Teknik Komunikasi Bisnis Melalui Surat

Komunikasi Bisnis Melalui Surat

Teknik Komunikasi Bisnis Melalui Surat - Meskipun perkembangan teknologi komunikasi dan informasi sangat pesat, namun komunikasi melalui surat-menyurat dalam dunia bisnis masih memiliki peranan penting. Komunikasi bisnis melalui surat pada umumnya berkaitan dengan pengiriman pesan kepada supplier, pelanggan, ataupun mitra bisnis lain. Contohnya seperti : surat undangan, surat penagihan, surat konfirmasi utang/piutang, dan surat lainnya.

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Komunikasi Melalui Surat

Berikut adalah beberapa hal yang harus diperhatikan dalam komunikasi bisnis melalui surat :

1)    Menggunakan bahasa formal yang dapat dimengerti oleh penerima surat.

2)    Menggunakan kertas berkop/kepala surat yang menunjukkan instansi/perusahaan yang mengirimkan surat. Kop surat ini umumnya minimal berisi nama dan alamat instansi/perusahaan.

3)    Mencamtumkan tanggal, momor dan pokok surat disertai tanda tangan oleh pihak yang berhak daripada instansi/perusahaan.

4)    Surat bisa dikirim melalui kurir perusahaan, jasa pengiriman pos, faximile ataupun melalui e-mail sesuai urgensi isi surat.

Syarat Penulisan Surat Bisnis yang Baik

Agar surat yang dikirim mendapatkan tanggapan yang positif, maka dalam penulisannya harus memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut :

1)    Gunakan tata bahasa yang baku

2)    Pahami permasalahan yang ditulis dengan baik

3)    Pahami peraturan-peraturan yang ada kaitannya dengan pesan akan disampaikan atau ditulis

4)    Gunakan istilah-istilah yang umum digunakan dalam surat

5)    Gunakan bahasa yang sederhana dan singkat

6)    Gunakan kata-kata yang tepat

7)    Gunakan bahasa yang sopan dan hormat

8)    Jangan menggunakan singkatan yang tidak umum digunakan dalam surat menyurat

9)    Ungkapakan isi surat secara rinci dan jelas agar tidak terjadi kesalahan tafsir atau salah pengertian.

Langkah-Langkah Penyusunan Surat Bisnis

Ketika menulis surat bisnis, maka langkah-langkah dalam menyusun surat bisnis yang baik berikut ini perlu diperhatikan :

1)    Menentukan tujuan

2)    Pencatatan masalah-masalah yang akan dikemukakan

3)    Menyusun masalah-masalah secara sistematis sesuai dengan urutannya

4)    Menjabarkan masalah-masalah no.3 dalam kalimat atau konsep surat

Jenis-Jenis Surat Bisnis

Surat bisnis memiliki beberapa jenis, berikut adalah beberapa jenis surat bisnis :

a)   Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat yang dikeluarkan oleh penjual untuk pembeli yang berisikan informasi mengenai perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli. Dalam hal ini biasanya informasi yang dicantumkan oleh perusahaan sebagai penjual antara lain :

1)    Nama perusahaan, bidang usaha, atau kegiatan

2)    Gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, serta peralatan yang digunakan

3)    Pekerjaan/proyek yang sudah ditangani, harapan, serta prospek yang dikehendaki oleh penjual

4)    Surat penawaran hendaknya menyatakan: Jenis barang, banyaknya, keterangan teknis, dan harga satuan.

b)   Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran ialah merupakan surat yang dikeluarkan oleh pembeli yang ditujukan kepada pihak penjual yang isinya sebuah permintaan penawaran. Dalam surat permintaan penawaran barang, umumnya calon pembeli akan menanyakan beberapa hal berikut:

1)    Nama dan jenis barang, harga satuan, pembayaran, potongan, dan cara penyerahan.

2)    Ciri-ciri khusus barang atau spesifikasi barang: kualitas, ukuran, layanan purnajual seperti garansi, service gratis, dan sebagainya.

3)    Selain itu calon pembeli terkadang meminta daftar harga, katalog, leaflet ataupun brosur. Calon pembeli terkadang juga meminta contoh barang yang sesungguhnya.

Dalam hal ini contoh Surat Permintaan Penawaran antara lain seperti berikut ini :

c)   Surat Pesanan

Surat pesanan atau surat beli ialah surat dari pembeli yang ditujukan kepada penjual yang berisi permintaan pemesanan suatu barang atau jasa tertentu. Surat ini dibuat berdasarkan pada adanya penawaran, iklan, atau persediaan yang habis. Berikut contoh surat pesanan :

d)   Surat Penagihan

Surat penagihan ialah surat peringatan secara tertulis dengan tujuan agar yang bersangkutan memenuhi janji atau membayar hutangnya. Berikut hal yang perlu diperhatikan dalam surat penagihan :

a)    Pernyataan jangka waktu pembayaran yang sudah lewat

b)    Jumlah uang

c)    Menunjukkan tanggal dan nomor faktur

d)    Cara pengiriman uang

e)    Surat penagihan bersifat permohonan.

Berikut contoh surat tagihan :

e)   Surat Penangguhan Pembayaran

Surat penangguhan pembayaran merupakan surat yang dibuat oleh pembeli yang isinya bertujuan untuk memohon penagguhan pembayaran karena belum bisa menepati persetujuan yang sudah ditentukan. Hal ini dikarenakan oleh beberapa faktor, diantaranya yaitu karena cash pembeli kosong dan barang yang dijual pembeli belum dibayar atau relasi belum membayarkan. Berikut contoh surat penangguhan pembayaran :

f)    Surat Pengaduan / Claim

Surat pengaduan atau claim merupakan surat yang dikirim dari pembeli/penerima barang yang ditujukan kepada penjual yang isinya sebuah pernyataan pengiriman/penerimaan barang yang tidak sesuai dengan pesanan yang disertai dengan tuntutan penyelesaiannya. Berikut beberapa alasan pengiriman surat pengaduan :

1)    Jumlah barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan pesanan

2)    Jenis (type) barang tidak sesuai

3)    Mutu barang tidak sesuai dengan pesanan

4)    Waktu tidak sesuai/keterlambatan

Berikut contoh surat pengaduan :