Keterampilan E-mail dalam Bekerja

Keterampilan E-mail dalam Bekerja

E-mail adalah sarana elektronik yang memanfaatkan alat komputer untuk mengirim surat elektronik. E-mail merupakan istilah bahasa Inggris yang berasal dari kata electronic mail (surat dengan sarana alat elektronik). Dalam hal ini surat yang dikirim dengan E-mail akan diterima oleh penerima juga dengan E-mail komputer.

Jika dibandingkan dengan surat konvensional, yakni surat dengan pos atau surat melalui perusahaan jasa pengiriman, E-mail mempunyai satu kelebihan yang luar biasa yaitu cepat sampai ke tujuan hanya dalam waktu beberapa detik.

Dengan selesainya pengetikan surat pada komputer, pengiriman bisa dilakukan dan saat itu juga email sudah tiba di komputer penerima. Jika si penerima membuka komputer penerimaannya, maka surat E-mail itu langsung muncul di layar monitor pertanda masuknya email/surat. Dengan begitu surat E-mail bisa dideteksi dan dikeluarkan/dilihat sesuai dengan keinginan si penerima.

Kelebihan lain dari E-mail:

1)      Secara ekonomis, biaya pengiriman yang paling murah.

2)      Panjang surat bisa tak terbatas karena tidak ada pembatasan seperti yang ada pada surat konvensional yang harus menggunakan sampul sehingga terjadi pembatasan.

3)      Penyampaian tidak perlu melalui addres administratif yang diantar oleh kurir atau tukang pos, sehingga kekeliruan ataupun kesalahan yang terjadi akibat addres ataupun kesalahan akibat ulah manusiawi misalnya tidak diantarkan dan sebagainya bisa dihindari, karena penyampaian E-mail hanya melalui kabel komputer.

Kekurangan dari E-mail:

1)      Jika terjadi gangguan pada komputer, maka pelayanan E-mail akan mejadi terganggu juga.

2)      Biaya investasi (biaya pengadaan sarana) cukup tinggi karena harus membeli komputer berikut dengan monitor dll. Di samping itu, jika dihitung dengan harga internet dan yang lain maka akan memakan biaya yang tidak sedikit.

3)      Jika tidak memiliki keterampilan mengoperasikan komputer, pengiriman E-mail juga tidak mungkin bisa dilakukan.

Oleh karena itu, penguasaan E-mail menuntut juga keterampilan pengoperasian komputer. Keterampilan pengoperasian komputer termasuk satu kompetensi dengan menggunakan peralatan kantor.

{|CATATAN| Berikut rekomendasi artikel yang mungkin Anda butuhkan: Pembentukan dan Perlengkapan Dana Kas Kecil}

Di zaman sekarang, pengoperasian komputer sudah menjadi satu keterampilan mutlak yang harus dimiliki oleh setiap orang yang ingin bekerja di kantor, sehingga keterampilan pengiriman dan penerimaan E-mail menjadi mutlak harus dikuasai.

Selain pengiriman surat, E-mail juga bisa dimanfaatkan untuk mengirim dokumen lainnya seperti yang dilakukan pada Faksimile. Dalam hal ini hasilnya malah lebih bagus dibandingkan dengan Faksimile hal ini karena E-mail menggunakan kertas HVS yang putih bersih dan tinta, sementara Faksimile menggunakan kertas khusus yang lebih tipis dan juga hasilnya tidak sejernih E-mail ketika di print. Selain itu, kertas Faksimili jika terkena panas, tulisannya menjadi hilang dan tidak bisa disimpan dalam kurun waktu yang lama karena jika terlalu lama tulisannya akan hilang.

Pengiriman dokumen formulir dengan sarana E-mail memang membawa hasil yang bagus. Hasil ini lebih jelas jika dibandingkan dengan hasil pengiriman melalui Faksimile. Karena Faksimile menggunakan kertas peka panas sehingga hasilnya sering kali membawa bercak hitam atau garis hitam yang mengakibatkan dokumen menjadi tidak jernih dan tidak jelas. Selain itu juga kertas faksimile jika terkena panas matahari tulisannya menjadi hilang dan tidak bisa disimpan terlalu lama. Dan keadaan ini tidak terjadi pada sarana E-mail.

Akan tetapi dalam hal ini faksimile juga mempunyai kelebihan dibandingkan dengan E-mail. Faksimile lebih mudah dioperasikan karena menggunakan sarana telepon dan nomor telepon. Selain itu biaya investasinyapun lebih murah jika dibandingkan dengan E-mail. Pemasangannya cukup dengan kabel telepon, jika E-mail harus dengan saluran khusus yang memerlukan biaya lagi.

Setelah di uji coba tampak bahwa dokumen hasil pengiriman dengan sarana Faksimile kurang bagus, huruf-hurufnya tidak jelas, terkadang disertai dengan bercak hitam atau garis hitam serta tulisannya ada yang miring dan kekurangan-kekurangan lainnya. Kekurangan-kekurangan tersebut semuanya tidak ditemukan pada hasil dokumen yang dikirim melalui sarana E-mail.

Lebih jauh selain mengirim dokumen, Faksimile juga bisa digunakan untuk mengirim surat seperti E-mail, akan tetapi harus dengan alamat nomor telepon pihak yang dituju. Dalam hal ini, biaya pengiriman menjadi lebih mahal dari E-mail karena dihitung berdasarkan pulsa telepon.

Contohnya mengirim faksimile ke luar negeri, misalnya Jepang akan memakai biaya sekitar Rp. 11.000,00 per lembar/halaman dan untuk daerah di dalam Jabotabek akan memakan biaya sebesar Rp. 2.500,00 per lembar/halaman.

Disisi lain apabila mengirim E-mail melalui warnet, pengiriman dihitung dihitung hanya dari biaya sewa komputer yang memakan biaya sekitar enam ribu rupiah per jam. Biaya pengiriman dokumen melalui E-mail dan Faksimili sama dengan pengiriman surat.

Berkaitan dengan penggunaan bahasa dalam pengiriman E-mail ataupun Faksimile, tidak ditemukan penggunaan bahas khusus, dalam hal ini tidak ditemukan panggunaan bahasa Indonesia maupun bahasa Inggeris yang bersifat khusus.

Cara Penyimpanan Faksimile untuk Arsip

Faksimile yang baru diterima apabila hendak disimpan sebagai arsip maka harus langsung difotocopy dengan tujuan agar dokumen tersebut tetap awet. Jika tidak difotocopy, faksimile tersebut akan hilang tulisannya terkena panas matahari atau dimakan waktu sehingga tidak bisa menjadi sebuah arsip.