Cara Memilih Sistem Kearsipan yang Sesuai

Cara Memilih Sistem Kearsipan yang Sesuai

Sistem penyimpanan arsip atau warkat adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan yang dimulai dari penerimaan, pencatatan, dan penyimpanan dengan menggunakan sebuah sistem tertentu, serta menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan pemusnahan suatu arsip.

A. Sistem Penyimpanan dan Tujuan Sistem Penyimpanan Arsip

Setidaknya terdapat beberapa macam sistem penyimpanan arsip yang bisa dipilih untuk penyimpanan arsip, antara lain yaitu:

a.       Penyimpanan Arsip Sistem Abjad

Susunan penyimpanan arsip pada sistem abjad ini ialah berdasarkan urutan abjad. Biasanya sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk sistem nama, sistem geografis dan sistem subjek.

b.      Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Sistem kronologis atau sistem tanggal adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan waktu surat diterima atau surat dikirim ke luar. Pada sistem ini menyimpan warkat disusun menurut urutan tanggal. Sistem ini sangat tepat untuk dipilih bagi warkat-warkat yang harus memperhatikan jangka waktu tertentu, seperti misalnya surat tagihan.

c.       Penyimpanan Arsip Sistem Nomor

Penyimpanan arsip sistem nomor ialah cara penyimpanan arsip menurut urut-urutan angka dimulai dari satu dan terus meningkat hingga angka yang lebih besar.

d.      Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah

Penyimpanan arsip sistem wilayah yaitu tata cara penyimpanan arsip menurut pembagian wilayah. Contohnya seperti: Pembagian arsip menurut pulau (Jawa, Sumatera, Kalimantan) atau bisa jadi menurut wilayah provensi (DKI, Jawa Barat, Jawa Tengah, Daerah Istimewa Yogyakarta, dll).

e.       Penyimpanan Arsip Sistem Masalah/Subjek

Yaitu dalam sistem ini seluruh naskah/dokumen disusun dan dikelompokan berdasarkan pokok soal atau masalahnya. Masalah-masalah tersebut bisa dipecah lagi menjadi sub-masalah dan seterusnya.

Lebih jauh ada beberapa pendapat mengenai tujuan kearsipan menurut para ahli, antara lain yaitu:

a.       Menurut Undang Undang nomer 7 tahun 1971 Bab I pasal 3

Menurut Undang-Undang, tujuan arsip adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional mengenai perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsanaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

b.      Menurut Drs. Anhar

Menurut Drs. Anhar tujuan kearsipan yaitu untuk menyimpan warkat sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali jika sewaktu-waktu warkat/arsip tersebut diperlukan.

c.       Menurut Drs. Soewito

Tujuan kearsipan menrurut Drs. Soewito antara lain yaitu:

1)      Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman

2)      Mudah mendapatkan kemblai arsip yang dibutuhkan

3)      Untuk menjaga kelestarian arsip

4)      Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan

5)      Untuk menjaga kerahasiaan arsip

6)      Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip.

Jadi dapat kita simpulkan bahwa tujuan kearsipan yaitu untuk:

1)      Menjamain Keselamatan dokumen/warkat sebagai bahan pertanggungjawaban

2)      Untuk mempermudah menemukan warkat dengan cepat dan tepat

3)      Dapat menyimpan warkat dengan sistem tertentu secara sistematis dan efesien

4)      Dapat menjaga dan memelihara kelestarian dan kerahasian arsip

5)      Meningkatkan efesiensi dan efektivitas baik waktu, tempat dan biaya dalam pengelolaan arsip.

B. Ciri Pokok Sistem Pengarsipan yang Baik

Suatu sistem yang baik perlu diterapkan dalam sebuah organisasi sehingga dapat diandalkan dalam kecepatan, ketepatan dan ketelitian, yang nantinya akan menghasilkan informasi-informasi yang diperlukan. Dalam hal ini terdapat ciri pokok sistem filling yang baik, antara lain yaitu:

1)      Tidak memakan tempat

2)      Sederhana dalam menerapkan suatu sistem

3)      Mudah dicapai bila diperlukan

4)      Ekonomis dalam hal biaya, pikiran, tenaga dan peralatan

5)      Fleksibel dan mudah dalam penyesuaian

6)      Sistem yang dipakai harus disesuaikan dengan tujuan, jenis dan besar kecilnya sutu organisasi

7)      Mudah dilaksanakan

8)      Melakukan retensi sesuai dengan jadwal

9)      Lembaran petunjuk silang dapat digunakan bila arsip mempunyai judul lebih dari satu

10)  Mengunakan klasifikasi agar tidk banyak waktu untuk menyimpan dan menemukan kembali

11)  Out slip digunakan untuk mengetahui siapa yang meminjam arsip tersebut.

Dalam hal ini untuk memilih sistem filling yang effesien, terdapat beberapa pedoman yang perlu dipertimbangkan, diantaranya yaitu:

1)      Menetapkan metode filling yang paling cocok dengan bentuk atau badan usaha yang bersangkutan. Sebuah metode filling dianggap tepat dan cocok untuk suatu badan usaha dipengaruhi oleh faktor:

(a)    Tujuan atau jenis aktivitas badan usaha

(b)   Besar kecilnya suatu badan usaha

2)      Tetapkan organisasi kearsipan sesuai dengan ruang llingkup badan usaha yang bersangkutan

3)      Tempatkan pegawai yang benar-benar ahli atau yang memiliki pengetahuan dalam bidang filling

4)      Ikuti prosedur filling yang telah ditetapkan

5)      Adakan pendidikan kader kearsiapan secara kontinu

6)      Adakan pengawasan secara terus-menerus

7)      Pergunakan perlengkapan teknis-teknis kearsipan sesuai dengan metode filling yang telah ditetapkan

8)      Biarkan operator (para arsiparis) untuk bekerja dengan tekun, jangan sampai menunda-nunda pekerjaan.

{|CATATAN| Karena pembahasan ini berkaitan, jangan lupa baca juga 3 artikel berikut:
1) Pengertian Arsip dan Kearsipan Secara Umum
2) Masalah Pokok Kearsipan Menurut Para Ahli
3) Jenis-Jenis Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Kearsipan}

C. Prosedur Pengarsipan

Untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan serta menemukan kembali arsip yang telah disimpan, maka terlebih dahulu perlu dilaksanakan beberapa kegiatan dan tindakan, antara lain yaitu:

1)      Mengumpulkan warkat dari berbagai unit organisasi

2)      Memeriksa dan meneliti tanda pelepas (release Mark). Warkat baru boleh disimpan setelah memperoleh tanda pelepas (relese mark) berupa kata-kata, seperti simpan, file, arsipkan, deponeer atau disingkat dep = simpan, ataupun paraf dan sejenisnya yang biasa digunakan oleh pimpinan sebagai bukti tanda pelepas.

3)      Pemberian kode warkat, untuk memudahkan penempatan warkat di laci, dibelakang guide dan difolder mana.

4)      Membaca warkat untuk menetapkan judul (filling caption) sesuai dengan sistem yang dipergunakan.

5)      Penyortiran, penyortiran ialah kegiatan memisah-misahkan warkat berdasarkan kode yang telah ditetapkan.

6)      Pembuatan Follow up slip, Follow slip dipersiapkan untuk warkat yang membutuhkan tidak lanjut dikemudian hari. Lembar tindak lanjut ini sendiri disimpan pada berkas peringatan (ticler file).

7)      Pembuatan lembar petunjuk silang, dibutuhkan untuk judul surat yang lebih dari satu.

8)      Penggolongan warkat, bertujuan untuk memudahkan penyimpanan ke dalam file menurut sistem yang dipahami.

9)      Routing Slip (Lembar Beredar), diperlukan jika satu warkat harus disampaikan lebih dari satu unit atau diolah oleh beberapa bagian atau pejabat tertentu. Seperti lembar disposisi dan kartu kendali.

10)  Penyimpanan warkat, warkat yang sudah dikelompokan dimasukan ke dalam file masing-masing dan sistemnya dimasukan ke dalam filling cabinet sesuai dengan sistem penyimpanan yang di gunakan.

11)  Pemeliharaan, perawatan serta pemusnahan arsip menurut peraturan yang berlaku.

D. Macam-Macam Asas Pengelolaan Kearsipan

Untuk tugas pengurusan atau pengelolaan arsip, organisasi kantor dapat menggunakan dua asas dari tiga asas, yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi serta asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi.

a.       Asas Sentralisasi

Asas sentralisasi adalah pengurusan surat ataupun arsip lainnya yang berkaitan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta penyelenggaraan arsipnya dilaksanakan oleh satu bagian khusus atau unit tersendiri. Bagian ini dikenal dengan nama Unit arsip dan Ekspedisi.

Dengan adanya unit khusus ini berarti unit-unit lainnya selain dari unit khusus tersebut tidak diperkenankan menerima dan mengurus surat-surat secara langsung. Asas sentralisasi arsip ini akan efesien dan efektif apabila dilakukan oleh kantor yang lingkupnya kecil.

Kelebihan asas sentralisasi arsip antara lain yaitu:

1)      Efesiensi alat, alat dan biaya, maksudnya dapat menghemat alat, ruangan dan biaya

2)      Sistem penyimpanan arsip dapat diseragamkan

3)      Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel

4)      Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan.

Kelemahan asas sentralisasi yaitu:

1)      Asas sentralisasi hanya efesien dan efektif untuk organisasi yang kecil

2)      Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dalam satu sistem penyimpanan

3)      Unit kerja yang besar akan ;mengalami hambatan dan lambat memeroleh arsip yang dibutuhkan.

b.      Asas Desentralisasi (Asas Pemencaran)

Asas desentralisasi dapat diartikan dengan segala kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan surat masuk dan keluar serta menyelenggarakan kearsipannya dilaksanakan oleh setiap unit dalam suatu organisasi, sehingga setiap unit dalam organisasi kantor tersebut bisa mengurus masing-masing pekerjaaan yang diperlukan lingkungannya.

Biasanya asas ini dilaksanakan di kantor-kantor pemerintah ataupun swasta yang unit kerjanya luas. Dalam hal ini setiap unit kerja akan bertanggungjawab atas kegiatan pekerjaan kantor termasuk tugas kearsipan. Tugas kearsipan mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan sampai dengan pemusnahan, akan dilakukan pada setiap unit kerja.

Kelebihan asas desentralisasi:

1)      Dapat menjaga kerahasiaan kantor, karena pelaksanaannya dapat dilakukan oleh unit kerja masing-masing

2)      Pengolahan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing

3)      Untuk memperoleh arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri

4)      Pekerjaan dapat dikerjakan oleh karyawan yang paling sesuai

5)      Pengurutan arsip mudah dikerjakan, karena arsipnya sudah dikenal baik

6)      Perencanaan dan pengawasan pekerjaan dapat dilakukan secara efektif.

Kelemahan asas desentralisasi:

1)      Penyimpanan arsip tersebar disetiap unit kerja, sehingga bisa menimbulkan pemborosan alat maupun ruangan

2)      Pendidikan dan latihan kearsipan harus diselenggarakan oleh kantor pusat, agar petugas memiliki latar belakang pendidikan kearsipan

3)      Pengawasan juga dilakukan oleh kantor pusat, sehingga menimbulkan pemborosan

4)      Pemusnahan arsip harus dilakukan pada setiap unit kerja, sehingga menimbulkan pemborosan.

Meskipun terdapat kelebihan dan kelemahan dari asas sentralisasi ataupun asas desentralisasi dalam kegiatan kearsipan, akan tetapi pelaksanaannya tetap disesuaikan dari kebutuhan kantor yang melaksanakannya. Untuk mengatasi kelemahan dari kedua asas tersebut, maka bisa pula dengan melaksanakan asas gabungan dari kedua asas tersebut.

c.       Asas Gabungan Sentralisasi dan Desentralisasi

Asas gabungan ialah penyelenggaraan arsip dengan memadukan kelebihan asas sentralisasi dan desentralisasi, sehingga kelemahan-kelemahan dari kedua asas tersebut bisa diperkecil. Pelaksanaan dalam praktiknya bisa dilaksanakan dengan penyimpanan arsip aktif secara desentralisasi, sementara penyimpanan arsip inaktif dipusatkan (sentralilasi).

Lebih jauh dalam menerapkan asas gabungan ini perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut:

1)      Penyeragaman klarifikasi antara arsip pusat dengan arsip bagian/unit organisasi

2)      Hindari penumpukan arsip di pusat kearsipan

3)      Ruang arsip pusat tidak jauh letaknya dari masing-masing unit yang ada.