Perencanaan: Pengertian, Syarat-Syarat, Prinsip-Prinsip, dan Langkah-Langkah Perencanaan

Perencanaan: Pengertian, Syarat-Syarat, Prinsip-Prinsip, dan Langkah-Langkah Perencanaan

Perencanaan adalah berpikir ke depan mengenai jalannya kegiatan yang akan dilakukan dengan mempertimbangkan segala faktor yang terkait dan ditujukan kepada sasaran tertentu dan terukur yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan melaksanakan perencanaan secara matang, perusahaan akan siap menghadapi berbagai kendala dan rintangan karena sudah memperhitungkan sebelumnya melalui perencanaan.

Oleh karena itu perencanaan merupakan pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan apa yang harus dilakukan, dimana, kapan, bagaimana serta oleh siapa kegiatan tersebut dilaksanakan. Atau dengan kata lain perencanaan adalah proses kegiatan untuk menentukan tindakan-tindakan (kebijakan) yang akan dilaksanakan dalam mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

Dalam melaksanakan sebuah perencanaan, terdapat beberapa syarat-syarat perencanaan yang harus diketahui terlebih dahulu, yaitu:

1)      Menentukan tujuan, yakni sasaran spesifik dan terukur yang akan dicapai pada waktu yang akan dating.

2)      Menetapkan kegiatan yang akan dilaksanakan, yakni dengan menganalisa faktor terkait.

3)      Pengaturan pelaksanakan, yakni bagaimana cara melakukan perencanaan tersebut.

4)      Waktu yang dibutuhkan untuk mewujudkannya, apakah dalam jangka panjang atau pendek.

A.     Prinsip-Prinsip Perencanaan

Perencanaan dilaksanakan sebelum menjalankan suatu kegiatan. Oleh karena itu agar sesuai dengan tujuan yang diharapkan maka dalam merencanakan sesuatu perlu berpegang kepada beberapa prinsip perencanaan, yakni sebagai berikut:

1)      Kontinuitas

Perencanaan yang baik harus dibuat serta dipersiapkan untuk tindakan secara terus-menerus dan berkesinambungan, selain itu perlu juga pemikiran peningkatan dan perbaikan dimasa yang akan datang. Hal seperti ini hanya bisa terwujud melalui perencanaan yang berdasarkan evaluasi dan adaptasi terhadap segala perubahan yang mungkin akan terjadi.

2)      Berdasarkan Fakta Hari Ini dan Perkiraan Situasi di Masa yang akan Datang

Perencanaan tanpa didukung dengan fakta (data) yang sesuai dengan kebutuhan bisa dipastikan tidak akan mampu memberikan hasil yang terbaik. Oleh karena itu diperlukan data-data pendukung guna membuat suatu perencanaan dapat dilaksanakan dengan baik.

3)      Futuristik

Pencanaan selalu berhubungan dengan masa depan, perencanaan juga harus memperhatikan berbagai sumber informasi seputar kinerja perusahaan pada masa lalu sampai dengan sekarang, serta prediksi peristiwa yang mungkin akan terjadi pada perusahaan, baik berbagai kesempatan untuk mencapai target perusahaan ataupun berbagai rintangan yang dapat menghalangi terwujudnya target perusahaan.

4)      Fleksibilitas

Fleksibilitas dalam hal ini berarti perencanaan mudah diakomodasikan dengan berbagai kondisi yang baru serta perubahan-perubahan masa depan yang belum diketahui pada saat memulai perencanaannya. Perencanaan dibuat bukan untuk waktu yang relatif singkat, akan tetapi diproyeksikan untuk waktu tertentu (misalnya 1 atau 2 tahun), maka dalam membuat perencanaan perlu dipikirkan agar memungkinkan untuk dilakukan penyempurnaan dan pengembangan terhadap perencanaan tersebut.

5)      Realistis

Perencanaan harus realistis dalam mencapai target yang ingin dicapai, dengan mempertimbangkan berbagai sarana pendukung yang ada. Dalam arti, perencanaan tersebut disesuaikan dengan kondisi perusahaan, baik kondisi finansial ataupun SDM, serta berbagai kondisi internal perusahaan lainnya. Perencanaan yang tidak realistis akan kontra produktif ketika para staff tidak mampu untuk menjalankannya. Konsekuensinya, karyawan akan hilang kepercayaan diri atau bisa jadi tidak percaya kepada kemampuan manajerial pemimpinnya sendiri.

{|CATATAN| Akan lebih sempurna jika Anda juga membaca 2 artikel berikut ini:
1) Efisiensi dalam Bekerja
2) 3 Sumber Efisiensi Kerja}

B.     Langkah-langkah Perencanaan

Untuk membuat atau merancang perencanaan maka perlu melalui beberapa langkah-langkah perencanaan sebagai berikut:

1)      Langkah pertama yang perlu dilaksanakan ialah menentukan kebutuhan serta tujuan yang akan dicapai dari suatu kegiatan yang akan dilaksanakan.

2)      Langkah selanjutnya ialah melaksanakan observasi dan penelitian terhadap informasi yang sudah dikumpulkan. Kemudian laksanakan analisis dari berbagai informasi tersebut dan tentukan juga perencanaan alternatif yang sesuai dengan tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya.

3)      Identifikasi kondisi lingkungan yang berhubungan dengan pekerjaan, baik itu kondisi finansial ataupun SDM, serta faktor-faktor lain yang dapat memengaruhi dari berbagai kondisi yang ada kemudian pelajari hal tersebut.

4)      Buatlah hubungan diantara seluruh hal tersebut di atas dan sinergikanlah sehingga menjadi satu kesatuan yang utuh serta akan menjadi landasan operasional kerja nantinya.

5)      Berdasarkan perbandingan terhadap alternatif yang dipilih, selanjutnya laksanakan penilaian apakah sudah sesuai dengan tuntutan yang diinginkan atau tidak. Jika memang sudah sesuai maka langkah berikutnya yaitu melaksanakan perencanaan tersebut.

Selain itu dalam hal ini cara menyusun perencanaan juga bisa menggunakan formula 5W+1H, yakni sebagai berikut:

1)      W1 (What/Apa)

Yaitu rencana apa yang akan disusun. Biasanya hal ini dilakukan dengan mengajukan pertanyaan, seperti misalnya apa tujuan yang akan dicapai. Misalkan tujuan yang akan dicapai ialah mendirikan usaha, maka pertanyaannya yaitu apa produk yang laku dijual di pasar atau apa yang dibutuhkan oleh konsumen saat ini.

2)      W2 (When/Kapan)

Artinya kapan rencana akan dilakukan. Untuk melaksanakan suatu rencana maka perlu disusun jadwal waktu yang tepat dari setiap jenis pekerjaan yang akan dilaksanakan, seperti misalnya:

(1)   Kapan saat yang tepat untuk memulai?

Jawaban dari pertanyaan ini akan mengarahkan kepada saat yang tepat untuk memulai suatu usaha dengan berbagai macam pertimbangan, baik itu dalam hal kemampuan yang dimiliki (tempat usaha/modal usaha) ataupun kemungkinan persaingan.

(2)   Kapan saat untuk melakukan pekerjaan?

Melaksanakan promosi juga perlu dipikirkan kapan saat yang tepat untuk dilaksanakan sehingga promosi yang dilakukan tidak akan sia-sia.

(3)   Kapan saat menyelesaikan pekerjaan?

Dalam hal ini waktu untuk menyelesaikan setiap pekerjaan perlu ditentukan kapan akan berakhir, agar pekerjaan berikutnya tidak terganggu.

(4)   Kapan saat untuk membeli bahan?

Bahan juga bisa berakibat pada pekerjaan. Oleh karena itu penjadwalan kapan saat yang tepat untuk membeli bahan perlu ditetapkan sedemikian rupa agar tidak terjadi penyimpangan dan berakibat pada memperlambat pekerjaan.

3)      W3 (Where/Dimana)

Dengan kata where kita dapat menganalisis aspek-aspek yang diperlukan agar perencanaan yang disusun lebih sempurna, dalam hal ini seperti misalnya:

(1)   Di mana lokasi usaha didirikan?

Menentukan lokasi usaha memerlukan berbagai informasi, misalnya dimana saingan mendirikan usahanya atau dimana tempat yang strategis untuk mendirikan usaha agar lebih dekat dengan konsumen dan sebagainya.

(2)   Di mana membeli bahan yang dibutuhkan?

Tempat membeli bahan yang dibutuhkan perlu juta untuk ditentukan selain dekat dengan lokasi perusahaan harganya juga diusahakan lebih murah dibanding tempat lain.

(3)   Di mana promosi dilakukan?

Promosi yang dilaksanakan apakah bisa mencapai sasaran yang dituju jika promosi yang dilakukan pada tempat yang tepat atau tidak.

(4)   Di mana pesaing menjual produknya?

Tempat pesaing menjual produknya juga harus diketahui karena dengan mengetahuinya maka akan sangat bermanfaat bagi pemasaran produk.

4)      W4 (Why/Mengapa)

Penyusun rencana harus dapat mengetahui mengapa dibutuhkannya suatu produk tertentu, mengapa membuka usaha tersebut, serta mengapa memilih lokasi di tempat tertentu.

5)      W5 (Who/Siapa)

Kata who berkaitan dengan siapa yang akan melakukan rencana tersebut. Seberapa banyak karyawan dilibatkan untuk mencapai tujuan dan harus disesuaikan dengan besarnya pekerjaan yang akan dilakukan.

6)      H (How/Bagaimana)

Pertanyaan bagaimana, sangat membantu bagi penyusunan sebuah rencana untuk mengetahui cara menyelesaikan pekerjaan yang dimaksud, misalnya bagaimana cara membeli bahan baku, bagaimana cara mengangkut hasil produksi, serta bagaimana cara menjual hasil produksi.

Bagi perusahaan perencanaan sangat penting dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan perencanaan, tujuan yang hendak dicapai bisa diraih dengan cara yang lebih baik, lebih terarah dan lebih efektif. Dengan begitu, perencanaan mempunyai beberapa keuntungan, antara lain sebagai berikut:

1)      Mendorong komunikasi antar individu dan antar berbagai lini agar dapat bekerjasama dalam mengejar target sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

2)      Perusahaan terhindar dari sikap tergesa-gesa dan pengambilan keputusan secara emosional. Selain itu, perusahaan juga bisa menghindarkan diri dari berbagai kesalahan, menghemat tenaga dan biaya saat menghadapi ketidakpastian pada masa yang akan datang.

3)      Mencerminkan sikap ekonomis karena dalam menentukan target dan biaya yang dikeluarkan, akan disesuaikan dengan sikap hemat, baik hemat biaya ataupun SDM.

4)      Menjauhi berbagai masalah yang mungkin terjadi pada masa mendatang.

5)      Membantu perusahaan agar lebih siap menghadapi berbagai perubahan.

6)      Menentukan tujuan secara realistis sesuai dengan berbagai perubahan yang mungkin terjadi.