Profesi Sebagai Pegawai Administrasi

Profesi Sebagai Pegawai Administrasi

Sekretaris dimanapun tugasnya di dalam jenjang organisasi pada hakikatnya sama yaitu memberi bantuan baik itu kepada pejabat pimpinan khusus ataupun pada organisasi secara umum. Pada kenyataannya akan dijumpai berbagai macam tugas sekretaris, akan tetapi semuanya ialah untuk membantu memberi pelayanan sebaik-baiknya kepada pimpianan dan organisasi.

Sebagian besar pekerjaan kesekretarisan membutuhkan pegawai atau karyawan yang bertugas melaksanakan pekerjaan kesekretariatan khususnya dan dikenal sebagai pegawai sekretariat. Dalam bagan disebut pengetikan, sekretaris, pendiktean dan dalam jenjang hanya sebagai pegawai biasa.

Sekretaris yang berkedudukan sebagai pegawai biasa memiliki tugas untuk membantu seseorang atau lebih anggota staff pejabat guna menyelenggarakan tata hubungan dengan cepat serta tetap berjalan baik itu intern atau ekstern. Petugas ini lazimnya bertugas untuk mengetik, steno, menerima dikte baik langsung ataupun melalui mesin, dan lain sebagainya.

Mengingat tugas sekretaris adalah tugas pokok pelayanan administratif, maka masih banyak pula pegawai sekretaris dengan tugas dan pekerjaan yang bermacam-macam, sesuai dengan kedudukan dan wewenang yang diperoleh dan tanggung jawabnya.

Contoh pegawai sekretariat diantaranya sebagai berikut:

a)      Resepsionis

Bertugas membantu agar komunikasi berlangsung lancar baik itu ke dalam organisasi ataupun keluar organisasi dengan media, atau menerima tamu perusahaan atau perorangan.

b)      Juru Steno

Bertugas menyalin naskah dari tulisan steno yang diambil dari hasil dikte langsung atau penyalinan dari mesin pendikte, yang kemudian disajikan dalam bentuk naskah yang telah diketik.

c)      Juru Tik

Bertugas mempersiapkan surat menyurat yang akan dikirim, mengerjakan pengaturan masalah pengetikan berupa naskah, pengaturan, table, dengan format yang baik sehingga menarik dan mudah dibaca.

d)      Juru Tulis

Di lingkungan pamong desa dikenal sebagai jabatan carik desa bertugas untuk membantu lurah dalam masalah catat mencatat, sehingga jabatan carik identik dengan penulis lurah. Perlu diketahui bahwa juru tulis merupakan ahli bahasa clerk bahasa Inggris yang berarti pegawai secretariat.

e)      Juru Arsip atau Penata Arsip

Bertugas yang berhubungan dengan masalah kearsipan dan penataan berkas.

Juru tulis, juru telex, juru steno, juru tik, dan juru arsip merupakan pegawai sekretariat dan masih banyak lagi pegawai sekretariat lain denga tugas dan kewajiban yang berbeda. Kedudukan sekretaris dalam jenjang organisasi baik itu sebagai pimpinan, tenaga staff atau pegawai biasa, sebenarnya sama-sama memiliki peranan yang penting.

Peranan Sekretaris

1. Tugas Pokok

Peran seseorang dalam bidang usaha akan terlihat dari tugas apa yang diberikan kepadanya. Semakin besar wewenang maka semakin besar pula tanggung jawabnya. Dalam mengemban sebuah wewenang seseorang harus melaksanakan kewajiban sesuai dengan wewenang yang diberikan kepadanya. Kewajiabn tersebut dilakukan dalam tugas-tugas pekerjaan.

Semakin besar sebuah wewenang dan tanggung jawab maka semakin besar pula tugas pekerjaannya. Tugas pekerjaan tersebut dilakukan dengan menggunakan pikiran dan tenaganya. Peranan seseorang akan tampak dari cara ia melaksanakan tugas pekerjaan dengan menggunakan pikiran dan tenaganya semaksimal mungkin.

Dalam hal ini peranan sekretaris di jenjang manapun umunya sama yaitu sebagai pembantu, yang melaksanakan tugas pekerjaan guna membantu pimpinan maupun organisasi. Sebagai pembantu pimpinan dan selaku sekretaris pribadi seorang sekretaris harus tanggap dalam membantu pimpinan demikian juga dengan sekretaris yang bertugas membantu organisasi.

Peranan sekretaris sebagai pembantu mungkin berupa penyelasaian rutin dalam mempersiapkan tersediannya fasilitas yang cukup guna membantu kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan. Tidak jarang juga sekretaris dalam memberi bantuan baik itu kepada pimpinan ataupun dalam organisasi merupakan sebuah kunci keberhasilan pimpinan atau organisasi.

Sekretaris ialah pembantu pimpinan sejak dari awal sampai dengan tercapai tujuan. Ia turut serta memecahkan masalah yang sedang dihadapi pimpinan, memberi saran dan pendapat, serta mempersiapkan segala fasilitas guna memudahkan tugas pimpinan, yang pada akhirnya tujuan yang hendak dicapai dapat dicapai dengan hasil yang sebaik-baiknya.

Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris merupakan penghubung pimpinan dengan relasi atau pejabat yang akan mengadakan pembicaraan, dalam hal ini ia juga perlu menciptakan suasana yang harmonis antara perusahaan dengan masyarakat luar. Sekretaris bertugas memberikan informasi kepada pejabat yang akan berhubungan ataupun kepada masyarakat yang ingin mengetahui aktivitas perusahaan/organisasi.

Pernan sekertaris dalam memberi bantuan pimpinan tersebut diperinci dalam tugas-tugas yang bersifat protokoler, disamping juga masih ada tugas pokok yang sesuai dengan kedudukan sekretaris itu sendiri. Dalam hal ini ditekankan tugas pokok sekretaris dibidang pelayanan kantor antara lain yaitu:

a)      Menyelenggarkan tugas umum sekretaris dalam rangka meringankan pimpinan, seperti menerima dikte dan penyalinannya menjadi bentuk naskah yang terketik rapi.

b)      Mengurus masalah pengetikan, percetakan, dan penggandaan.

c)      Menyelenggarakan surat-menyurat, membuat konsep surat dan laporan.

d)      Mencari informasi dan berkomunikasi.

e)      Mengurus ketatausahaan lainnya seperti menata arsip, ekspdisi, urusan pos dan sebagainya.

Tugas protokoler antara lain yaitu:

a)      Mempersiapkan rapat formal ataupun informal.

b)      Menerima tamu, mengatur perjanjian, menerima pesanan melalui telepon atau surat.

c)      Mengatur jamuan antar pejabat, mengirim surat undangan, memilih tanda mata untuk acara tukar menukar kenangan.

d)      Mengatur bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktivitas kerja.

e)      Menghubungkan bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktivitas kerja.

f)       Mengatur penerimaan tamu dengan segala fasilitas yang diperlukan.

Itulah tugas pokok seorang sekretaris, selain itu ada juga tugas sampingan yang tak kalah pentingnya guna menunjang tugas pokok tersebut.

2. Tugas Khusus

Tugas yang tidak termasuk tugas pokok dan tugas protokoler disebut tugas khusus, dalam hal ini antara lain yaitu:

a)      Pengurusan Perjalanan Dinas

Tugas sekretaris dalam pengurusan perjalanan dinas berupa pengurusan rencana, masalah imigrasi (paspor, visa, health certificate, dan sebagainya) tiket, akomodasi, hotel dan lain-lain.

b)      Pengurusan Kas Kecil

Guna keprluan yang bersifat kecil seperti misalnya membeli bunga, memesan minum untuk tamu, ongkos parkir dan keperluan sehari-hari lainnya. Sekretaris dalam mengurus tugas-tugasnya diperlukan uang yang siap dipergunakan sewaktu-waktu. Dan untuk keperluan tersebut diambil dari dana kas kecil yang menjadi tanggung jawab sekretaris itu sendiri. Meskipun dana ini kecil, akan tetapi sekretaris wajib mengurusnya dengan sebaik-baiknya.

{|CATATAN| Karena pembahasan ini saling berkaitan, maka adalah keliru jika Anda melewatkan 6 rekomendasi artikel berikut:
1) Pengertian dan Penggunaan Istilah Sekretaris
2) Jenis-Jenis Jabatan Sekretaris
3) Sekretaris Sebagai Pimpinan Kantor
4) Sekretaris Politik di Jepang
5) Tugas Sekretaris Sebagai Manajer Kantor
6) Tugas Pegawai Administrasi di Berbagai Bidang}