Sekretaris Sebagai Pimpinan Kantor

Sekretaris Sebagai Pimpinan Kantor

Dalam kantor, terdapat banyak sekertaris yang berfungsi sebagai tenaga bantu pada pimpinan kantor, sekertaris seperti ini adalah sekertaris profesi di tempat kerja. Agar bisa lebih memahami tugas pimpinan dalam organisasi guna memberikan gambaran mengenai tugas seorang sekretaris yang bertindak sebagai pimpinan, maka terlebih dahulu akan diuraikan sedikit mengenai pokok-pokok pengertian organisasi dan struktur organisasi.

Pada dasarnya manusia memiliki sifat sosial, berhasrat untuk membentuk kelompok, dan mempertahankan kelangsungan hidup dengan memenuhi kebutuhan baik jasmani dan rohani. Sebuah kelompok manusia yang berusaha meraih tujuannya menimbulkan hasrat saling membutuhkan, bantu membantu dan bekerjasama guna kelangsungan hidup.

Sekelompok orang yang bekerja sama yang memiliki tujuan tertentu belum mencerminkan unsur dari organisasi. Tetapi diperlukan sistem dan proses kerjasama yang serasi. Dalam hal ini unsur pokok dari organisasi ialah:

a)      Adanya sekelompok orang

b)      Adanya sistem dan proses kerjasama

c)      Adanya tujuan yang akan dicapai

Sekelompok orang yang bekerja sama guna melaksanakan tugas pekerjaan yang tujuannya telah diatur sedemikian rupa sehingga masing-masing orang memiliki tugas, kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab. Pengaturan ini akan mencerminkan suatu kerangka yang memberi petunjuk hubungan kerja sama. Kedudukan, besar kecilnya wewenang, dan luas tanggung jawab masing-masing pegawai dalam organisasi. Kerangka yang menggambarkan keadaan ini dikenal dengan istilah struktur organisasi.

Dalam hal ini struktur organisasi lazimnya diatur dengan corak tertentu sesuai dengan jenis organisasi dan yang terkenal ada tiga, antara lain yaitu:

1)      Organisasi Garis (Line Organization)

2)      Organisasi Funsi (Function Organization)

3)      Organisasi Panitia (Committee Organization)

Setelah dipilih struktur organisasi yang paling cocok, organisasi tidak cukup hanya mempunyai kerangkanya saja, akan tetapi masih diperlukan suatu tindakan atau proses pelaksanaan tujuan. Dalam hal ini kerangka atau struktur organisasi adalah wadah organisasi yang sifatnya statis, sementara proses pelaksanaan tugas pekerjaan mencapai tujuan sebagai fungsi bertindak.

Dalam organisasi sesuai dengan sifatnya ada yang disebut jenjang kepemimpinan yakni ada yang dipimpin dan ada yang memimpin. Demikian juga pada suatu kantor, ada kepala dan ada juga pegawai bawahannya. Tugas kepala atau pimpinan kantor umumnya memberi pengarahan dan pengaruh kepada bawahan agar mau dan bertingkah laku sedemikian rupa sehingga bisa melakukan tugas pekerjaan sesuai dengan tujuan yang telah tetapkan.

Sekretaris yang bertindak sebagai kepala sekretariat juga memiliki tugas untuk mengarahkan dan mempengaruhi agar tugas pekerjaan sekretariat bisa tercapai. Sekretaris yang memimpin sekretariat dalam hal ini berfungsi sebagai manajer, sehingga ia akan melaksanakan tugas-tugas manajer dibidang tata usaha guna membantu ataupun melayani kebutuhan sekretariatnya. Tugas bantuan ini terdiri dari tugas-tugas pelayanan agar terselenggaranya tugas kesekretarisan khususnya dan ketatausahaan pada umumnya.

Tidak jarang pula seorang sekretaris yang berfungsi sebagai pimpinan sekretariat juga turut melakukan tugas penting untuk membantu pimpinan, termasuk juga membuat kebijaksanaan dalam bentuk menetapkan sebuah keputusan. Sebagai pimpinan dalam bidang kesekretarisan, maka dia harus membuat rencana, mengorganisasi baik bawahan dan sarananya, bekerja sama dengan bawahan dan mengadakan pengawasan seperti layaknya seorang pimpinan.

Untuk menyelenggarakan fungsi kantor sekretariat yang dipimpinnya, ia perlu memperhatikan faktor bagaimana mempengaruhi serta menggerakan bawahannya agar bisa melaksanakan tujuan sekretariat, diantaranya dengan:

a)      Menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik

b)      Memberi perintah, instruksi, dan pengawasan

c)      Memberi bimbingan sebaik-baiknya

d)      Memberi fasilitas agar pekerjaan bisa berlangsung dengan sebaik-baiknya.

Yang perlu diperhatikan juga bahwa tugas pekerja pada bidang kesekretarisan membutuhkan ketelitian dan kecermatan, sehingga seorang sekretaris yang memegang pimpinan sekretariat di tuntut untuk memiliki kepribadian dan kecakapan sebagai seorang pimpinan. Kecakapan dan kemampuan menyelesaikan tugas kesekretarisan secara prima menjadi tuntutan bagi seorang sekretaris yang memimpin sekretariat.

{|CATATAN| Karena pembahasan ini saling berkaitan, maka adalah keliru jika Anda melewatkan 6 rekomendasi artikel berikut:
1) Pengertian dan Penggunaan Istilah Sekretaris
2) Jenis-Jenis Jabatan Sekretaris
3) Sekretaris Politik di Jepang
4) Tugas Sekretaris Sebagai Manajer Kantor
5) Profesi Sebagai Pegawai Administrasi
6) Tugas Pegawai Administrasi di Berbagai Bidang}

Sekretaris Perorangan

Seorang sekretaris yang membantu seorang pimpinan tidak termasuk sebagai pimpinan dalam jenjang organisasi. Namun sekretaris ini juga bertindak sebagai pimpinan, akan tatapi disebut sebagai sekretaris yang berfungsi sebagai non manajer.

Jika seorang sekretaris menjabat sebagai pimpinan sekretariat, ia memiliki tanggung jawab, wewenang, dan memiliki pembantu berupa para karyawan bawahan. Tugas pekerjaannya yaitu pembantu ahli pada bidang kesekretarisan. Ia sering kali dikenal dengan sebutan staff. Namun adakalanya hanya sebagai tenaga bantuan yang memberi bantuan umum dibidang kesekretarisan saja.

Sekertaris perorangan sangat diperlukan mengingat pejabat pimpinan tidak seluruhnya bisa menguasai masalah-masalah yang sedang dihadapi. Untuk itu dalam membantu kelancaran tugas secara keseluruhan, maka pejabat pimpinan perlu didampingi oleh seorang ahli dalam menangani masalah tertentu, dan orang ini dinamakan tenaga staf.

Tenaga staff merupakan tenaga yang ahli dibidangnya. Ia akan memberi bantuan kepada pimpinan dalam memecahkan masalah khusus yang menjadi tugas pejabat pimpinan. Karena keahliannya pejabat staff diperbantukan kepada pimpinan dan diberi jabatan sebagai seorang sekretaris.

Dalam hal ini sekretaris non manajer yang memiliki fungsi sebagai pembantu ahli seorang pejabat disebut sekretaris pribadi. Bagi pimpinan yang menangani berbagai macam masalah, kehadiran tenaga sekretaris pribadi sebagai pembantu ahli sangatlah penting. Sehingga pejabat pimpinan benar-benar bisa mengambil keputusan untuk menggariskan kebijaksanaannya dengan tepat.