Proses Perencanaan Kerja

Proses Perencanaan Kerja

Perencanaan kerja adalah suatu proses mempersiapkan kegiatan atau usaha yang akan dilaksanakan secara sistematis serta logis untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya oleh pimpinan. Sistematis dalam hal ini berarti teratur, dan logis berarti masuk akal sehingga dapat dipertanggung jawabkan. Sementara tujuan yang dimaksud bukan tujuan individual (perorangan) melainkan tujuan kolektif (ramai-ramai) atau tujuan organisasi (kelompok) yang secara tepat bisa dikatakan sebagai tujuan kantor. Dan perencanaan mengahasilkan rencana sebagai bentuk kongkritnya.

Jadi bisa ditarik kesimpulan bahwa, perencanaan kerja adalah suatu proses mempersiapkan usaha untuk melaksanakan suatu pekerjaan secara sistematis dan logis, sampai pekerjaan tersebut selesai dan membuahkan hasil yang diharapkan bersama. Dan kongkritnya yaitu rencana kerja.

Untuk menyusun dan melaksanakan perencanaan atau perencanaan kerja, maka harus dilakukan serangkaian kegiatan kongkrit antara lain yaitu:

1)      Mengumpulkan Informasi dan Data yang Diperlukan

Informasi dan data yang diperlukan yaitu informasi dan data yang akan digunakan untuk menyusun rencana dengan tujuan tertentu.

2)      Mengumpulkan Pemikiran-pemikiran Mengenai Materi yang Direncanakan

Pemikiran-pemikiran yang dikumpulkan yaitu hasil pemerasan otak untuk menyusun rencana yang bertujuan tertentu serta sebisa mungkin berasal dari dalam kantor (maksudnya orang dalam).

3)      Menentukan Tujuan yang Hendak Dicapai

Tujuan yang dimaksud sudah tentu adalah tujuan kantor yang harus bermuara pada keberhasilan atau kemajuan kantor itu sendiri.

4)      Menentukan Apa Saja yang Harus Dilakukan Berikut dengan Urutan Pelaksanaan untuk Mencapai Tujuan

Dalam hal ini sudah jelas apa yang akan dijalankan berikut urutan pelaksanaan agar supaya tujuan kantor bisa tercapai dengan baik.

5)      Menentukan Fasilitas yang Diperlukan

Fasilitas yang dimaksud disini ialah fasilitas atau sarana pendukung yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

6)      Menentukan Kapan dan Dimana Harus Dilaksanakan

Yaitu menentukan waktu dan tempat pelaksanaan dari rencana yang telah dirumuskan.

7)      Menentukan Oleh Siapa dan Berapa Lama Harus Dilaksanakan

Ini berkaitan dengan orang yang akan melakukan dan dalam berapa lama jangka waktu pelaksanaannya.

8)      Menentukan Mengapa dan Bagaimana Cara Melaksanakannya

Yaitu terkait sebuah alasan apa dan bagaimana caranya untuk melaksanakan rencana kerja.

Contoh :

Ada pabrik sepatu yang ingin merencanakan produksi sepatu anak yang diperkirakan bisa laku di pasaran sekarang. Maka untuk menyusun perencanaan kerja tersebut, dilakukan serangkaian kegiatan antara lain sebagai berikut:

1)      Mengumpulkan informasi dan data dari masyarakat dan pertokoan mengenai sepatu anak yang sedang laku di pasaran.

2)      Mengumpulkan pemikiran dan ide dari dalam pabrik mengenai sepatu anak yang akan diproduksi.

3)      Menentukan sepatu anak dengan model dan tipe serta harga perkiraan bagaimana yang diperkirakan bisa laku di pasaran.

4)      Menentukan apa saja yang harus dilakukan misalnya pemasokan beberapa macam bahan baku berikut urutan kerja yang diperlukan.

5)      Menentukan fasilitas atau sarana pendukung yang dibutuhkan misalnya mesin-mesin apa saja yang dibutuhkan.

6)      Menentukan perkiraan waktu dan tempat produksi sepatu yang dimaksud pada tujuan. (misalnya pabrik yang dimiliki lebih dari satu lokasi).

7)      Menentukan penanggungjawab proyek dan jangka waktu percobaan mulai dari produksi sampai dengan masa aktif percobaan pemasaran untuk dievaluasi (dinilai dan dipertimbangkan) kembali.

8)      Menentukan alasan hendak memproduksi sepatu yang dimaksud pada tujuan berikut cara pelaksanaan rencana.

Proses Perencanaan Kerja

Proses perencanaan kerja terbagi menjadi beberapa tahapan kegiatan, antara lain sebagai berikut:

1)      Melaksanakan Langkah-Langkah Pendahuluan

a)      Meninjau keadaan termasuk kemungkinan

b)      Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyusun rencana

c)      Memastikan adanya peraturan kebijaksanaan atau usaha-usaha lain yang berhubungan dalam arti mendukung rencana atau kebalikannya

d)      Memastikan pengesahan rencana yang merupakan tahap akhir persiapan menyusun seluruh rencana.

2)      Menyusun Rencana

Di tahap ini seluruh persiapan rencana sudah selesai dibicarakan, lalu setelah itu dilakukan penyusunan rencana yang mencakup tujuan, kegiatan yang diperlukan, pembiayaan, penanggungjawab dan bagian dari kantor yang melaksanakan dan lain sebagainya.

3)      Melaksanakan Rencana

Dalam tahap ini perencanan kerja yang sudah selesai disusun akan dilaksanakan dalam operasi-operasi kerja kongkrit yang sesuai dengan yang tercantum di dalam perencanaan kerja.

4)      Melakukan Pengawasan Terhadap Pelaksanaan

Pada saat waktu pelaksanaan, maka diperlukan sebuah pengawasan. Tujuannya adalah untuk:

a)      Memastikan pelaksanaan rencana berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan.

b)      Mengecek ada atau tidaknya penyimpanan dalam pelaksanaan. Jika ada, maka harus buru-buru diambil tindakan perbaikan. Namun sebelum itu, perlu dipelajari dulu apakah penyimpangan tersebut masih bisa diperbaiki atau tidak, lalu apa yang menjadi penyebab penyimpangan tersebut. Jika disimpulkan masih bisa diperbaiki maka perbaiakan harus dilakukan. Sebaliknya jika tidak, maka ada kemungkinan pelaksanaan itu dihentikan.

5)      Mengadakan Evaluasi Terhadap Seluruh Pelaksanaan Termasuk Pengawai

Evaluasi (penilaian, pertimbangan dan penyimpulan) perlu dilakukan terhadap seluruh perecanaan kerja mulai dari awal sampai dengan selesai. Evaluasi ini juga sebagai alat bantu terhadap pengawasan. Dengan evaluasi yang dilakukan secara terus menerus, maka sauatu perencanaan kerja dalam pelaksanaannya semestinya tidak akan sampai gagal, hal ini karena usaha evaluasi bisa dengan cepat mengetahui jika terjadi kejanggalan yang menjurus ke arah kegagalan sebuah rencana. Maka dengan evaluasi, kejanggalan tersebut bisa diperbaiki.

{|CATATAN| Berikut 3 rekomendasi artikel terkait:
1) Sifat, Fungsi, dan Sumber Perencanaan
2) Macam-Macam Rencana
3) Cara Mendapatkan Persetujuan Rencana}