Fungsi Pengelolaan Informasi Bagi Perusahaan

Fungsi Pengelolaan Informasi Bagi Perusahaan

Pengelolaan informasi mempunyai tiga fungsi penting yakni pengumpulan informasi, penyimpanan dan pemrosesan informasi, serta penyajian informasi tersebut kepada manajer atau pimpinan perusahaan.

A.   Pengumpulan Informasi

Informasi yang bisa dikumpulkan oleh suatu organisasi atau perusahaan sangatlah banyak, seperti misalnya catatan tentang pegawai, data penjualan, data akuntansi, informasi mengenai konsumen, informasi tentang pesaing dan sebagainya. Dalam pengumpulan informasi tersebut terdapat beberapa metode yang bisa digunakan untuk mengumpulkan informasi, antara lain yaitu pengamatan langsung, wawancara, perkiraan dan daftar pertanyaan.

Fungsi utama dari pengelolaan informasi adalah menentukan informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan serta mengorganisasikannya ke dalam database. Dalam hal ini database merupakan suatu kumpulan data terintegrasi yang disimpan dalam satu tempat untuk memudahkan mengakses serta memproses data.

Data bisa didapatkan dari sumber yang berasal dari dalam ataupun dari luar organisasi. Pada umumnya sebagian besar data yang dikumpulkan berasal dari sumber internal seperti catatan perusahaan atau laporan serta informasi yang disusun para manajer. Selain itu juga dari sumber eksternal seperti publikasi perdagangan, pelanggan dan kosultan.

B.   Penyimpanan dan Pengolahan Informasi

Peyimpanan dan pengolahan informasi merupakan hal yang sangat penting dilakukan, dimana hal ini akan berdampak terhadap kualitas informasi yang akan didapat nantinya.

1.    Penyimpanan Informasi

Untuk memudahkan pengaksesan oleh penggunanya, data biasanya disimpan dalam flashdisk, cd ataupun harddisk eksternal maupun internal komputer. Data yang disimpan harus data yang terbaru, oleh karenanya database harus selalu diperbaharui.

Untuk mengelola database secara baik maka perlu diterapkan Sistem Manajemen Database (SMDP), yakni sebuah program perangkat lunak yang membantu perusahaan dalam mengelola file-file, menambah informasi baru dan menghapus informasi yang sudah tidak diperlukan, mengubah informasi yang disimpan dalam file, menggabungkan file-file serta memproses data dan mencetak laporan.

1)    Penataan Berkas Data

Penataan berkas data adalah pengaturan secara sistematis keseluruhan data sehingga apabila dibutuhkan sewaktu-waktu bisa segera diketemukan kembali. Penataan berkas ini mengarah pada penyimpanan yang merupakan kegiatan lanjutan sesudah berkas tersebut dipergunakan. Dalam penataan berkas data diperlukan keseragaman dalam proses dan prosedur.

Penataan berkas yang masih akan digunakan kembali (arsip aktif) biasanya akan disimpan pada masing-masing unit pengolah dengan mempergunakan sistem Distributed Data Processing (DDP) atau sistem lainnya, sementara penataan berkas yang sudah tidak aktif dipusatkan dibagian arsip.

2)    Penataan Arsip

Penataan arsip dilaksanakan terhadap dua jenis arsip, yakni arsip aktif dan arsip tidak aktif.

a)    Penataan Arsip Aktif

Dalam penataan arsip aktif, arsip yang masalahnya sama ditata menjadi satu file lalu dimasukkan ke dalam satu folder. Apabila tidak cukup dalam satu folder maka bisa juga ke beberapa folder. Kelompok folder untuk masalah yang berbeda harus dipisahkan oleh sekat penunjuk (guide) yang sekaligus adalah petunjuk subyek/masalah. File (folder beserta penyekat) ditempatkan kedalam filing kabinet.

b)    Penataan Arsip Tidak Aktif

Arsip yang sudah tidak aktif sebaiknya disimpan di pusat arsip (sentralisasi) lalu ditata menurut pola klasifikasi tanpa kartu kendali. Karena jumlahnya sangat besar serta penggunaannya tidak sesering arsip aktif, maka tempat penyimpanannya memanfaatkan sarana yang berdaya tampung lebih besar. Dan untuk lebih memudahkan dalam penemuannya, arsip yang sudah tidak aktif sebaiknya digolongkan menurut tahun.

3)    Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip berbeda-beda tergantung tujuan organisasinya, jenis peralatan yang digunakan, volume pekerjaan, tersedianya ahli kearsipan masing-masing organisasi, serta kondisi fisik masing-masing organisasi. Penyimpanan arsip secara sistematis akan bermanfaat untuk penemuan kembali dengan mudah serta cepat, pengambilannya mudah tanpa mengacaukan penyimpanan, serta pengembaliannya juga mudah.

4)    Perlindungan Arsip

Perlindungan arsip bisa diartikan sebagai berikut:

a)    Suatu perbuatan untuk melindungi arsip dan menjaga arsip yang dihasilkan.

b)    Penjagaan tempat atau alat yang digunakan untuk menaruh dan menyimpan arsip sehingga arsip tersebut aman.

c)    Menjaga arsip agar selamat, terhindar dari bahaya, kerusakan serta pencurian oleh orang yang tidak bertanggung jawab.

Dengan adanya perlindungan arsip diharapkan arsip menjadi:

a)    Tidak mudah rusak atau terbakar.

b)    Tidak hilang.

c)    Tidak jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab atau orang yang tidak berhak atas arsip tersebut.

d)    Tidak disalahgunakan untuk kepentingan atau keuntungan pribadi.

5)    Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Arsip

Faktor-faktor yang menyebabkan arsip rusak terdiri dari faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal misalnya tinta yang mudah luntur untuk jangka lama, kertas yang tidak bagus kualitasnya, dan lem yang digunakan mudah mengelupas. Sementara faktor eksternal diantaranya kelembapan udara, debu, jamur, sinar matahari, dan rayap atau ngengat.

6)    Perawatan Arsip

Usaha untuk merawat arsip bisa berupa melindungi, mencegah, mengatasi dan mengambil tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip berikut dengan informasinya (isinya) dari kehilangan, kerusakan dan Iain sebagainya. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan cara:

a)    Pengaturan Ruang Arsip

Ruangan jangan terlalu lembap. Kelembapannya jangan melebihi 65%. Suhu udara sebaiknya sekitaran 26 derajat celcius. Ada baiknya gunakan AC untuk menjaga suhu, kelembapan dan mencegah debu. Apabila tidak menggunakan AC, maka ruangan diberi ventilasi yang cukup untuk mengatur peredaran udara dalam ruangan. Berikanlah penerangan yang cukup memadai serta hindarkan dari kemungkinan serangan seperti: rayap, hama, ngengat, dan semut.

b)    Kebersihan

Kebersihan dalam hal ini mencakup kebersihan ruangan arsip, warkat serta alatnya. Untuk menjaga kebersihan arsip selalu terjaga maka hindari merokok dan makan di ruangan arsip, sedot debu yang ada dengan penyedot debu, lalu jika ada arsip yang dimakan rayap maka dipisahkan.

c)    Perawatan Tempat Penyimpanan Arsip

Rak arsip sebaiknya dari logam. Susunlah arsip dalam lemari agak renggang agar mudah pada saat pengambilan dan tidak mudah lembab. Lemari arsip harus sering dibuka. Dan taruhlah kapur barus untuk pembasmi ngengat dan rayap.

d)    Lakukan Pengamanan Arsip dari Segi Fisiknya

(1)  Restorasi Arsip

Restorasi bisa diartikan memperbaiki arsip yang sudah rusak dan sulit untuk digunakan agar dapat digunakan lagi dalam jangka waktu yang lebih lama.

(2)  Laminasi Arsip

Laminasi arsip dengan menggunakan plastik agar tidak mudah rusak oleh air, binatang kecil dan Iain sebagainya.

(3)  Mikrofilm

Arsip penting/vital yang sulit direstorasi dan dilaminasi, maka diatasi dengan pemotretan mikro film. Apabila ingin membaca isinya dengan menggunakan proyektor khusus. Dengan menggunakan mikrofilm maka akan menghemat ruangan, cukup aman, mudah dipindahkan, hemat tempat penyimpanan, lebih tahan lama, dan lebih efisien. Hanya saja menggunakan mikrofilm relatif mahal dan sulit dalam pengoperasiannya.

2.    Pengolahan Data

Pengolahan data adalah masa atau waktu yang dipergunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi suatu informasi yang bermanfaat. Prosedur pengolahan data yang dilaksanakan secara manual mencakup kegiatan pengumpulan data, pengelompokan, pengurutan, penghitungan, dan yang pada akhirnya menyusun dalam sejumlah bentuk laporan untuk berbagai keperluan di perusahaan.

Prosedur pengolahan data akan dilangsungkan secara konsisten, dari waktu ke waktu, sampai dirasakan perlu untuk melaksanakan perbaikan, baik itu karena perbedaan orientasi manajemen dalam sistem pelaporan yang ada maupun karena ada peraturan yang harus dipatuhi.

Lebih lanjut penanganan informasi atau pengolahan data sebagai serangkaian pekerjaan yang terencana atas informasi agar mencapai tujuan yang sudah ditetapkan terbagi dalam enam unsur, antara lain yaitu:

1)    Pengamatan

Kegiatan pengamatan terhadap objek yang akan diteliti, dalam hal ini tentang apa saja yang ada dalam pengamatan kita.

2)    Pengumpulan

Pengumpulan informasi dalam hal ini yaitu mengadakan pengumpulan data dari hasil pengamatan yang sudah dilaksanakan. Agar pengumpulan yang dilaksanakan dapat sitematis, maka terlebih dahulu harus melakukan klasifikasi dari data yang ada.

3)    Pengolahan

Pengolahan artinya mengadakan pengolahan data yang telah dikumpulkan.

4)    Penyajian

Informasi disajikan kepada orang yang akan mengambil keputusan. Di dalam penyajian tersebut yang ditekankan ialah kesederhanaan agar tidak membingungkan orang yang akan mengambil keputusan tersebut.

5)    Pengiriman/Transmisi

Pengiriman dilaksanakan apabila ada orang yang membutuhkan atau menginginkannya, selanjutnya informasi tersebut dikirimkan kepadanya atau karena adanya perbedaan tempat tinggal.

6)    Penyimpanan

Informasi perlu disimpan untuk pengambilan keputusan selanjutnya, karena pengambilan keputusan tidak hanya dilaksanakan pada masa sekarang, akan tetapi juga pada masa yang lalu dan akan datang.

C.   Penyajian Informasi

Data yang sudah diproses harus dimasukkan ke dalam suatu bentuk laporan yang bermanfaat bagi manajer dan juga pemimpin perusahaan. Informasi verbal bisa disajikan dengan format teks dalam bentuk laporan, daftar, garis besar, artikel, ataupun buku. Sementara informasi angka bisa disajikan dalam bentuk label ataupun grafik. Grafik yang biasanya digunakan ialah diagram batang, diagram lingkaran, dan diagram grafis.

Hubungan antara data dan informasi ialah seperti bahan baku dan barang jadi, itu artinya sistem pengolahan data memperlihatkan konsep bahwa informasi bagi seseorang mungkin akan dianggap sebagai bahan mentah bagi orang lain, seperti halnya barang jadi sebuah divisi manufaktur menjadi bahan baku bagi divisi lainnya.

Kesalahan yang dilakukan dalam pengolahan data, akan mengakibatkan kesalahan penyajian informasi yang dipergunakan dalam pengambilan keputusan, sehingga bisa menyebabkan kesalahan dalam mengambil keputusan. Oleh karena itu, perlu diketahui beberapa hal yang harus diwaspadai dalam penyajian informasi, dalam hal ini yaitu:

1)    Kesalahan dalam prosedur pengolahan data.

2)    Kesalahan dalam pengumpulan data pengukurannya.

3)    Ada data yang hilang.

4)    Penggunaan dokumen yang salah.

5)    Kesalahan dalam pencatatan data.

6)    Kesalahan dalam pengolahan.

7)    Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.

Agar informasi yang sampaikan sungguh bermanfaat bagi manajemen dalam mengambil keputusan, penanganan yang teliti dan matang harus dilaksanakan. Penanganan yang teliti dan matang disini berarti:

1)    Bahwa sistem informasi yang dikembangkan adalah dimaksudkan untuk mempertinggi kemampuan organisasi dalam mengemban misinya.

2)    Tidak melupakan bahwa system informasi yang dikembangkan untuk mempermudah tercapainya tujuan organisasi.

3)    Mengidentifikasi sumber informasi yang dapat dan harus diolah.

4)    Memperhatikan bahwa informasi akan dipergunakan untuk mengambil keputusan.

5)    Melaksanakan penanganan informasi yang terdiri dari langkah-langkah pengumpulan data, klasifikasi data menurut sumber, fungsi dan sifatnya, pengolahan data, analisis data, interpretasi data serta penyimpanan data.

Komputerisasi Pengelolaan Informasi

Di era modern seperti sekarang ini, peranan komputer sudah menyentuh segala bidang, utamanya dalam bidang informasi. Komputer telah banyak membantu manusia baik dalam menjalankan kegiatan perencanaan, pelaksanaan ataupun pengendalian. Didasari karena praktisnya dalam penggunaan, maka semakin banyak perusahaan yang memanfaatkan teknologi komputer. Komputer ialah alat yang sangat penting dalam membentuk sistem informasi.

Komputer memiliki kelebihan dalam memproses data sampai dengan jutaan. Komputer juga mampu membandingkan antara data yang satu dengan yang lain dengan cepat, termasuk membandingkan alternatif pemecahan masalah. Proses penghitungan data secara otomatis bisa dilakukan dengan menggunakan program yang sesuai.

Komputer hampir tidak pernah melakukan kesalahan. Apabila teriadi kesalahan mungkin karena kesalahan dalam program ataupun penggunanya. Akan tetapi komputer tetaplah merupakan alat yang sifatnya netral. Dalam arti bahwa komputer sangat tergantung kepada siapa yang menggunakannya. Sebagai alat yang netral, komputer:

1)    Komputer tidak bisa mengambil keputusan sendiri, tetapi hanya dapat menyajikan data atau informasi bagi seseorang untuk dimanfaatkan dalam mengambil keputusan.

2)    Selain bisa dipakai untuk tujuan yang baik, komputer bisa juga digunakan untuk maksud jahat.

3)    Komputer hanya bisa mengolah data yang bisa diangkakan (kuantitatif). Untuk data kualitatif tidak bisa dilakukan dengan komputer.

4)    Jika diketahui cara kerjanya, komputer bisa digunakan untuk tujuan yang tidak baik mengingat komputer tidak dapat berpikir rasional seperti manusia.

5)    Komputer baru bisa digunakan dengan efisien jika data kuantitatifnya berjumlah cukup banyak dan kompleks. Jika jumlahnya hanya sedikit dan perhitungannya sederhana, maka penggunaan komputer merupakan sebuah pemborosan.

a.    Penempatan Unit Informasi Komputerisasi

Perancangan sistem informasi tidak bisa dilaksanakan hanya oleh beberapa pegawai atau oleh pimpinan perusahaan sendiri, akan tetapi harus dibantu oleh ahli analisis sistem dan ahli komputer. Sistem informasi bisa berjalan secara efektif jika keadaan perusahaan yang bersangkutan benar-benar menunjang efektifitas sistem informasi.

Dalam suatu perusahaan, komputer bisa disentralisasikan oleh unit pusat maupun didesentralisasikan ke dalam unit yang lebih kecil. Proses komputerisasi pada unit bisa dipantau langsung oleh pusat. Selain itu ada juga pekerjaan yang dilaksanakan sebagian oleh unit komputer pusat dan sebagian lagi oleh komputer pada masing-masing unit organisasi. Antara pusat dan unit terjadi komunikasi timbal-balik dengan saling memberi serta menerima masukan dan hasil.

Unit informasi pusat (untuk perusahaan besar) ialah unit koordinasi informasi, yang siap untuk memberikan informasi yang diperlukan oleh pimpinan, dan unit lain yang membutuhkannya. Dengan menggunakan sistem Pengolahan Data yang Disalurkan (Distributed Data Processing, DDP), maka beban unit pusat menjadi tidak terlalu berat, karena setiap unit langsung bisa terhubung.

b.    Pola Klasifikasi Data Komputerisasi

Sistem informasi terus tumbuh dan berkembang. Keinginan untuk mengembangkan dasar data umum (common data base) sudah ditingkatkan. Database (dBase) adalah file (arsip) komputerisasi pusat yang berisi informasi dalam bentuk sedemikian rupa sehingga memungkinkan dipakai untuk berbagai kerperluan dan tujuan.

Database terdiri dari file data (data files). Data file ini berisi serangkaian arsip (sets of records). Artinya file ialah kumpulan arsip (records). Setiap arsip data berisi data individual. Dengan begitu, urutannya ialah data base, data files, sets of records, dan individual data elements. Contohnya arsip kepegawaian yang sudah dikomputerisasikan bisa digunakan sekaligus untuk pembuatan daftar gaji, untuk menentukan kapan seseorang karyawan itu naik pangkat, untuk perencanaan tenaga kerja, pensiun dan lain sebagainya.

Dengan cara tradisional hal ini bukan tidak mungkin dilakukan, akan tetapi akan membutuhkan waktu yang lebih lama, karena masing-masing harus dibuat daftar tersendiri dan masing-masing hanya untuk satu manfaat atau satu tujuan saja. Maka dengan menggunakan komputer bisa dengan cepat diciptakan model-model keputusan sebagai hasil umpan balik informasi dari keputusan-keputusan yang pernah dibuat sebelumnya.