Sifat, Fungsi, dan Sumber Perencanaan

Sifat, Fungsi, dan Sumber Perencanaan

Perencanaan adalah fungsi utama dari manajemen, maka perencanaan juga merupakan fungsi utama dari manajer ataupun pimpinan. Yang paling menentukan dalam sebuah perencanaan ialah faktor manusia, karena dalam hal ini perencanaan dibuat, dijalankan, diawasi dan dievaluasi oleh manusia itu sendiri, oleh karena itu faktor manusialah yang menentukan berhasil tidaknya perencanaan tersebut. Dalam hal ini seseorang pimpinan atau manajer harus mengetahui sifat, fungsi, dan sumber dari perencanaan. Apa saja itu?

Sifat Perencanaan

Perencanaan memiliki beberapa sifat, antara lain sebagai berikut:

1)      Melekat Pada Fakta atau Kenyataan yang Ada di Depan Mata

Perencanaan dibuat berdasarkan fakta atau kenyataan dan kejadian yang ada di depan mata, jadi tidak boleh dibuat-buat begitu saja, atau dibuat berdasarkan khayalan semata.

2)      Dapat Memperkirakan Kejadian-Kejadian Mendatang yang Berasal dari Fakta atau Kenyataan di Depan Mata

Berangkat dari fakta atau kejadian yang ada di depan mata, dalam perencanaan semestinya bisa diperkirakan kejadian-kejadian yang akan terjadi dimasa mendatang sehingga perencanaan tersebut bisa dibuat dengan penyesuaian atau bisa mengatasi kejadian-kejadian mendatang tersebut.

3)      Mengikuti Akal Sehat yang Ada

Sudah barang tentu perencanaan dibuat berdasarkan akal sehat, atau secara rasional, jadi bukan dibuat-buat tanpa adanya dasar yang bisa dipertanggung jawabkan.

4)      Dapat Berkembang Mengikuti Situasi dan Kondisi yang Ada

Karena perencanaan dibuat berdasarkan fakta, kenyataan dan kejadian yang ada sekarang, maka perencanaan tersebut harus dibuat sedemikian rupa agar bisa dikembangkan sesuai dengan situasi serta kondisi yang ada dan ada kemungkinan bisa berubah-ubah (fleksibel).

5)      Berkesinambungan Sehingga Semakin Lama Semakin Sempurna

Perencanaan harus dibuat menjadi sesuatu yang bersifat bisa dilanjutkan pada kemudian hari ditahap yang lain, tentunya dengan tujuan baru yang dibuat berdasarkan tujuan lama dengan maksud supaya berkesinambungan.

6)      Peningkatan, Perbaikan atau Penyempurnaan

Perencanaan dibuat dengan tujuan peningkatan, yakni tujuan meningkatkan apa yang sudah ada sekarang seperti misalnya peningkatan produksi, mutu barang dan sebagainya. Ada juga perencanaan yang dibuat dengan tujuan perbaikan, yakni tujuan memperbaiki sesuatu yang dianggap buruk dengan target supaya menjadi lebih baik. Selain itu ada juga perencanaan yang dibuat dengan tujuan penyempurnaan, yakni tujuan membuat sesuatu yang sudah baik akan tetapi masih ingin dibuat menjadi lebih baik lagi.

Fungsi Perencanaan

Perencanaan mempunyai berbagai fungsi, tetapi yang paling penting adalah sebagai berikut :

1)      Sebagai Pedoman Kerja

Perencanaan memiliki fungsi sebagai pedoman kerja, yaitu perencanaan menjadi pegangan sekaligus petunjuk bagi semua yang diikutsertakan di dalam perencanaan bagaimana semestinya, pekerjaan yang dimaksud dalam perencanaan dikerjakan secara benar untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan.

2)      Sebagai Alat Koordinasi

Koordinasi yang dimaksud dalam hal ini ialah penguasaan sekaligus pengarahan oleh atasan kepada bawahan. Perencanaan bisa digunakan oleh seorang pimpinan sebagai alat untuk mengkoordinasi bawahannya dalam rangka untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

3)      Sebagai Alat Pengawasan Kerja

Perencanaan sebagai alat pengawasan kerja, dalam hal ini perencanaan bisa dijadikan sebagai patokan bagi mereka yang ditugasi sebagai pengawas untuk memeriksa para pekerja yang dilibatkan dalam perencanaan, apakah mereka semua bekerja sesuai dengan ketentuan yang sudah dibuat dalam perencanaan untuk mencapai tujuan.

{|CATATAN| Berikut 3 rekomendasi artikel terkait:
1) Proses Perencanaan Kerja
2) Macam-Macam Rencana
3) Cara Mendapatkan Persetujuan Rencana}

Sumber Perencanaan

Sebagai seorang pimpinan atau pembantu pimpinan seperti misalnya sekretaris dan manajer kantor, selain dituntut untuk mengetahui sifat dan fungsi perencanaan, juga dituntut untuk mengetahui sumber-sumber perencanaan terkait. Maksudnya dalam hal ini ialah titik tolak yang menjadi dasar untuk membuat satu perencanaan. Setidaknya ada beberapa macam sumber perencanaan, antara lain yaitu:

1)      Kebijaksanaan dan Pengarahan dari Pimpinan

Pimpinan yang dimaksud disini ialah atasan langsung atau orang lain yang berwenang. Pimpinan tersebut mengeluarkan kebijaksanaan yang menuntut perlu adanya penyusunan satu perencanaan dengan tujuan yang dijelaskan lebih dulu.

2)      Kebutuhan yang Mendesak untuk Mengatasi Suatu Masalah

Ketika muncul masalah, masalah tersebut perlu diatasi. Untuk mengatasi masalah ini, perlu penyusunan satu perencanaan yang matang dan pimpinan atau orang yang berwenang menyadari akan hal tersebut, sehingga keluarlah keputusan untuk menyusun satu perencanaan.

3)      Hasil Evaluasi yang Menuntut Perbaikan atau Penyempurnaan

Ada usaha atau kegiatan yang sudah dan/atau sedang berjalan, akan tetapi hasilnya tidak memuaskan, sehingga keluarlah kebijaksanaan dari pihak pimpinan untuk menyusun satu perencanaan baru yang bertujuan untuk memperbaiki usaha tersebut ataupun menyempurnakan usaha itu.

4)      Akibat Dari Usulan yang Diajukan Pihak-Pihak Tertentu yang Terkait

Pihak-pihak tertentu yang dimaksud disini ada kemungkinan ialah pihak yang berwenang (pemerintah), masyarakat terkait, pegawai kantor sendiri dan lain sebagainya. Mereka dalam hal ini dengan inisiatif sendiri mengajukan usul kepada kantor agar membuat sesuatu perencanaan dengan tujuan tertentu.