Persiapan Penyelenggaraan Rapat

Persiapan Penyelenggaraan Rapat

Secara singkat rapat ialah pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok untuk membicarakan sesuatu masalah. Rapat ialah suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan kantor dengan para staffnya. Rapat sering dilaksanakan oleh banyak instansi atau perusahaan. Jadi, rapat (conference atau meeting) adalah pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau perusahaan untuk merundingkan atau menyelesaiakan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

Rapat sangat membutuhkan tangan sekretaris yang terampil dalam rapat, terutama dalam hal mempersiapkan dan merekam serta melaporkan kegiatan rapat pimpinan. Dalam hal ini tugas sekretaris dalam rapat mencakup hal-hal sebagai berikut:

1)      Persiapan

2)      Menyusun acara

3)      Menyusun teks pidato pimpinan

4)      Membuat notula rapat

5)      Mmbuat laporan hasil rapat.

A. Persiapan Peyelenggaraan Rapat

Berikut ini adalah beberapa hal yang harus dilakukan dalam kaitannya dengan persiapan penyelenggaraan rapat, antara lain yaitu:

1.      Membuat Surat Undangan Rapat

Undangan dibuat jauh-jauh hari sebelum rapat akan dimulai. Undangan rapat yang lengkap berisi:

a)      Hari, tanggal, dan jam

b)      Tempat rapat

c)      Acara rapat atau bahan (materi) yang akan dibahas didalam rapat.

2.      Persiapan Ruangan Rapat

Salah satu hal yang sangat besar pengaruhnya terhadap keberhasilan rapat adalah pengaturan tata ruang rapat yang baik. Tata ruang rapat harus disesuaikan dengan jumlah peserta dan maksud rapat. Penataan ruangan rapat akan menjadi perhatian sekretaris dalam rangka persiapan rapat.

3.      Alat-Alat Tulis

Dalam rapat yang cukup besar perlengkapan alat tulis sangatlah penting. Alat tulis yang diperlukan pada saat rapat diantaranya yaitu:

a)      Map beserta isinya yakni kertas HVS, jadwal rapat, dokumen-dokumen yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas, untuk dibaca para peserta rapat dan lain- lain.

b)      Pensil, ballpoint, penghapus dan lain sebagainya.

c)      Komputer atau laptop.

4.      Perlengkapan Rapat

Selain itu sound system, overhead projector atau slide, video, tape recorder, dan whiteboard, alat-alat tersebut sangat membantu dalam keberhasilan rapat. Agar rapat bisa berjalan lancar, pastikan peralatan-peralatan tersebut telah siap digunakan sebelum rapat berlangsung.

5.      Akomodasi

Untuk penyelenggaraan rapat yang cukup lama, maka perlu dipersiapkan akomodasi, yaitu antara lain, hotel atau penginapan, dan transportasi untuk para peserta rapat.

6.      Konsumsi (Snack)

Hidangan makanan dan minuman (kopi, air putih) pada saat peserta datang akan menimbulkan kesan penyambutan yang baik terhadap peserta rapat. Pelayanan dan penyajian minuman dan makanan ada baiknya:

a)      Memperhatikan kebersihan.

b)      Tidak mengganggu jalannya rapat.

7.      Kesehatan

Penyelenggaraan rapat yang cukup lama perlu disediakan ruangan kesehatan, hal ini untuk mencegah terhambatnya pelaksaannya rapat akibat adanya peserta yang sakit. Maka selain itu faktor kesehatan peserta rapat juga perlu diperhatikan.

Supaya lebih jelas, dibawah ini merupakan bagan persiapan penyelenggaraan rapat:

B. Notula Rapat

Notula ialah catatan singkat atau ringkasan hasil pembicaraan dalam sebuah rapat. Dalam pembuatan notula rapat, yang harus diperhatikan diantaranya yaitu:

1)      Mengetahui tema dan tujuan rapat

2)      Pandai dan jelas dalam memilih kata yang tepat serta bahasa yang logis dan efektif

3)      Berkonsentrasi pada pembicara yang sedang berlangsung, agar tidak terlewatkan hal-hal yang penting

4)      Pandai mengolah pendapat menjadi kesimpulan.

Catatan rapat yang dibuat selama rapat berlangsung harus segera disusun dengan rapi atau diketik. Lalu segera meminta tanda tangan dari pimpinan rapat. Setelah itu notulis ikut menandatangani dan segera memperbanyak serta mendistribusikan kepada para peserta rapat.

{|CATATAN| Karena pembahasan ini saling berkaitan, maka jangan lewatkan 7 artikel terkait berikut ini:
1) 10 Kompetensi Khusus Sekretaris
2) Langkah-Langkah dan Pelayanan Telepon
3) Membuat Surat dan Menerima Surat
4) Tata Cara Penyimpanan Arsip Kantor
5) Cara Mempersiapkan Perjalanan Dinas Pimpinan Kantor
6) Menciptakan dan Mengembangkan Naskah Laporan
7) 10 Nilai-Nilai Moral Sekretaris}