Pengertian Arsip dan Kearsipan Secara Umum

Pengertian Arsip dan Kearsipan Secara Umum

Sering kita melihat antrian diloket kantor sebuah perusahaan baik itu kantor pos, kantor pajak, kantor walikota. Dalam hal ini kegiatan pelayanan kepada masyarakat membutuhkan dukungan data dan informasi arsip. Pelayanan tersebut bisa dikatagorikan sebagai jenis pelayanan ekstern. Jenis pelayanan lain yang membutuhkan dukungan data dan informasi dari arsip ialah pelayanan intern, yaitu penggunaan data dan informasi untuk kebutuhan pekerjaan intern kantor.

Baik masyarakat ataupun para pekerja menginginkan ia mendapatkan dan memberikan pelayanan yang cepat dan tepat, maka dari itu diperlukan penataan dan penyimpanan data dan informasi pada arsip kartu, formulir dan lain sebagainya bisa dilakukan secara manual ataupun dengan peralataan yang lebih canggih seperti komputer. Yang penting ialah mendapatkan data dan informasi yang diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

A. Pengertian Arsip

Kata Arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani, yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Awalnya pengertian arsip memang menunjukan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, akan tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut kata arsip sebagai warkat itu sendiri. Dalam hal ini Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.

Sementara itu kata Arsip dalam bahasa Latin disebut sebagai felum (bundle), yang artinya tali atau benang. Memang pada zaman dulu tali atau benang ini yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip tersebut mudah digunakan.

Selain arti kata arsip menurut etimologi, sebagai perbandingan, berikut beberapa pengertian arsip dari beberapa sumber:

1)      Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah:

(1)   Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.

(2)   Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib.

2)      Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah:

(1)   Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik itu dalam keadaan tunggal ataupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

(2)   Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik itu dalam keadaan tunggal ataupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

3)      Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa:

Arsip adalah segala kertas, naskah, foto, berkas, film, mikro film, bagan, rekaman suara, gambar peta, atau dokumen lain dalam segala macam bentuk serta sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan ataupun diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

4)      Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs The Liang Gie:

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur dan terencana, karena memiliki nilai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan bisa cepat ditemukan kembali. Jadi intinya arsip adalah himpunana lembaran-lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yakni disimpan secara berencana dan teratur, memiliki sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

Setelah mempelajari arsip menurut kata, asul-usul dari beberapa sumber diatas, maka bisa disimpulkan bahwa Arsip adalah kumpulan data / warkat / surat / naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang memiliki kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

B. Pengertian Kearsipan

Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa inggris yaitu file sedangkan kearsipan disebut sebagai filing. Dalam hal ini file ialah bendanya sedangkan filing ialah kegiatannya. Berikut beberapa pengartian kearsipan menurut beberapa sumber:

1)      Menurut kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs The Liang Gie

(1)   Sistem penyimpanan warkat (filing sytem) ialah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga apabila diperlukan, warkat-warkat tersebut bisa ditemukan kembali secara cepat dan tepat.

(2)   Penyimpanan warkat (filing) adalah kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang sudah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat ini bisa dikendalikan dan setiap kali dibutuhkan bisa secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) ialah pengambilan warkat (finding).

2)      Menurut Ensiklopedi administrasi

(1)   Penyimpanan warkat (filing) ialah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyususnan warkat-warkat secara sistematis sehingga jika diperlukan warkat-warkat tersebut bisa ditemukan kembali secara cepat.

(2)   Sistem penyimpanan warkat (filing Sistem) ialah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga jika diperlukan lagi warkat-warkat ini dapat ditemukan kembali secara cepat.

Jadi dalam hal ini bisa disimpulkan bahwa Kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, dan penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan pemusnaan arsip.

{|CATATAN| Oleh karena pembahasan ini saling berkaitan, maka adalah salah jika Anda melewatkan 4 artikel berikut:
1) Jenis-Jenis Arsip Lengkap
2) Nilai Guna Arsip Menurut Berbagai Sumber
3) Syarat yang Harus Dimiliki Petugas Kearsipan
4) Masalah Pokok Kearsipan Menurut Para Ahli}