Tugas Pokok Kearsipan dalam Suatu Organisasi

Tugas Pokok Kearsipan dalam Suatu Organisasi

Tugas-tugas kearsipan adalah tugas-tugas yang harus dilaksankan oleh unit kearsipan dalam suatu organisasi. Dalam hal ini setidaknya terdapat 4 (empat) tugas pokok kearsiapan, antara lain yaitu:

1) Menyimpan Berkas Surat Dinas

Seluruh surat dinas harus disimpan di tempat yang aman, nyaman serta menggunakan sistem tertentu yang menunjang jika suatu saat arsip tersebut diperlukan, sehingga dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

2) Pemeliharaan dan Pengendalian Berkas Surat Dinas

Pemeliharaan arsip bisa dilaksanakan dengan menyediakan sarana dan prasarana yang memadai seperti misalnya ruangan, rak filing cabinet, lemari, dan lain sebagainya. Selain melaksanakan pemeliharaan, petugas kearsipan harus mampu mengendalikan surat/warkat dengan jalan membuat catatan khusus ataupun format tertentu sehingga arsip benar-benar terkendali.

3) Penyusutan dan Pemusnahan Berkas

Penyusutan merupakan proses pengurangan atau pemindahan arsip aktif ke arsip pasif serta memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi berdasarkan jangka waktu penyimpanan (jadwal retensi) tertentu.

4) Penemuan Kembali Berkas Surat/Dokumen

Dengan menggunakan sistem kearsipan yang tepat ditunjang dengan pencatatan yang tertib, arsip yang dibutuhkan untuk penyelesaian pekerjaan akan bisa ditemukan kembali dengan mudah, tepat dan cepat.

Penyortiran Surat atau Dokumen

Penyortiran surat/dokumen merupakan kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut. Setidaknya penyortiran surat/dokumen memiliki 3 tujuan, yaitu:

1)      Untuk menentukan prioritas penangannya

2)      Untuk mengetahui volume atau banyaknya surat masuk

3)      Untuk mempermudah pengawasan

Penyortiran surat/dokumen dilaksanakan oleh petugas penerima surat di loket penerimaan surat masuk. Dalam hal ini ada 3 tugas yang harus dilaksanakan oleh petugas penerima surat, antara lain yaitu:

1)      Menggolongkan surat ke dalam surat pribadi dan surat dinas

2)      Memisahkan surat pribadi untuk pimpinan sekertaris atauun pimpinan

3)      Menggolongkan surat dinas atas surat dinas rutin/biasa, surat dinas penting dan surat dinas rahasia. Surat jenis ini dapat diketahui dengan cara:

(a)    Meneliti sumber surat dari nama pengirim

(b)   Meneliti cara pengiriman (kilat, segera, pos paket atau barang cetakan).

Lebih lanjut untuk pemisahan surat-surat, dibutuhkan suatu alat yang disebut dengan kotak sortir. Kota sortir harus disediakan sebanyak bagian yang ada pada suatu kantor, dimana setiap kotak diberi kode/nama masing-masing unit, contohnya bagian keuangan, bagian kepegawaian, bagian perencanaan dan sebagainya. Surat-surat yang ditujukan kepada bagian keuangan harus dimasukan ke dalam kotak sortir bagian keuangan, lalu surat yang ditujukan kepada bagian perencanaan maka harus dimasukan ke dalam sortir bagian perencanaan dan seterusnya.

Perlu ditekankan khusus untuk surat rahasia, surat tercatat, surat kilat, wesel pos dan surat tertutup lainnya harus diberi stempel jam tanggal terima surat pada amplop bagian belakang.

Pencatatan Dokumen

Dokumen yang masuk dan dokumen yang keluar akan dilakukan suatu pencatatan. Hal ini bertujuan sebagai alat buki tertulis bahwa perusahaan atau organisasi tersebut melaksanakan suatu pengiriman atau penerimaan dokumen dari atau ke organisasi/perusahaan lainnya.

Jika suatu dokumen tidak dicatat, baik itu dokumen masuk ataupun dokumen keluar maka perusahaan atau organisasi tersebut tidak memiliki bukti yang otentik. Dalam pencatatan dokumen masuk pada suatu organisasi bisa dicatat dalam buku tersendiri.

Dalam hal ini pencatat memiliki tugas, antara lain yaitu:

1)      Membuka amplop, membaca dan meneliti isi surat agar pimpinan bisa lebih cepat menangkap Inti dari isi surat dengan cara menggaris bawahi kata atau kalimat yang dianggap penting

2)      Memeriksa lampiran

3)      Membubuhkan cap (time stamp or electric clock dating machine), yaitu stempel agenda pada ruang kosong dibagian atas atau bawah halaman pertama surat. Stempel agenda harus memuat tanggal penerimaan surat, hari, jam penerimaaan surat, nomor agenda, tanggal surat diteruskan, serta tanda tangan petugas agenda.

4)      Mengagendakan surat masuk, yakni mencatat surat tersebut dalam buku penerimaan harian untuk surat masuk. Buku ini disebut dengan buku agenda masuk. Sementara petugasnya dinamakan agendaris. Setiap surat masuk dicatat serta diberi nomor agenda surat masuk. Setidaknya terdapat 3 macam bentuk buku agenda yaitu, buku agenda tunggal, buku agenda kembar, dan buku agenda berpasangan.

Lebih jauh surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnaya, dalam hal ini:

1)      Surat masuk harus dilampirkan atau disertai lembar disposisi oleh sekertaris/kepala tata usaha

2)      Surat yang telah mendapat disposisi disampaikan kembali kepada sekretaris/kepala tata usaha, selanjutnya diteruskan pada unit pengolah untuk diproses sesuai dengan disposisi

3)      Surat masuk yang dilengkapi dengan lembar disposisi diteruskan pada pimpinan atau kepala bagian untuk mendapatkan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembaran diposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.

Pencatatan dokumen keluar untuk surat-surat yang sifatnya rutin atau insidental, pada umumnya pimpinan menyerahkan pembuatan konsep kepada bawahan atau orang yang ditunjuk. Orang yang khusus membuat konsep surat tersebut disebut sebagai konseptor.

Dalam hal ini syarat-syarat dalam pembuatan konsep surat ada 6 macam, antara lain yaitu:

1)      Ada persetujuan konsep surat dari atasan. Mungkin ada hal yang perlu ditambahkan atau dikurangi, ataupun terdapat kejanggalan

2)      Mengetik konsep surat

3)      Mengagendakan surat

4)      Penandatangan surat

5)      Pemberian cap dinas

6)      Melipat surat, penyampulan surat, pengiriman surat dan penyimpanan surat.

{|CATATAN| Adalah hal baik jika Anda juga membaca 3 artikel berikut:
1) Cara Memilih Sistem Kearsipan yang Sesuai
2) Jenis-Jenis Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Kearsipan
3) 5 Macam Sistem Penyimpanan Arsip}