Jenis-Jenis Arsip, Lengkap !

Jenis-Jenis Arsip, Lengkap !

Arsip adalah kumpulan data / warkat / surat / naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang memiliki kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat. Terdapat beberapa jenis arsip, dalam hal ini jenis-jenis arsip bisa dibedakan sebagai berikut:

A.     Arsip Menurut Subyek atau Isinya

Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4, antara lain yaitu:

1)      Arsip Keuangan, contohnya: laporan keuangan, darftar gaji,  bukti pembelian, bukti pembayaran dan surat perintah bayar.

2)      Arsip Kepegawaian, contohnya: surat lamaran, daftar riwayat hidup pegawai, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

3)      Arsip Pemasaran, contohnya: surat pesanan, surat perjanjian penjualan, surat penawaran, daftar pelanggan dan daftar harga.

4)      Daftar pendidikan, contohnya: satuan pelajaran, daftar hadir siswa, kurikulum, raport dan transkip mahasiswa.

B.     Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisiknya

Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujudnya, dalam hal ini khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan menjadi:

1)      Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, surat keputusan, akta pendirian perusahaan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.

2)      Mikrofilm

3)      Pita rekaman

4)      Disket

5)      Flast dist

6)      Compact dist

C.     Arsip Menurut Nilai Gunanya

Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam, antara lain yaitu:

1)      Arsip bernilai informasi, contohnya: pengumuman, undangan dan pemberitahuan.

2)      Arsip bernilai hukum, contohna: akta pendirian perusahaan, akta perkawinan, akta kelahiran, surat kuasa, surat perjanjian dan keputusan pengadilan.

3)      Arsip bernilai administrasi, contohnya: surat keputusan, prosedur kerja, ketentuan-ketentuan organisasi, dan uraian tugas pegawai.

4)      Arsip bernilai ilmiah, contohnya: hasil penelitian.

5)      Arsip bernilai keuangan, contohnya: kuitansi, bon penjualam, dan laporan keuangan.

6)      Arsip bernilai sejarah, conohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa.

7)      Arsip bernilai pendidikan, contohnya: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran.

D.     Arsip Menurut Sifat Kepentingannya

Penggolongan Arsip menurut kepentingan atau urgensinya dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu:

1)      Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, serifikat tanah/bangunan dan ijasah.

2)      Arsip penting, contohnya: surat keputusan, laporan keuangan, daftar riwayat hidup pegawai, buku kas dan daftar gaji.

3)      Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang.

4)      Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memeo.

E.     Arsip Menurut Fungsinya

Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:

1)      Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari.

2)      Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

{|CATATAN| Oleh karena pembahasan ini saling berkaitan, maka adalah salah jika Anda melewatkan 4 artikel berikut:
1) Pengertian Arsip dan Kearsipan Secara Umum
2) Nilai Guna Arsip Menurut Berbagai Sumber
3) Syarat yang Harus Dimiliki Petugas Kearsipan
4) Masalah Pokok Kearsipan Menurut Para Ahli}

F.      Arsip Menurut Tempat / Tingkat Pengolahannya

Penggolongan arsip berdasarkan tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa yang bertanggung jawab, dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:

1)      Arsip Pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi yang berhubungan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional Pusat di Jakarta.

2)      Arsip Unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip Nasional di daerah ibu kota propensi

G.    Arsip Menurut Keahliannya

Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keasliannya, bisa dibedakan menjadi 3, yaitu:

1)      Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, tanda tangan, cetakan printer, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.

2)      Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, akan tetapi mempunyai kesesuaian dengan dokumen asli.

3)      Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, akan tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.

H.    Arsip Menurut Kekuatan Hukum

Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum atau legalitas dari sisi hukum dibedakan menjadi 2 macam, antara lain yaitu:

1)      Arsip autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang bersangkutan. Dalam hal ini arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.

2)      Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofiolm dan hasil print komputer.