Membuat Surat dan Menerima Surat

Membuat Surat dan Menerima Surat

Surat adalah media komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama sendiri ataupun atas nama instansi/perusahaan. Isi surat atau informasi bisa berbentuk pertanyaan permintaan, saran, laporan, ataupun konsep yang disampaikan kepada pihak lain.

Lebih jauh kegiatan surat menyurat yang dilakukan secara terus-menerus antar pihak yang satu dengan pihak lain disebut dengan korespodensi. Supaya komunikasi melalui surat lebih efektif dan bisa mempelancar proses komunikasi, maka kedua belah pihak harus mempertahankan tata cara penulisan atau pembuatan surat, dalam artian bahwa:

1)      Surat memiliki tujuan dan maksud yang jelas.

2)      Isi surat harus jelas maksudnya.

3)      Surat ditulis dengan gaya bahasa yang baik dan sopan agar mudah dipahami.

4)      Pergunakanlah bahasa yang sesuai dengan pemahaman pihak penerima.

5)      Hindari penggunaan kalimat yang tidak perlu dan membingungkan.

6)      Tulis dan ketik surat dengan rapi agar si penerima surat tertarik untuk membacanya.

Bahasa surat yang ada dalam surat memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan lancar tidaknya komunikasi. Oleh karena itu, bahasa surat adalah kunci dalam keberhasilan komunikasi dan sekaligus juga sebagai alat komunikasi yang efektif.

Berkaitan dengan hal itu untuk menangani surat menyurat dikantor atau instansi perusahaan maka diperlukan tenaga terampil yang mempunyai kemampuan khusus agar efektifitas dan efisiensi suatu kantor terjamin mekanisme kerjanya.

Dengan menangani urusan surat menyurat dengan baik, berarti pula memelihara hubungan kerja sama yang baik dengan rekan bisnis, dan dilihat secara administrasi mencerminkan bahwa kantor yang bersangkutan bekerja professional.

Surat menyurat ialah bagian dari pekerjaan kantor yang kegiatannya mencakup pengumpulan dan pengelolaan data serta pengiriman dan penerimaan informasi.

Dalam hal ini surat berfungsi sebagai media komunikasi intern dan ekstern. Surat menunjukkan kinerja kantor atau perusahaan didalam memelihara komunikasi dengan pihak luar (relasi). Serta mempunyai peranan yang sangat penting sebagai media komunikasi baik dari lingkungan instansi sendiri ataupun dari pihak luar.

Jadi, jelas bahwa surat adalah media komunikasi tertulis yang sangat penting bagi instansi/perusahaan untuk melaksanakan dan memelihara kerja sama dengan pihak lain. Surat merupakan sebuah ukuran terhadap kinerja sebuah instansi atau perusahaan. Surat juga merupakan barometer kemajuan instansi atau perusahaan karena:

1)      Surat merupakan alat bukti tertulis (yuridis).

2)      Surat ialah alat penggerak dan pengendali kegiatan sehari–hari kantor baik intern maupun ekstern.

3)      Surat sebagai acuan dalam melaksanakan tindakan atau pelaksanaan.

4)      Surat berfungsi sebagai bahan kajian perusahaan.

5)      Surat merupakan alat pengingat.

6)      Surat sebagai duta atau wakil seseorang atau instansi.

Menerima dan Menggandakan Surat

Bagi instansi atau perusahaan surat memegang peranan yang penting, hal ini karena hampir sebagian besar komunikasi dengan pihak luar maupun relasi dilaksanakan dengan surat menyurat. Surat menyurat merupakan pekerjaan kantor. Dalam hal ini istilah pekerjaan kantor pada dasarnya sama dengan tata usaha yang dalam bahasa inggris disebut sebagai office work atau clerical work, yakni seluruh rangkaian aktifitas seperti mencatat, menghimpun, mengelolah, menggandakan, mengirim, menyimpan keterangan yang dibutuhkan dalam setiap usaha dilakukan melalui surat.

Menurut GR. Terry

Pekerjaan kantor mencakup penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat tertulis dengan cepat guna menyediakan suatau landasan fakta sebagai tindakan kontrol dari pimpinan.

Menurut William Henry Leffinguell dan Edwin Robinson

Pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang pertama-tama berkenaan dengan warkat dari badan usaha pembuatan warkat guna digunakan untuk keterangan dikemudian hari.

Dari kedua rumusan tersebut, bisa diketahui bahwa pekerjaan kantor berhubungan dengan pembuatan surat dan warkat, serta kegiatan lainnya yang bersifat memberi bantuan dan layanan kepada pihak yang mebutuhkan demi tercapainya tujuan instansi atau perusahaan.

Jadi dalam hal ini, kantor adalah pusat kegiatan pemikiran dan komunikasi yang menggerakkan seluruh jaringan. Di kantor terdapat bermacam pekerjaan yang menyangkut hidup matinya instansi atau perusahaan. Oleh karena itu, pekerjaan kantor pada dasarnya ada dua jenis yaitu:

a.       Pekerjaan Kantor yang Bersifat Ketata-usahaan

Yaitu pekerjaan yang berhubungan dengan tulis menulis, seperti diantaranya:

1)      Membuat surat

2)      Pengetikan surat

3)      Menerima surat

4)      Penyimpanan surat masuk maupun surat keluar (mengarsipkan)

5)      Penggandaan surat menyurat

6)      Mengendalikan surat

7)      Pengurusan keuangan

8)      Pengurusan kepegawaian

9)      Pengurusan perlengkapan kantor

10)  Pembuatan laporan.

b.      Pekerjaan Kantor yang Tidak Bersifat Ketata-usahaan

Yaitu pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan tulis menulis, diantaranya yaitu:

1)      Menerima telepon dan menelepon

2)      Menerima tamu dan bertamu

3)      Pelayanan kebersihan

4)      Pelayanan keamanan.

Untuk meningkatkan produktifitas pekerjaan kantor, maka perlu ditunjang oleh tenaga-tenaga yang terampil dan mempunyai kemampuan khusus agar mekanisme kerja sebuah kantor bisa berjalan secara efektif dan juga efisien.

Penanganan atau pengurusan surat ialah sentral dari kegiatan kantor. Bagian ini memegang peranan yang sangat penting dalam menggerakkan dan mengendalikan kegiatan sehari-hari yang berkaitan dengan surat menyurat.

{|CATATAN| Karena pembahasan ini saling berkaitan, maka jangan lewatkan 7 artikel terkait berikut ini:
1) 10 Kompetensi Khusus Sekretaris
2) Langkah-Langkah dan Pelayanan Telepon
3) Tata Cara Penyimpanan Arsip Kantor
4) Persiapan Penyelenggaraan Rapat
5) Cara Mempersiapkan Perjalanan Dinas Pimpinan Kantor
6) Menciptakan dan Mengembangkan Naskah Laporan
7) 10 Nilai-Nilai Moral Sekretaris}