5 Macam Sistem Penyimpanan Arsip

Diposkan oleh Ilmu Ekonomi ID Posting Komentar

5 Macam Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip atau warkat adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan pemusnaan arsip.

Setidaknya terdapat 5 macam sistem penyimpanan arsip (sistem filing), yaitu penyimpanan arsip sistem abjad, penyimpanan arsip sistem tanggal, penyimpanan arsip sistem wilayah, penyimpanan arsip sistem subjek/pokok masalah dan penyimpanan arsip sistem nomor.

1. Penyimpanan Arsip Sistem Abjad

Penyimpanan arsip sistem abjad merupakan penyelenggaraan sistem kearsipan berdasarkan abjad alfabet, disusun mulai dari huruf A sampai Z, Aa sampai Zz, dan seterusnya. Untuk lebih memahami cara penyimpanan arsip/warkat dengan menggunakan sistem abjad, ada beberapa istilah atau terminology yang perlu diketahui, antara lain yaitu:

1) Mengindeks adalah kegiatan membagi nama atau judul terhadap beberapa unit

2) Caption yaitu nama yang sudah diindeks yang kemudian dijadikan tanda pengenal

3) Unit ialah bagian terkecil dari suatu nama/judul

4) Mengabjad merupakan kegiatan menyusun kode menurut urutan abjad dari nama/judul yang sudah diindeks

5) Mengkode (kodifikasi), yaitu kegiatan menemukan kode dari nama yang sudah diindeks. Kode diambil dari huruf pertama dari nama/judul yang sudah diindeks.

Kelebihan sistem abjad:

1) Sederhana dan mudah dimengerti baik pekerjaan maupun pencariannya

2) Menyimpan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat

3) Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama organisasi/instansi/lembaga/operusahaan

4) Perlengkapannya dapat dipergunakan untukbermacam-macam dokumen dan cocok untuk tuap-tiap dokumen.

Kelemahan sistem abjad:

1) Sulit apabila terdapat nama yang sama terutama nama orang

2) Dalam sistem yang sangat luas mebutuhkan waktu yang lama untuk menemukan surat/warkat yang diperlukan

3) Sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk hurufhuruf abjad yang berlainan.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode

Ada beberapa peraturan dalam mengindeks dan memberi kode, aturan-aturan tersebut antara lain yaitu:

a. Mengindeks Nama Orang Indonesia

1) Nama tunggal ialah nama yang terdiri dari satu suku kata.

2) Nama ganda ialah nama yang terdiri dari lebih dari satu suku kata, maka diideks berdasarkan suku kata nama terakhir.

3) Nama yang menggunakan singkatan didepan atau dibelakang dan diketahui kepanjangannya maka diindeks dengan cara menulis lengkap singkatan tersebut.

4) Nama yang menggunakan singkatan di depan atau dibelakang dan tidak diketahui kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya.

5) Nama keluarga/suku/marga ialah nama orang diikuti nama keluarga/suku/marga, maka diindeks berdasarkan nama keluarga/suku/ marga.

6) Nama yang menggunakan gelar, yang diutamakan ialah nama asli atau marga dan gelar tidak diindeks, ditempatkan pada unit dalam tanda kurung. Tetapi jika gelar tersebut diikuti nama tunggal maka gelar tersebut turut diindeks.

Ada beberapa gelar yang umum digunakan, yaitu:

(a) Gelar akademis, sperti Spd, Dra, Dr, Ir, SH, SE, Prof, Phd, Msc, Mpd, MBA, MM, Msi dan sebagainya.

(b) Gelar Kebangsaan, seperti: Raden, Raden Ajeng, KRT Sunan, Sultan, Andi, Cut, Ida Bagus/Ida Ayu, Cokorde, Lalu dan sebagainya.

(d) Gelar Jabatan, Seperti, Presiden, Mentri, Gubernur, Direktur, Jendral, Bupati, Camat, Lurah, dan sebagainya.

(e) Gelar Kepangkatan, Seperti Marsekal, Laksamana, Kapten, Sersan, Kolonel, Jendral, Komisaris Besar dan lain-lain.

7) Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali, diutamakan untuk diideks ialah nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran.

8) Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama suami/ayahnya terlebih dahulu.

9) Nama yang didahului dengan nama baktis, diindeks mulai dari nama aslinya, kemudian diikuti oleh nama baktisnya.

10) Nama orang yang masih menggunakan ejaan lama, diindeks sebagaimana nama itu ditulis.

11) Nama yang memakai kata bin, binti, diindeks dengan cara menuliskan terlebih dahulu nama yang mengikuti nama yang bertalian.

b. Mengindeks Nama-Nama Orang Asing

1) Nama orang Eropa yang menggunakan tanda penghubung, diindeks nama yang menggunakan tanda penghubung tersebut diindeks sebagai satu kata.

2) Nama orang Barat, Jepang, Muangthai dan lain-lain, diindeks berdasarkan nama keluarga yang biasanya ditempatkan di bagian belakang nam (Nick name).

3) Nama orang China, Korea, diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana nama tersebut ditulis, karena baik orang cina, maupun orang Korea nama keluarga selalu dicantumkan di depan.

4) Nama sorang Eropa yang menggunakan awalan, hendaknya tidak dianggap sebagai suatu unit tersendiri, namun merupakan dari nama keluarga. Pengindekan dilakukan dengan cara menempatkan nama yang didepannya diberi awalan, misalnya Va, Vander, Von,De la, Mc, El dan Al dan sebagainya.

c. Mengindeks Nama Perusahaan

1) Mengindeks nama Perusahaan pada umumnya (Toko, Pabrik, PT, Firma, CV, Kantor, Instansi) diutamakan nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan hukumnya atau kegiatannya.

2) Nama perusahaan yang menggunakan orang sebagaimana nama tersebut ditulis, kemudian diikuti oleh jenis badan hukum atau kegiatannya.

3) Nama Bank atau nama perusahaan yang disingkat, cara pengindekannnya yaitu dengan menampilkan kepanjangan dari singkatan tersebut terlebih dulu kemudian diindek sebgaimana nama kepanjannya.

4) Nama perusahaan yang mengunakan huruf dan bukan merupakan singkatan.

5) Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut, diideks dengan cara menulis angka tersebut sebagai suatu unit dengan yang lainnya.

6) Nama perusahaan yang menggunakan kata penghubung dari, dan, &, tidak dianggap sebagai bagian tersendiri dari nama tersebut.

d. Mengindeks Nama Instansi Pemerintah

1) Nama pemerintah negara asing, diindek adalah unit politik dari negara tersebut.

2) Nama yayasan/perkumpulan, diindeks ialah kata pengenal terpenting dari nama yayasan/perkumpulan tersebut, baru kemudian sifatnya.

3) Nama instansi atau lembaga, diindeks dengan cara meletakan instansi/lembaga tersebut pada unit terakhir pengindekan.

2. Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah suatu sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada tahun, bulan dan tanggal yang dijadaikan sebagai kodenya. Dengan ketentuan yaitu tahun sebagai subjek, bulan sebagai sub subjek dan tanggal sub sub subjek. Selain itu juga tahun sebagai judul laci, bulan sebagai judul guide, sementara tanggal ditetapkan sebagai judul folder.

Mengindeks dalam sistem tanggal yaitu menetapkan tanggal, bulan dan tahun yang tercantum dalam surat yang dijadikan sebagai kode penyimpanan arsip. Berikut langkah-langkah yang ditempuh dalam penyimpanan arsip:

a. Persiapan

Perlengkapan dan tempat penyimpanan surat, mencakup:

1) Guide, dapat disiapkan 12 Buah sebanyak bulan dalam satu tahun

2) Filing Cabinet, Cukup satu laci dalam satu tahun, tapi jika dibutuhkan bisa ditambah

3) Kota Sortir, disesauikan dengan kebutuhan

4) Map Folder jumlahnya sebanyak hari dalam satu tahun. Oleh karena itu harus disiapkan sebanyak 365 buah Map

5) Buku arsip, buku ini dibutuhkan untuk mencatat warkat yang diterima atau dikirim

6) Kartu Indeks disiapkan sesuai dengan kebutuhan, hal ini untuk membantu memudahkan penemuan kembali arsip yang disimpan.

b. Menyusun Klasifikasi Tanggal

Klasifikasi tanggal mengharuskan warkat-warkat yang bertahun sama disimpan dalam laci yang sama. Warkat yang nama bulannya sama akan ada dibelakang guide yang sama dan warkat yang bertanggal sama akan ada dalam folder yang sama. Misalnya Tanggal surat 30 Oktober 2007, diindeks sebagai berikut:

2007 = Unit I Kode Laci

Oktober = Unit II Kode Guide

30 = Unit III Kode folder

c. Prosedur Penyimpanan

Berikut prosedur penyimpanan:

1) Pemberian kode, yakni kode diambil dari Tahun, bulan dan tanggal penyimpanan arsip yang bertalian.

2) Mengisi kartu induk, seperti contoh dibawah ini:

Indeks : Setiawati, Etty

Kode/Tanggal/Simpan : 2007.11.30 / 2 Nopember 2007

Perihal/Masalah : Lamaran Kerja

Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007

3) Berdasarkan kode pada contoh kartu indeks, surat tersebut disimpan dalam laci berkode 2007 dibelakang guide Oktober dan pada folder 30

4) Kartu indeks disimpan dalam lemari kartu indeks pada laci S, sesuai dengan huruf Se yang tertera pada Tab kartu Indeks.

d. Prosedur Penemuan Kembali

Penemuan kembali arsip, ditempuh dengan prosedur sebagai berikut:

1) Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks

2) Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks

3) Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat pada laci 2007, guide Oktober dan folder 30.

{|CATATAN| Adalah hal baik jika Anda juga membaca 3 artikel berikut:
1) Cara Memilih Sistem Kearsipan yang Sesuai
2) Jenis-Jenis Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Kearsipan
3) Tugas Pokok Kearsipan dalam Suatu Organisasi}

3. Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah

Sistem wilayah ini disebut juga sebagai sistem geografis, yakni sisitem kearsipan yang berdasarkan pada wilayah dengan berpedoman pada daerah atau alamat surat. Sistem ini banyak digunakan oleh kantor atau instansi yang memiliki cabang/perwakilan dibeberapa daerah.

Kelebihan sistem wilayah:

1) Jika terjadi suatu penyimpangan bisa langsung diketahui

2) Jika wilayah sudah diketahui, akan mempermudah mencari keterangan.

Kelemaan sistem wilayah:

1) Dalam surat atau warkat jika tidak ditulis alamat secara lengkap, maka akan menyulitkan petugas, oleh karena itu petugas harus mengetahui letak geografis/wilayah

2) Bisa terjadi kesalahan jika petugas tidak mempunyai pengetahuan tentang letak geografis

3) Petugas sering memperoleh kesulitan untuk mengetahui batas-batas wilayah, oleh karena itu diperlukan buku petunjuk yang menggambarkan batas wilayah yang menjadi wewenang serta tanggung jawab dari masing-masing cabang dan perwakilan.

a. Perlengkapan dan Peralatan Arsip

Berikut beberapa perlengkapan dan peralatan arsip yang dibutuhkan:

1) Filing Cabinet, jumlah laci yang diperlukan tergantung wilayah yang akan dijadikan pokok masalah

2) Map Folder, harus tersedia sebanyak bagian-bagian diwilayah tersebut

3) Guide, banyaknya guide disesuaikan dengan kebutuhan, jika sistem wilayah ini dibantu dengan sistem tanggal maka guide dibutuhkan sebanyak 12 buah (1 tahun = 12 Bulan) dan jika sistem wilayah dibantu dengan sistem abjad maka dibutuhkan 26 buah

4) Rak sortir, untuk menyorir surat-surat yang akan disimpan

5) Kartu Indeks, yaitu untuk membatat data/keterangan yang ada dalam surat, disamping sebagai sarana mempermudah penemuan kemali surat-surat

6) Lemari/rak kartu Indeks.

b. Menyusun Daftar Klsifikasi

Daftar klsifikasi disusun berdasarkan wilayah. Wilayah Pemerintahan Republik Indonesia terdiri dari Propinsi/daerah tingkat I, Kota/Kabupaten/daerah tingkat II, Kecamatan, dan seterusnya. Dalam sistem wilayah surat yang masuk atau keluar yang alamatnya dalam wilayah yang sama dengan surat yang lainnya maka bisa disimpan dalam satu tempat penyimpanan.

c. Prosedur Penyimpanan

Berikut prosedur penyimpanan arsip dalam sistem wilayah:

1) Pemberian kode surat, setiap surat yang akan disimpan alamatnya cantumkan kode sesuai dengan wilayahnya/letak geografis berdasarkan daftar klasifikasi

2) Mengisi kartu indeks

3) Berdasarkan kode pada kartu indeks, surat harus disimpan pada laci

4) Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indeks pada laci, sesuai dengan kode yang tertera pada tab kartu indeks.

d. Prosedur Penemuan Kembali

Seperi yang telah disampaikan diawal, kearsipan sistem wilayah merupakan suatu sistem filing arsip melalui pengklasifiksian surat/warkat berdasarkan letak wilayah, dengan berpedoman pada daerah atau alamat surat. Oleh karenanya, kode arsip ditentukan berdasarkan atas alamat surat yang mengacu pada daftar klasifikasi yang sudah dibuat.

Penemuan kembali suatu arsip, bisa ditempuh dengan prosedur sebagai berikut:

1) Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu indeks

2) Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks

3) Lalu berdasarkan kode pada kartu indeks, cari surat pada laci, guide dan folder sesuai dengan kodenya.

4. Penyimpanan Arsip Sistem Subjek / Pokok Masalah

Suatu sistem penyimpanan arsip yang menggunakan pokok masalah atau perihal surat, maka petugas arsip harus menentukan terlebih dahulu hal-hal apa saja yang biasanya dipermaslahkan dalam surat-surat setiap harinya.

Kelebihan sistem subjek:

1) Mudah dikembangkan sesuai dengan kebutuhan

2) Jika prihal surat sudah diketahui maka mudah untuk menemukan kembali suratnya.

Kelemahannya sistem subjek:

1) Kurang cocok untuk bermacam jenis surat

2) Sulit mengklasifikasikan, karena ada beraneka ragam masalah yang hampir sama padahal berbeda satu sama lainnya.

a. Menyusun Daftar Klasifikasi

Daftar klasifikasi disusun berdasarkan pengelompokkan yang bertolak pada struktur organisasi atau berdasarkan kegiatan yang sesuai dengan nama satuan oerganisasi yang ada. Dalam sistem subjek atau pokok masalah ini, permasalahan dibagi menjadi 3 kelompok yakni maslah utama, masalah, dan sub maslah.

b. Menyiapkan Peralatan atau Perlengkapan

Dalam menyiapkan peralatan atau perlengkapan, ada baiknya memperhatikan langkah-langkah berikut:

1) Guide, disesuaikan dengan kebutuhan sebanyak masalah yang ada

2) Filing cabinet, disesuaikan dengan kebutuhan sebanyak kelompok masalah Utama

3) Folder, disesuaikan dengan banyak kelompok sub maslalah

4) Kartu indeks

5) Rak sortir

6) Lemari kartu indeks

c. Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Kembali

Prosedur penyimpanan surat atau warkat, antara lain sebagai berikut:

1) Pemberian kode surat, setiap surat yang akan disimpan harus diketahui masalah, maksud dan isi surat. Jika masalahnya sudah diketahui, maka berikan kode yang seseuai dengan yang terdapat pada daftar klasifikasi.

2) Isilah kartu indeks

3) Berdasarkan kode tersebut, maka surat disimpan pada laci Kp (kepegawaian) dibelakang guide 1 di belakang folder a. Formasi.

4) Kartu indeks disimpan dilemari kartu indeks pada laci S, sesuai dengan huruf Se yang tertera pada Tab kartu indeks.

d. Prosedur Penemuan Kembali

Seperti yang sudah disampaikan bahwa kearsipan sistem masalah/subjek adalah sistem kearsipan berdasarkan perihal pokok atau pokok soal, dan masalah yang tertera pada surat, oleh karenanya kode arsip ditentukan atas dasar perihal/masalah surat tersebut, sesuai dengan daftar klasifikasi masalah yang sudah dibuat.

Penemuan kembali arsip, dapat ditempuh dengan prosedur berikut:

1) Melihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks

2) Lihatlah kode penyimpanan pada kartu indeks

3) Berdasarkan kode pada lartu indeks tersebut, carilah surat pada laci, guide dan folder sesuai dengan kode.

5. Penyimpanan Arsip Sistem Nomor

Penyimpanan arsip sistem nomor ialah merupakan sistem kearsipan yang dalam penyimpanan dan penyusunan surat atau warkatnya menggunakan nomor secara berurutan mulai daari nomor kecil sampai dengan nomor besar.

Kelebihan sistem nomor:

1) Penyimpanan menjadi lebih cepat dan tepat

2) Penyimpanan menjadi lebih teliti, cermat dan teratur

3) Dapat digunakan untuk segala macam surat/warkat/dokumen

4) Sangat sederhana

5) Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas

6) Nomor dokumen dapat digunakan sebagai nomor referensi dalam korespodensi

Kelemahan sistem nomor:

1) Banyaknya map untuk menyimpan surat yang beraneka ragam bisa menimbulkan kesulitan

2) Lebih banyak waktu yang digunakan untuk mengindeks

3) Perlu ruangan yang luas dan peralatan yang memadai untuk menyuimpan arsip yang banyak.

Lebih lanjut dalam hal ini terdapat dua macam filing sistem nomor yakni filing sistem nomor dewey dan filing sistem nomor terminal digit. Filing sistem nomor dewey diciptakan oleh Melvil dewey, sistem nomor dewey disebut juga dengan sistem desimal, dengan menggunakan notasi angka 0 – 9. Sedangkan sistem nomer terminal digit sama dengan sistem nomor Dewey, juga menggunakan angka 0 – 9, dalam prosedur penyimpanannya tidak menggunakan daftar klasifikasi melainkan menggunakan buku arsip. Dan nomor urut pada buku arsip merupakan kode arsip.

5 Macam Sistem Penyimpanan Arsip