Mesin-Mesin Kantor untuk Komunikasi

Mesin-Mesin Kantor untuk Komunikasi

Saling berkomunikasi sesama manusia pada hakikatnya ialah untuk saling bekerjasama berkaitan dengan kebutuhan dan kegiatan manusia itu sendiri. Dalam hal ini komunikasi dalam sebuah perkantoran sangat penting, karena berbagai kegiatan seperti menanyakan sebuah informasi, membuat janji, memperkenalkan perusahaan sampai dengan memasarkan barang atau jasa merupakan salah satu bentuk komunikasi.

Di jaman sekarang ini dengan segala kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, komunikasi tidak lagi dilakukan secara manual dalam arti secara langsung bertatap muka, sekerang komunikasi banyak dilakukan melalui sebuah media alat bantu yang canggih sehingga informasi atau data bisa cepat sampai dalam waktu yang singkat dan dengan biaya yang relatif kecil. Berikut ini akan dijabarkan berbagai macam mesin (alat) kantor yang digunakan untuk komunikasi:

1. Interkom atau Aifon

Intercom berasal dari bahasa Inggris yakni intercommunication yang memiliki arti hubungan di dalam. Intercom sering disebut juga sebagai interphone atau intertelepon. Beudrat ialah kabel yang berfungsi untuk menyalurkan suara dari pesawat intercom yang satu ke pesawat intercom yang lainnya.

Intercom adalah alat komunikasi intern yang menghubungkan rumah yang satu dengan rumah yang lain, antara desa yang satu dengan desa yang lain ataupun antara satu kota dengan kota lain. Sementara itu menurut pengertian di kantor, Intercom atau lebih dikenal dengan sebutan aiphone, adalah alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri, dari suatu bagian ke bagian yang lain ataupun dari satu ruangan ke ruangan lain.

Fungsi Intercom

Intercom sebagai alat atau sarana komunikasi dalam hal ini mempunyai fungsi sebagai berikut:

1)      Fungsi Intercom di Kantor

Fungsi intercom di lingkungan kantor, antara lain yaitu:

a)      Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak kepihak liannya.

b)      Menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

c)      Menghindari mondar-mandirnya para pegawai.

d)      Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor.

2)      Fungsi Intercom pada Masyarakat Umum

Dalam masyarakat umum, intercom memiliki fungsi sebagai berikut:

a)      Sebagai media informasi, Intercom berguna untuk membina kerukunan sosial.

b)      Sebagai media hiburan, Intercom semata-mata hanya bersifat menghibur melalui acara yang disusun oleh organisasi intercom.

c)      Sebagai media pengetahuan, Intercom berguna untuk mendengarkan pengetahuan-pengetahuan yang disiarkan oleh organisasi intercom.

Cara Mengoperasikan Intercom

Untuk mengoperasikan intercom, langkah-langkahnya antara lain sebagai berikut:

1)      Intercom yang digunakan di Kantor

(1)   Angkat handset (gagang telepon)

(2)   Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud atau yang diinginkan

(3)   Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C (Call)”, sehingga terdengar nada panggil

(4)   Lakukan pembicaraan

2)      Intercom yang digunakan Masyarakat Umum

(1)   Nyalakan tombol On untuk menghidupkan pesawat

(2)   Pilih atau cari saluran yang dituju

(3)   Lakukan pembicaraan dengan orang yang dituju.

2. Telepon

Telepon berasal dari kata tele yang artinya jauh dan phone yang berarti suara berhubungan sehingga telepon bisa diartikan sebagai penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri ataupun ke luar kantor.

Pesawat telepon adalah alat yang dipakai untuk menyampaikan dan sekaligus berfungsi untuk mendengarkan suara atau pembicara. Sementara penyampaian informasi dari jarak jauh dengan menggunakan pesawat telepon sering disebut sebagai telephoning atau peneleponan.

Sejak ditemukannya telepon oleh Alexander Graham Bell pada tahun 1874 hingga sekarang ini sudah banyak mengalami perubahan, lebih canggih, cepat dan praktis. Selain itu juga cara menggunakannya menjadi lebih mudah.

3. E-mail

Surat elektronik atau "e-mail atau email" adalah salah satu cara komunikasi modern saat ini, yakni kirim mengirim surat melalui jalur internet. Surat biasa pada umumnya pada saat pengirim perlu membayar biaya pengiriman (dengan membeli perangko), sementara surat elektronik (email) biaya yang dikeluarkan ialah biaya untuk membayar sambungan internet. Penggunaan email juga relatif sangat mudah, kita tinggal membuat sebuah akun email. Setelah itu kita bisa melakukan pengiriman file kepada siapa saja yang kita ingginkan.

{|CATATAN| Karena pembahasan ini saling berhubungan, pastikan Anda juga membaca 4 artikel berikut:
1) Perabot Kantor yang Digunakan di Perusahaan-Perusahaan Indonesia
2) Jenis Pekerjaan yang Menggunakan Mesin Kantor
3) Cara Penggunaan Mesin-Mesin Kantor
4) Perawatan Mesin Kantor}

4. Ponsel / Smartphone

Handphone saat ini bukanlah hal baru dalam dunia komunikasi. Handphone sudah menjadi bagian yang penting dalam dunia komunikasi sekarang ini, handphone dinilai lebih cepat dan lebih portabel, dengan kata lain lebih praktis dapat dibawa kemanapun.

Perubahan yang sangat cepat dalam perkembangan teknologi telepon selular menjadikan telepon berkembang sangat cepat dan semakin canggih. Ponsel dibuat dalam berbagai bentuk dan ukuran yang dilengkapi dengan dengan perangkat-perangkat canggih didalamnya seperti kamera, games, internet dll. Adapun berbagai fitur-fitur komunikasi dalam ponsel antara lain yaitu: SMS, Email, MMS, Internet, app chatting, dll

5. Faksimili

Faksimili adalah mesin atau alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik itu berupa tulisan maupun gambar. Mesin faksimili ini dikombinasikan dengan pesawat telepon karena peralatan yang dipakai adalah sistem komunikasi sambungan kabel.

Untuk penggunaan faksimili yang menggunakan pesawat telepon, maka terlebih dulu teleponnya harus menggunakan sistem sambungan SLI (Sambungan Langsung Internasional) dan untuk mendapatkan sambungan ini harus mendaftarkan terlebih dahulu kepada perumtel.

Cara Penggunaannya

Adapun cara penggunaan faksimili antara lain yaitu:

1)      Mengirim Faksimili

(1)   Letakkan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah pada tempatnya, di ADF.

(2)   Memasukkan nomor tujuan dengan menggunakan fitur onetouch, speed dial, search atau memasukan secara manual.

(3)   Setelah itu tekan tombol start.

2)      Menerima Faksimili

(1)   Angkat gagang telepon

(2)   Tekan start jika terdengar bunyi nada faksimili (bunyi beep)

(3)   Ketika muncul tulisan “receive” pada layar telepon, letakkan gagang telepon

6. Voice over Internet Protocol (VoIP)

Dengan makin majunya perkembangan teknologi khususnya internet, selain penggunaan e-mail untuk komunikasi tertulis, sekarang makin marak komunikasi suara melalui telepon menggunakan jaringan internet yang disebut Voice over Internet Protocol (VoIP), VoIP tidak menggunakan jaringan telepon biasa (analog). Dalam hal ini suara kita diubah menjadi kode digital dan dialirkan melalui jaringan internet, ditempat tujuan sinyal digital lalu diubah kembali sehingga bisa terdengar oleh lawan bicara.

Untuk menggunakan VoIP, diperlukan jaringan internet berkecepatan tinggi (broadband). Bentuknya bisa berupa telepon khusus VoIP, melalui perangkat komputer, ataupun dengan telepon biasa yang dihubungkan ke adaptor VoIP khusus. Jika melalui komputer, kita membutuhkan mikrofon dan perangkat lunak (software) khusus VoIP. Sekarang ditempat-tempat seperti: airport, mall, café tersedia layanan “hotspot” dimana kita di area tersebut kita bisa menggunakan VoIP secara nirkabel (wireless).

Keuntungan dari penggunaan VoIP (Voice over Internet Protocol), anatara lain yaitu:

1)      Biaya lebih rendah untuk sambungan langsung jarak jauh. Dengan dua lokasi yang terhubung dengan internet maka biaya percakapan menjadi sangat rendah.

2)      Penggunaan bandwidth yang lebih kecil dibandingkan telepon biasa. Dengan majunya teknologi penggunaan bandwidth untuk voice sekarang ini menjadi sangat kecil. Teknik pemampatan data memungkinkan suara hanya membutuhkan sekitar 8kbps bandwidth.

3)      Memanfaatkan infrastruktur jaringan data yang sudah ada untuk suara. Berguna jika perusahaan sudah mempunyai jaringan. Jika memungkinkan jaringan yang ada bisa dibangun jaringan VoIP dengan mudah.

4)      Berbagai bentuk jaringan VoIP bisa digabung menjadi jaringan yang besar. Contoh di Indonesia adalah VoIP Rakyat.

5)      Memungkinkan digabung dengan jaringan telepon lokal yang sudah ada. Dengan adanya gateway bentuk jaringan VoIP bisa disambungkan dengan PABX yang ada dikantor. Komunikasi antar kantor bisa menggunakan pesawat telepon biasa.

6)      Variasi penggunaan peralatan yang ada, misal dari PC sambung ke telepon biasa, IP phone handset.

Akan tetapi disisi lain ada pula kelemahan dari penggunaan VoIP (Voice over Internet Protocol), antara lain yaitu:

1)      Ada jeda dalam berkomunikasi. Proses perubahan data menjadi suara, jeda jaringan, membuat ada jeda dalam komunikasi dengan menggunakan VoIP. Kecuali apabila menggunakan koneksi Broadband (lihat di poin pertama).

2)      Kualitas suara tidak begitu jernih, ini merupakan efek dari kompresi suara dengan bandwidth kecil maka akan ada penurunan kualitas suara dibandingkan jaringan PSTN konvensional.

3)      Jika belum terhubung secara 24 jam ke internet perlu janji untuk saling berhubungan.

4)      Berpotensi menyebabkan jaringan terhambat/Stuck. Jika pemakaian VoIP semakin banyak, maka ada potensi jaringan data yang ada menjadi penuh jika tidak diatur dengan baik.

5)      Peralatan relatif mahal. Peralatan VoIP yang menghubungkan antara VoIP dengan PABX (IP telephony gateway) relatif berharga mahal. Diharapkan dengan makin populernya VoIP ini maka harga peralatan tersebut juga mulai turun harganya.

6)      Penggabungan jaringan tanpa dikoordinasi dengan baik akan menimbulkan kekacauan dalam sistem penomoran.

Bagan dari penggunaan VoIP (Voice over Internet Protocol).

7. Multi Function Device (MFD)

Kecenderungan mesin kantor dan semakin canggihnya perkembangan teknologi serta semakin mahalnya biaya sewa ruangan kantor, membuat berkembangnya mesin yang dapat menyatukan beberapa fungsi administrasi perkantoran secara sekaligus. Mesin ini pada umumnya disebut sebagai Multi Function Device (MFD) atau All-In-One (AiO) yang di dalamnya terdapat fungsi print, fax, scan dan fotokopi. Bahkan sebagian MFD bisa berfungsi sebagai e-mail center dan memory card reader.

Sementara itu harganya amat beragam tergantung fiturnya, spesifikasi teknis dan kemampuan jaringannya. Fungsi printer dapat berupa tinta ink-jet atau laser, hitam putih ataupun berwarna. Untuk penggunaan di rumah, printer ink-jet hitam putih yang murah sudah bisa memadai, sementara untuk kantor besar cenderung memakai printer laser berwarna dengan kapasitas jaringan yang lebih besar.

Keuntungan jika memakai MFD ialah menghemat ruangan dan lebih murah dibandingkan dengan membeli beberapa mesin dengan fungsi berbeda. Sehingga tidak perlu mengadakan mesin printer, fax, scanner, fotokopi secara terpisah akan tetapi cukup dengan membeli satu MFD saja. Kebutuhan pengolahan dokumen bisa dilakukan di satu tempat. Demikian pula dengan daya listrik serta ruangan yang dibutuhkan bisa lebih dihemat.

Namun kekurangannya ialah jika salah satu bagian mesin rusak, maka kemungkinan besar seluruh fungsi lainnya tidak bisa digunakan. Kerusakan di satu bagian bisa mengakibatkan seluruh sirkuit di dalamnya harus diganti. Selain itu biasanya kualitas fungsi MFD hasilnya juga tidak sebaik mesin yang khusus. Contoh dari mesin Multi Function Device (MFD).