukuran yang sama, sehingga tampaknya membosankan orang yang mengerjakannya. Contohnya pembuatan formulir-formulir dengan mesin stensil.

3)      Harus ada formalitas, misalnya surat-surat dinas yang harus diketik.

4)      Akan terlalu lambat jika dikerjakan dengan tangan. Contohnya pembuatan surat-surat rangkap (dengan tembusan) bisa mengunakan mesin tik, juga pencetakan buku dan brosur dalam jumlah yang banyak perlu mengunakan mesin cetak.

5)      Membutuhkan ketelitian yang sempurna sehingga apabila dikerjakan oleh manusia bisa terjadi kesalahan. Maka perlu adanya mesin-mesin untuk otomatisasi pekerjaan rutin. Contohnya mesin hitung atau komputer untuk menghitung, menjumlahkan, mengumpulkan atau menggolongkan, menyortir data dan sebagainya.

Singkatnya jenis pekerjaan yang memerlukan penggunaan mesin antara lain yaitu:

1)      Pekerjaan yang berat bagi manusia

2)      Pekerjaan berulang-ulang dalam jumlah banyak

3)      Pekerjaan yang lambat bila dengan tangan

4)      Pekerjaan yang harus teliti

5)      Hasil pekerjaan yang berformat rapi

Macam-Macam Mesin

Berdasarkan kelima pokok alasan untuk menggunakan mesin, bisa dibedakan pula tiga jenis mesin dan perlengkapan, antara lain yaitu:

1)      Mesin untuk menghemat fisik, tenaga, dan pikiran manusia. Disebut dengan Labour Saving Machine, contohnya alat-alat besar: fork-lift pada unit-unit pergudangan dan depo-depo peralatan atau bangunan sementara komputer, kalkulator dan sebagainya digunakan pada pekerjaan-pekerjaan administratif (paperwork).

2)      Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu, disebut sebagai Time Saving Machine, contohnya komputer, mesin penggandaan, mesin photocopy, alat komunikasi dan transportasi dan sebagainya.

3)      Mesin untuk menghemat pengeluaran uang, disebut sebagai Money Saving Machine, yaitu mesin-mesin untuk mass-production. Jadi selain mesin-mesin yang bersifat teknis engineering seperti mesin pintal, mesin-mesin komputer (dalam jangka panjang), mesin-mesin penggandaan dan lain sebagainya.

Pada dasarnya mesin-mesin kantor yang banyak dibutuhkan dan banyak digunakan dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas-tugas perkantoran yaitu:

1)      Komputer

2)      Mesin tik elektronik

3)      Mesin tik

4)      Mesin fotokopi

5)      Mesin penghancur kertas

6)      Faksimil

7)      Printer

8)      OHP

9)      Mesin Stensil

10)  Proyektor LCD dan lain-lain