Tugas Pegawai Administrasi di Berbagai Bidang

Tugas Pegawai Administrasi di Berbagai Bidang

Pegawai administrasi memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda disetiap bidang pekerjaannya. Berikut akan diuraikan tugas pegawai administrasi di berbagai bidang:

1. Bidang Tata Persuratan

a. Bagian Penerimaan dan Pengiriman Surat

1)      Menerima surat-surat, memberi label pada surat atau lembar disposisi, mencatat dalam buku agenda, mendistribusikan kepada yang berwenang.

2)      Memberi nomor surat-surat kawat dan telex, mencatat dalam buku agenda serta menyerahkan kepada unit yang bersangkutan untuk dikirim.

3)      Memberi nomor dan tanggal surat yang keluar, mencatat dalam buku agenda menyampul serta mengirimkannya, baik langsung ataupun melalui kurir.

4)      Membuat statistik atas surat-surat yang masuk dan juga keluar secara periodik, termasuk surat kawat dan telex.

b. Bagian Pengetikan dan Penggandaan

1)      Pengetikan konsep-konsep surat, daftar blanko dan karangan-karangan untuk konsumsi keluar organisasi.

2)      Menyusun dan menyimpan berbagai jenis sheet atau master secara teratur.

3)      Memperbanyak surat-surat dengan stensil, foto copy, atau alat lai atau mesin pengganda yang ada.

4)      Membuat statistik penggandaan.

5)      Memelihara alat-alat yang ada pada seksi itu (pemeliharaan ringan).

c. Bagian Kearsipan dan Dokumentasi

1)      Mengatur dan menyimpan serta memelihara surat-surat yang berharga atau dokumen.

2)      Mengurus tata kearsipan surat-surat, termasuk menyusun, menyimpan dan memelihara arsip.

3)      Mencatat, memberi kode klasifikasi, dan nomor surat-surat yang disimpan.

2. Bidang Perlengkapan

a. Bagian Pengadaan Barang

1)      Menyediakan barang-barang kebutuhan sesuai dengan keperluan, baik melalui pembelian, pinjaman, hibah, ataupun membuat sendiri.

2)      Merencanakan jenis barang yang diperlukan dalam pekerjaan, baik pekerjaan perkantoran maupun pekerjaan lapangan.

3)      Menerima dan menyimpan barang-barang sebelum diserahkan kepada unit pemakai.

4)      Merencanakan dalam penghapusan barang inventaris, sesuai kriteria penghapusan barang inventaris.

5)      Membuat catatan dan daftar atas barang-barang inventaris secara keseluruhan, berikut perubahan status dan lokasi barang tersebut.

b. Bagian Pemeliharaan

1)      Memelihara barang-barang inventaris kantor, seperti misalnya rumah dinas, gedung kantor, mesin, kendaraan, telepon atau telex, meja kursi lemari, dan peralatan lainnya.

2)      Memelihara kebersihan gedung, ruang kerja, dan ruangan-ruangan lain dalam gedung termasuk kamar kecil.

3)      Memperbaiki kerusakan yang terjadi pada barang-barang inventaris baik dilakukan sendiri ataupun oleh pihak ketiga.

4)      Memelihara halaman, taman, selokan, pagar, lampu-lampu hias dan lain sebagainya.

c. Bagian Bangunan

1)      Merencanakan pembangunan rumah dinas, mess dan bangunan lain di lingkungan kerja.

2)      Mengatur dan mengurus alikasi dan realokasi rumah dinas serta aturan-aturan tentang penempatan.

3)      Mengurus dan menyelesaikan masalah-masalah yang berkaitan dengan izin-izin bangunan, izin penempatan, izin perombakan serta mengurus berbagai fasilitas bangunan tersebut.

3. Bidang Kerumahtanggaan Kantor

a. Bagian Pelayanan atau Keamanan

1)      Mengatur pemakaian ruang kerja dan ruang rapat, termasuk tata ruang.

2)      Menyiapkan dan melayani kebutuhan minuman harian bagi pegawai dan tamu.

3)      Menyiapkan jamuan dan melayani rapat-rapat, pertemuan, konfernsi, dan sejenisnya.

4)      Mengatur ketertiban tamu-tamu, parkir kendaraan bermotor.

b. Bagian Perjalanan Dinas

1)      Mendapatkan data dan keterangan tentang aturan perjalanan dalam dan luar negeri dengan menggunakan sarana angkutan yang ada.

2)      Membuat perhitungan biaya perjalanan dalam dan luar negeri serta menyiapkan surat-surat pembayaran.

3)      Mengurus dan menyelesaikan surat-surat yang berkenaan dengan perjalanan dalam dan luar negeri, bagi pegawai dan pejabat.

4)      Menyelesaikan surat-surat pertanggung jawaban perjalanan.

4. Bidang Hubungan Masyarakat

a. Bagian Langganan dan Penerbitan

1)      Merencanakan dan menyelenggarakan penerbitan majalah ataupun buletin serta mengatur pendistribusiannya baik itu di dalam maupun di luar kantor.

2)      Mengurus serta mengatur langganan surat kabar, majalah, maupun media cetak lainnya.

3)      Membuat catatan penting atau kliping yang dibuat media cetak yang berkaitan dengan organisasi atau kantor.

4)      Menerima dan meneliti seluruh tulisan untuk dimuat dalam media cetak.

b. Bagian Penerangan dan Dokumentasi

1)      Mengambil, menganalisa, serta merumuskan berita-berita penting dari harian-harian yang terbit di dalam ataupun luar negeri.

2)      Menyajikan berita hangat (actual) kepada pemimpin yang terkait.

3)      Mengatur dan menyusun dokumen serta membuat kliping koran yang berkaitan erat dengan organisasi, untuk disimpan agar mudah menemukannya kembali.

c. Bagian Hubungan Masyarakat

1)      Mengatur dan menyelenggarakan acara-acara pertemuan dengan badan legislatif baik itu dalam rangka tukar pendapat ataupun konsultasi.

2)      Mengatur serta menyelenggarakan pertemuan dengan pihak ketiga (wartawan atau delegasi).

3)      Menghimpun dan menyimpan data tentang kebijaksanaan pemerintah dan kegiatan pihak swasta yang berkaitan dengan kantor dalam rangka koordinasi kerja.

4)      Menjalin usaha kerja sama pada bidang kehumasan dengan pemerintah dan swasta dalam rangka pengembangan kegiatan kantor atau organisasi.

d. Seksi Protokol

1)      Mengatur dan mengurus tamu yang akan bertemu dengan pucuk pimpinan baik itu atas perjanjian ataupun yang sifatnya mendadak.

2)      Mendampingi pejabat tinggi ataupun pucuk pimpinan yang meninjau unit-unit kerja atau sedang melaksanakan perjalanan dinas kedaerah lain.

3)      Mengatur tata upacara secara protokoler pada pertemuan atau upacara yang dihadiri oleh pejabat-pejabat tinggi organisasi.

4)      Mengurus segala kelengkapan protokoler pada pertemuan, perjalanan dinas dan lainnya yang berkenaan dengan aturan keprotokoleran.

5. Bidang Organisasi dan Tata Kerja

a. Bagian Organisasi

1)      Menelaah perkembangan organisasi dan kemanfaatannya sehubungan dengan kemajuan dalam bidang manajemen.

2)      Merencanakan perubahan ataupun pembaharuan organisasi dan perincian serta perumusan tugas kewajiban unit organisasi.

3)      Meneliti data hubungan kerja antara unit guna meningkatkan koordinasi dan kelancaran pekerjaan.

4)      Mempersiapkan data serta surat-surat keputusan tentang organisasi kerja, hubungan kerja, perincian tugas, kewajiban serta perumusan ketentuan lain dalam bidang keorganisasian.

b. Bagian Tata Kerja

1)      Merencanakan suatu sistem, tata kerja, metode serta prosedur masing-masing pekerjaan, sehingga didapatkan efisien kerja yang tinggi.

2)      Malaksanakan usaha-usaha untuk penyederhanaan kerja, menuju kecepatan, ketepatan, kelancaran, serta kerapihan pekerjaan.

3)      Melaksanakan penelitian atas pekerjaan tentang ukuran waktu, satuan, jarak, berat, luas, dan lain-lain untuk kepreluan standar pekerjaan.

4)      Membantu unit-unit kerja menciptakan formulir-formulir yang dibutuhkan secara tepat sesuai dengan kebutuhan.

c. Bagian Pengembangan Metode

1)      Menciptakan metode baru terhadap cara kerja yang sesuai dengan perkembangan teknologi, baik dalam bidang administertif ataupun teknik operatif.

2)      Mengadakan penelitian atas metode kerja yang sudah berjalan, apakah sudah sesuai dengan kebutuhan atau perlu penyempurnaan lagi.

3)      Mengadakan penelitian perbandingan metode dari kantor atau organisasi lain yang sejenis, dalam rangka untuk penyempurnaan sistem kerja.

4)      Mengusahakan inovasi dalam kantor atau organisasi.

Perlu diingat disini adalah bahwa susunan, pengelompokan, nama unit kerja, uraian tugas, dan istilah-istilah yang disebutkan di atas tidak mutlak. Masing-masing organisasi ataupun kantor bisa melaksanakan variasi sesuai kebutuhan, ruang lingkup ataupun besar kecilnya organisasi yang bersangkutan. Namun paling tidak dengan penyajian susunan organisasi di atas, bisa diketahui macam dan ruang gerak dari manajemen perkentoran dalam keadaan sehari-hari.

{|CATATAN| Karena pembahasan ini saling berkaitan, maka adalah keliru jika Anda melewatkan 6 rekomendasi artikel berikut:
1) Pengertian dan Penggunaan Istilah Sekretaris
2) Jenis-Jenis Jabatan Sekretaris
3) Sekretaris Sebagai Pimpinan Kantor
4) Sekretaris Politik di Jepang
5) Tugas Sekretaris Sebagai Manajer Kantor
6) Profesi Sebagai Pegawai Administrasi}