Proses Komunikasi dalam 6 Tahapan

6 Tahapan Proses Komunikasi

Proses Komunikasi dalam 6 Tahapan - Berbicara proses komunikasi, menurut Courtland L Bovee dan Jhon V. Thilt dalam Business Communication Today, proses komunikasi (Comunication Process) terdiri dari enam (6) tahap proses, antara lain yaitu:

1)    Pengirim memiliki suatu ide atau gagasan

2)    Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan

3)    Pengirim menyampaikan pesan

4)    Penerima menerima pesan

5)    Penerima menafsirkan pesan

6)    Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim.

 

Dalam suatu proses komunikasi sebelum mengirimkan pesan, komunikator akan lebih dulu mengemasnya dalam bentuk yang dianggap sesuai, bisa diterima dan dimengerti oleh komunikan. Pengemasan pesan ini dinamakan sebagai encoding.

Encoding secara harfiah dapat diartikan memasukkan dalam kode. Dengan encoding ini komunikator memasukkan ataupun mengungkapkan perasaannya ke dalam kode/lambang dalam bentuk kata-kata maupun non kata, seperti raut wajah, gerak-gerik dan sebagainya.

Setelah pesan sampai pada komunikan, jika ada umpan balik (feedback), maka komunikan akan bertindak sebagai komunikator, yakni memasukkan kode yang disebut decoding tadi untuk disampaikan kembali kepada komunikator. Dalam hal ini proses komunikasi bisa digambarkan seperti berikut ini:

Hal yang penting dalam proses komunikasi adalah proses komunikasi harus merupakan komunikasi dua arah. Dalam arti bahwa pengirim menuliskan dan mengirimkan pesan melalui media yang dipilihnya, dan penerima pesan menuliskan kembali pesan yang sudah ia terima, dan menyampaikan bahwa pesan telah diterima dengan baik dan benar.

Lebih jauh dalam proses komunikasi bisa saja terjadi gangguan (noise) yang diakibatkan oleh berita yang disampaikan tidak jelas, sehingga penerima bisa saja mengartikannya secara tidak menyeluruh, ataupun bisa juga ada gangguan lain yang mempengaruhi media komunikasi.

Selain itu, proses komunikasi memiliki dua model yaitu model linier dan model sirkuler.

1)    Model Linier

Model Linier memiliki ciri sebuah proses yang hanya terdiri atas dua garis lurus, dalam arti proses komunikasi berawal dari komunikator dan berakhir pada komunikan.

2)    Model Sirkular

Dalam Model Sirkuler, proses komunikasi diawali dari sender kepada receiver yang kemudian receiver memberikan umpan baliknya (feedback), proses ini bisa berulang-ulang sehingga membentuk sebuah lingkaran komunikasi.

Keterampilan Dasar Berkomunikasi

Agar bisa mengembangkan kemampuan dalam berkomunikasi secara efektif, baik secara personal ataupun professional, maka paling tidak kita harus menguasai empat jenis keterampilan dasar dalam berkomunikasi, antara lain yaitu: menulis, membaca, berbicara, dan mendengar.

Dalam hal ini, persentase penggunaan saluran komunikasi umumnya sebagai berikut : Menulis (writing): 9%, Mendengarkan (listening): 45%, Membaca (reading) : 16% dan Berbicara (speaking) : 30%.

Paling tidak kita melakukan komunikasi satu dari keempat hal tersebut  dengan lingkungan sekitar, disadari ataupun tidak. Seperti halnya pernafasan, komunikasi sering dianggap sebagai suatu kejadian yang otomatis dalam arti terjadi begitu saja, sehingga seringkali kita tidak mempunyai kesadaran untuk melakukannya secara efektif.

Komunikasi merupakan aktivitas rutin dan otomatis dilakukan, sehingga kita tidak pernah mempelajarinya secara khusus, seperti bagaimana cara menulis ataupun membaca secara cepat serta efektif ataupun berbicara secara efektif dan cara menjadi pendengar yang baik.

Komunikasi adalah keterampilan yang sangat penting dalam kehidupan. Unsur yang paling penting dalam berkomunikasi bukan sekedar apa yang kita tulis ataupun apa yang kita katakan, akan tetapi karakter kita serta bagaimana kita menyampaikan pesan kepada penerima pesan.

Dalam hal ini, penerima pesan tidak hanya sekedar mendengar kalimat apa saja yang disampaikan akan tetapi juga membaca serta menilai sikap kita. Jadi syarat utama dalam berkomunikasi yang efektif ialah karakter kokoh yang dibangun dari fondasi etika dan integritas pribadi yang kuat.

Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, ataupun betapa unggulnya sebuah tim atau seberapapun kuatnya kasus hukum, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa adanya penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif.

Bisa dikatakan bahwa keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas. Agar bisa melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan atau informasi yang baik, kemampuan menjadi pendengar yang baik, dan keterampilan dalam menggunakan berbagai media atau alat audio visual adalah bagian yang sangat penting.

Bentuk-Bentuk Komunikasi

Pesan, berita, ataupun informasi yang disampaikan dalam komunikasi bisa dalam berbagai bentuk. Dalam hal ini bentuk pesan ini nantinya akan mempengaruhi pilihan saluran atau media yang cocok dipakai untuk menyampaikan pesan, berita, ataupun informasi tersebut. Lebih jauh, setidaknya terdapat tiga macam bentuk berita, antara lain yaitu:

 

 1)   Berita yang bersifat Audible

Yang dimaksud dengan berita yang bersifat Audible adalah berita yang dapat didengar, baik secara langsung ataupun tidak langsung. Seperti misalnya melalui sarana telepon, lonceng, radio, ataupun sirine.

2)   Berita yang bersifat Visual

Berita yang bersifat Visual yaitu berita yang bisa dilihat, yang berbentuk tulisan, gambar, poster dan tanda-tanda seperti sinar lampu, bendera dan sebagainya.

3)   Berita yang bersifat Audio-Visual

Berita sifatnya Audio-Visual ialah berita yang bisa didengar dan dilihat, baik melalui TV, film, kesenian ataupun pameran.

Jika kita membahas lebih juah mengenai komunikasi, komunikasi ternyata juga mempunyai berbagai macam bentuk tergantung dari segi mana memandangnya. Katakanlah dari segi penyampaian pesan, maka komunikasi dibedakan menjadi komunikasi secara lisan dan komunikasi tertulis.

Dari segi kemasan pesan komunikasi dibedakan menjadi komunikasi secara verbal (dengan berbicara) atau dengan non verbal (dengan bahasa isyarat). Sementara dari segi kemasan keresmian pelaku komunikasi, maka saluran komunikasi dibedakan menjadi komunikasi bentuk formal dan non formal. Sedangkan jika dilihat dari segi pasangan komunikasi, maka komunikasi dibedakan menjadi komunikasi intrapersonal dan interpersonal.

a.   Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal adalah salah satu bentuk komunikasi yang penyampaiannya kepada pihak lain melalui media tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya seperti mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar, membaca majalah, mambaca surat kabar, dan sebagainya.

Komunikasi verbal mempunyai tipe yang dibedakan menjadi dua yakni, berdasarkan aktif atau pasifnya peserta komunikasi dalam proses komunikasi. Dalam hal ini komunikasi verbal bisa bertindak sebagai komunikator atau pengirim pesan serta bisa bertindak sebagai audience

Lebih jauh dalam komunikasi secara verbal, diperlukan pengungkapan kata-kata yang disusun dalam suatu pola yang berarti, baik itu dalam bentuk tulisan ataupun dalam bentuk lisan.

Suatu pesan yang sangat penting dan kompleks, ada baiknya disampaikan dengan menggunakan tulisan, seperti surat, laporan dan memo. Selanjutnya untuk mencapai komunikasi yang efektif, diperlukan komunikasi dua arah, dimana orang yang terlibat dalam komunikasi tersebut membutuhkan ketrampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).

b.   Komunikasi Non Verbal

Komunikasi non verbal ialah bentuk komunikasi yang paling dasar dalam komunikasi bisnis. Meskipun biasanya komunikasi non verbal mempunyai sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari, seperti misalnya memahami penggunaan bahasa isyarat, gerakan tubuh, ekspresi wajah, sandi, warna, simbol-simbol, dan intonasi suara.

Semantara itu dalam penyampaiannya, komunikasi verbal dan non verbal mempunyai arti yang berbeda. Seperti dalam komunikasi non verbal, pesan yang disampaikan pada umumnya dilakukan secara spontan tanpa ada rencana dan dilakukan secara tidak sadar serta bersifat lebih alami.

Dalam hal ini, komunikasi non verbal mempunyai beberapa tujuan, antara lain yaitu:

1)    Menyediakan dan memberikan informasi

2)    Mengekspresikan emosi

3)    Mangatur alur suatu percakapan

4)    Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain

5)    Memberi sifat dan melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan verbal

6)    Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam memberikan pengajaran pada saat kuliah.

 

Terkadang dalam prakteknya, dalam sebuah komunikasi bisnis terjadi penggabungan antara komunikasi verbal dan komunikasi non verbal dalam satu situasi. Hal ini karena biasanya kata-kata yang disampaikan dalam suatu komunikasi ataupun percakapan terkadang hanya membawa sebagian dari pesan.

Dalam hal ini relevansinya dalam komunikasi bisnis adalah tipe komunikasi nonverbal bisa menentukan kredibilitas dan kepemimpinan seseorang, yang bisa dilihat dari karateristik suara, sentuhan, penampilan, gerakan, posisi tubuh serta melalui ekspresi wajah dan mata.

c.   Komunikasi Intrapersonal dan Interpersonal

Menurut Febrina (2008), komunikasi interpersonal adalah interaksi orang ke orang, dua arah, verbal dan non verbal. Saling berbagi informasi dan perasaan antara individu dengan individu maupun antar individu di dalam kelompok kecil.

Sementara menurut Wiryanto (2004), komunikasi interpersonal adalah komunikasi yang berlangsung dalam situasi tatap muka antara dua orang atau lebih, baik itu secara terorganisasi ataupun pada kerumunan orang.

Komunikasi interpersonal merujuk pada komunikasi dengan orang lain. Komunikasi interpersonal dibagi lagi menjadi komunikasi diadik, komunikasi publik, serta komunikasi kelompok kecil. Dalam hal ini yang termasuk dalam komunikasi interpersonal diantaranya yaitu: pidato, komunikasi non verbal, penyimpulan, dan parafrase.

Dengan mempunyai komunikasi interpersonal yang baik, maka itu akan mendukung proses-proses seperti konseling, perdagangan, pelatihan, bimbingan, dan pemecahan konflik. Lebih jauh, komunikasi interpersonal adalah subyek dari beberapa disiplin dalam bidang psikologi, terutama analisis transaksional. Komunikasi ini bisa dihalangi oleh gangguan komunikasi ataupun oleh kesombongan, sifat malu, dan lain sebagainya.